5-stjärniga husbyggaren Persimmon gjuter ny grund för bättre kommunikation

Ett av Storbritanniens ledande husbyggnadsföretag, Persimmon, har med hjälp av Omnia stöpt om sin informationshantering, internkommunikation och det interna samarbetet. Den nya lösningen förbättrar medarbetarnas åtkomst till relevant och affärskritisk information och ökar transparensen i kommunikationen. Det leder till ökad effektivitet och kunskapsdelning samt ett mer sammansvetsat företag.

– Vi har genomfört ett stort digitalt omvandlingsprojekt med syfte att modernisera arbetsplatsen och våra arbetsmetoder. Införandet av ett nytt Omniabaserat intranät har varit avgörande för förbättringsarbetet. Den nya kommunikationsplattformen har gjort organisationsstrukturen tydligare för alla och ökat vår effektivitet och internkommunikationens hittbarhet, pålitlighet och transparens, säger Charlotte Ling, ansvarig för koncernens internkommunikation på Persimmon, och fortsätter:

– Förutom att vi nu enkelt når hela organisationen via en gemensam plattform med relevant, enhetlig, affärskritisk och brådskande information, har också kunskapsdelningen och vår organisatoriska sammanhållning stärkts.

Bygger ETT Persimmon på Omnia

Persimmon Plc har sitt huvudkontor i York och bedriver verksamhet från 29 regionala kontor över hela Storbritannien. Företaget grundades 1972 och är idag en av Storbritanniens största husbyggare och rankas 5-stjärnigt i brittiska Home Builder Federations årliga kundundersökning. Persimmon har tre fabriker och omkring 5 000 anställda och säljer cirka 10 000 bostäder per år.

Fram tills nyligen hade Persimmon inte något koncernövergripande intranät eller liknande gemensam kommunikationsplattform. Den interna kommunikationen och medarbetarnas informationssökningar skedde på olika sätt och via flera kanaler beroende på vilken enhet och region man arbetade i. Mycket av kommunikationen sköttes via nyhetsbrev och e-post, utan någon målgruppsanpassning.

– Eftersom hälften av våra medarbetare arbetar på kontoret och den andra hälften på byggarbetsplatser behövde vi en gemensam plattform som knyter samman alla på ett effektivt och flexibelt sätt. Vi behövde också skapa nya strukturer för att hitta, komma åt och hålla information och dokument uppdaterade då det tidigare varit svårt att hitta och dela information och kunskap, förklarar Charlotte.

En av Persimmons första åtgärder var att införa SharePoint för att skapa gemensamma fildelningsytor. Tillsammans med intranätstrategen ClearBox Consulting matchade Persimmon sedan sina affärs- och kommunikationsbehov mot marknadens standardiserade och molnbaserade intranätplattformar. Charlotte förklarar varför Omnia blev deras förstahandsval:

– Omnia framstod som det bästa alternativet eftersom plattformen effektivt kan tillgodose våra nuvarande och framtida behov. Med många smarta funktioner för att skapa ett koncerngemensamt intranät i flera dimensioner visste vi att Omnia var perfekt att bygga det nya enhetliga Persimmon på. Detta inkluderar funktioner som till exempel avancerad innehålls- och livscykelhantering, målgruppsanpassning, spelifiering och diskussionsforum.

Stärkt organisatorisk och operativ effektivitet

Charlotte och hennes teams nästa uppgift var att skapa en robust struktur och plan för införandet av det nya intranätet. De tog också in Omniacoachen Jacob Udby Olesen för att hjälpa dem att styra upp projektet.

– Att ta in Jacob som extern projektledare var ett smart och strategiskt drag! Han kan ju Omniaplattformen utan och innan och kunde enkelt skräddarsy lösningen efter våra behov och krav. Vi har arbetat med Jacob och andra Omniacoacher i över ett år nu och de har varit ovärderliga för oss. Utan dem hade vi inte kommit så här långt, framhåller Charlotte.

Charlotte och hennes team var tvungna att skapa det mesta av innehållet från grunden, inklusive att identifiera vilka dokument som skulle finnas med och skapa en ny informations- och navigationsstruktur. Mycket tid investerades också i utbildning och informationskampanjer för att få användarna med på tåget. Totalt tog införandet över ett år från start till lansering.

