Riksidrottsförbundet strömlinjeformar internkommunikationen med Omnia
Sveriges största folkrörelse med över 3,1 miljoner medlemmar leds av Riksidrottsförbundets kansli. Med ett nytt Omniabaserat intranät har kansliet konsoliderat och strömlinjeformat den interna kommunikationen för att bli ännu bättre på att vårda och utveckla idrottsrörelsen.
– Nu har vi äntligen fått en bra struktur på internkommunikationen, med öppen, tydlig, engagerande och transparent kommunikation. Medarbetarna har fått betydligt bättre insyn, kontroll och överblick av allt som händer i organisationen.
Med det Omniabaserade intranätet har vi lyckats skapa en konsoliderad och mer effektiv kommunikation där medarbetarna alltid har tillgång till den information de behöver, framhåller Åsa Bergström, ansvarig för internkommunikation på Riksidrottsförbundet.
Från digital anslagstavla till komplett digital arbetsplats
Riksidrottsförbundet är idrottsrörelsens samlande organisation med uppgift att stödja hela Sveriges idrottsliv med allt från knattefotboll till orientering och friidrott. Förbundet företräder, utvecklar och leder rörelsen i gemensamma frågor, såväl nationellt som internationellt.
Fram till maj 2019 hanterades internkommunikationen via ett antal olika kanaler, som e-post, sms och ett Episerver-baserat intranät. Intranätet var ålderdomligt och svårt att administrera. Behovet av att modernisera och effektivisera var stort. Som en del av en ny kommunikationsstrategi, vilken förbundet antog 2018, infördes en helt ny intranätlösning baserad på Omnia och Office 365 våren 2019. Den 13 maj lanserades lösningen, vilket förändrade internkommunikationen i grunden.
– Vi gick från att ha en digital anslagstavla ett fåtal använde till en framtidsorienterad intranätlösning som inte bara förenklar kommunikation och samarbete, utan som det också är kul och enkelt att arbeta i. Vi har betydligt högre aktivitet på intranätet efter lanseringen. Det är som natt och dag, poängterar Åsa.
Idag tar alla del av och läser nyheter och för dem relevant information på intranätet. Många interagerar med innehållet också. Tidigare var det precis tvärtom. Intranätet upplevdes som tråkigt och krångligt eftersom det krävdes inloggning via Episerver för att till exempel kunna läsa en nyhet. Nu behövs ingen inloggning. Den digitala arbetsplatsen är det första som möter medarbetarna när de startar datorn. Den mobila tillgängligheten har också ökat organisationens flexibilitet och vakenhet inför ny information.
– Även om mobilitet inte var ett av de viktigaste kriterierna för vår upphandling, så uppskattar vi verkligen den utökade tillgängligheten som lösningens mobila gränssnitt erbjuder. Inte minst är Omnia-appen ett stort lyft som uppmärksammar användarna med notifieringar så fort ny information publiceras, menar Åsa.
Enklaste projektet någonsin
När Riksidrottsförbundet startade införandeprojektet i februari 2019 beslutades att lösningen skulle bli klar på tre månader. Målsättningen var att lansera det nya intranätet den 13 maj. Den eventuella initiala oron att inte hinna klart i tid, blåste snabbt bort.
– Alla som har deltagit i projektet tycker att det har varit det enklaste och smidigaste någonsin. Det har gått på räls från start till mål. Med en tydlig projektplan, lyhörd och mycket professionell konsultinsats har Precio Fishbone lotsat oss effektivt genom projektets alla faser. Ett annat skäl till att arbetet löpte på så friktionsfritt beror på att vi var väldigt tydliga i vår beställning och att projektgruppen var välmotiverade och djupt engagerade genom hela utvecklingsresan, konstaterar Åsa och fortsätter:
– Som kvitto på lösningens genomarbetade struktur och kvalitet kan jag berätta att jag under de första sex månaderna bara behövt använda Omnias support en enda gång.
Distrikten på tur att lyfta den interna kommunikationen
Riksidrottsförbundets 19 distrikt runt om i landet kommer eventuellt, inom en nära framtid, att via kansliet erbjudas samma intranätlösning.
– Tanken är att vi inom en snar framtid erbjuder dem en paketlösning, baserad på våra gemensamma mallar och grafiska profil. Distriktens lösningar hamnar då under vårt gemensamma paraply molnet, men de kommer att kunna skapa helt eget innehåll, säger Åsa.
Även om det ännu är lite tidigt i planeringen, så tror Åsa att en sammanlänkad intranätplattform för hela förbundet där kansliet effektivt kan nå ut till samtliga distrikt, skulle skapa stora mervärden för alla.
– Det vore fantastiskt om vi kunde kommunicera med alla i distrikt via en gemensam digital plattform. Då skulle vi kunna få ut information på ett synkroniserat, enhetligt och kostnadseffektivt sätt. Samtidigt skulle kommunikationen bli uppföljnings- och mätbar på ett sätt som inte är möjligt idag, drömmer Åsa.