– Med tanke på att vi gick från att inte ha några gemensamma ytor för information, internt samarbete och kommunikation till att utveckla ett supermodernt intranät, tog det inte särskilt lång tid. Utvecklingen av arkitekturen, informationsstrukturen och innehållet tog cirka åtta månader. Resten av projekttiden gick till själva utrullningen, förklarar Charlotte.

Enligt Charlotte fick projektteamet lägga mycket tid på att informera och hjälpa medarbetarna att förstå det nya sättet att arbeta och kommunicera.

– Vi var också tvungna att göra vissa ändringar i våra HR- och IT-system för att göra dataintegrationen mellan dem och intranätet sömlös. Vi behövde också säkerställa att medarbetarna i frontlinjen har smidig och full åtkomst till intranätets resurser. Nu när lösningen är en självklar del av arbetsdagen är det svårt att förstå hur vi klarade oss tidigare, konstaterar Charlotte och tillägger:

– Intranätet erbjuder så många nya möjligheter och förbättringar. Nu sker större delen av den interna kommunikationen via intranätet. Den är också personifierad och målgruppsanpassad, vilket minskar mängden irrelevant information och överflödiga e-postmeddelanden. Att hitta information eller en kollega med hjälp av Omnias intuitiva sökfunktioner har gjort stor skillnad. Tidigare var vi tvungna att ringa runt för att hitta kollegor, arbetsroller och intern kompetens. Nu räcker det med några få klick på en organisationskarta.

Den förbättrade hittbarheten och transparensen i Persimmons internkommunikation och organisation kommer att ha stor påverkan på den organisatoriska och operationella effektiviteten. Medarbetarnas engagemang stärks också till följd av detta. Varje enhet och region har sina egna sidor på intranätet, vilket gör det enkelt att förstå och navigera sig fram i verksamheten. Olika arbets- och kompetensområden har också strukturerats i så kallade funktionshubbar. Till exempel består konstruktionshubben av riktlinjer, byggstandarder, instruktioner, nyckeltal och andra verktyg och resurser relaterade till byggande. Alla dessa förbättringar kommer att öka produktiviteten och informationens pålitlighet. Med Charlottes egna ord:

– Att ha alla resurser och all information lättillgänglig på ett ställe och veta att det är den enda och senaste versionen ökar effektiviteten, säkerheten och tillförlitligheten. Vi har också integrerat intranätet med Teams, vilket ytterligare ökar tillgängligheten. För att vässa vår effektivitet och kontroll har vi även aktiverat Omnias Request and Sign-off-funktion, vilket har resulterat i något vi kallar för Emergency Alerts. Dessa är meddelanden innehållande brådskande åtgärder och arbetsuppgifter som ska utföras eller stämmas av.

Alla ska känna sig uppskattade och delaktiga

Förutom att förbättra hittbarheten och ge medarbetarna bättre verktyg för kommunikation och samarbete, är Persimmons mål med intranätet att stärka engagemanget och sammanhållningen. Ökad transparens och att hålla alla informerade om både lokala och koncerngemensamma nyheter är viktiga faktorer för att uppnå detta. Persimmon har också infört ett belöningssystem, diskussionsforum, evenemang- och utbildningsmoduler samt en mobilapp. Charlotte tror att detta kommer att bidra till att öka medarbetarnas engagemang och föra dem och i synnerhet frontlinjearbetarna närmare varandra och verksamheten.

Bara det faktum att intranätet heter My Persimmon sänder ett starkt budskap: Det är personligt och allt i det är skräddarsytt efter medarbetarens behov och intressen.

Charlotte summerar: ”Vi är mycket nöjda med resultatet! Införandet är bara början. Nu bygger vi vidare på den grunden och formar en robust förvaltningsstruktur för att hålla lösningen och innehållet ständigt uppdaterat och i linje med verksamhetens utveckling. Vi tittar också på hur vi bättre kan dra nytta av och vidareutveckla funktionaliteten. Tillsammans med Omnia arbetar vi för att göra det ännu bättre för alla!