Väderstad blir ett med nytt intranät

Tillverkningsföretaget Väderstad har byggt en ny Omniabaserad global kommunikationsplattform och digital arbetsplats för hela koncernen. Med den nya lösningen sår Väderstad nya frön för att skapa ett starkare och mer enat företag genom effektivare internkommunikation och tvärlinjärt samarbete.

– Vår nya digitala arbetsplats och kommunikationsplattform ger oss kraftigt förbättrade möjligheter att väva samman vår internationella verksamhet. Vårt koncerngemensamma och Omniabaserade intranät och Teams öppnar upp för effektivare och bättre samarbete och kommunikation medarbetare, länder och enheter emellan. Vi blir mer öppna, transparenta och tydliga i vår internkommunikation och alla medarbetare kan för första gången ta del av samma information samtidigt, oavsett var i världen de befinner sig, säger Mikaela Jensen, Projektledare för den digitala plattformen på Väderstad.

Från mejlkultur till en välstrukturerad global plattform

Väderstad tillverkar så- och jordbearbetningsmaskiner som säljs över hela världen. Företaget har sin hemvist i staden med samma namn och har tillverkning och kontor i 14 länder med över 1500 anställda. En av Väderstads största marknader är Kanada.

Hösten 2019 startade Väderstad ett stort förbättrings- och digitaliseringsprojekt med syfte att skapa en modern och koncerngemensam kommunikationsplattform. Det primära målet är att stärka samsynen, innovations- och växtkraften genom bättre internkommunikation och samarbete samt ökad tillgänglighet till gemensamma resurser, dokument, nyheter och annan information.

– Projektets motto är One Väderstad – One Digital Workplace, där målet är att ena bolaget och förenkla det dagliga arbetet genom att göra det lättare att samarbeta och komma åt arbetsverktyg och information. I vår tidigare plattform hade vi svårt att dela och nå ut med information och kunskap till hela koncernen. Detta eftersom en stor del av informationen och kommunikationen var decentraliserad och avgränsad inom respektive affärsområde, enhet och land. Det var också tidskrävande att hitta information och dokument. Många medarbetare upplevde därför att de saknade insikt om aktuella företagshändelser och om vart Väderstad är på väg, förklarar Mikaela.

Större delen av internkommunikationen sköttes via mejl och den koncerngemensamma informationen bestod i huvudsak av ett vd-brev som mejlades ut en gång i månaden. Det var upp till ledarna att strukturera kommunikationen inom deras respektive enheter. Väderstad valde Omnia som intranätplattform.

– Vi valde Omnia av flera skäl, bland annat för att den nya digitala arbetsplatsen har Sharepoint Online som grundstomme, vilket Omnia erbjuder ett starkt stöd för. Ett krav var också att plattformen kunde hantera versionsuppdateringar av tredjepartstjänster, till exempel Microsofts applikationer, utan störningar. Omnia visade sig vara minst sårbar för detta, konstaterar Väderstads CIO Anders Karlsson.

För att öka tillgängligheten till och skapa bättre ordning och reda bland dokumenten beslutade ledningen också att införa ett Omniabaserat dokumenthanteringssystem. Detta ligger även till grund för Väderstads nya verksamhets- och ledningssystem, i vilket processmodelleringssystem 2c8 används för att grafiskt koppla processerna till rätt dokument.

– Intranätet lanserades i hela koncernen under juni 2020. Teams och fildelningstjänsten Onedrive införde vi 2019. Dessa lösningar, tillsammans med det nya dokumenthanteringssystemet, formar en kraftfull, global och transparent digital arbetsplats. En välstrukturerad plattform där alla kan samarbeta effektivt och där medarbetarna kommer åt all information och alla resurser smidigt och enkelt, framhåller Anders.

 

Synergieffekter och ökad kunskapsdelning

Mikaela Jensen berättar att ett av målen med den nya digitala arbetsplatsen är att stimulera dialogen och kunskapsdelningen i organisationen för att på så sätt öka innovationskraften.

– Väderstad är ett stort företag med gott om värdefull kompetens och erfarenheter. Med det nya intranätet och Teams blir det betydligt enklare att öppna upp för tvärfunktionellt arbete genom ökad kunskapsdelning via bland annat diskussionsforum och andra strukturerade kunskapsytor, understryker Mikaela.

Några av utmaningarna i projektet har varit att skapa personifierad navigation och kommunikation och att lösa åtkomsten för medarbetarna i produktionen, eftersom dessa ständigt är i rörelse och utan egna datorer.

– I Omnia är det enkelt att skapa riktad kommunikation och användarorienterad navigation. Den mobila lösningen kräver dock en hel del anpassningar då vi vill ha flera komplexa funktioner i den. Därför tittar vi också på andra lösningar, som gemensamma datorer. När vi väl har löst det har vi en plattform där vi för första gången kan säkerställa att alla får och tar del av verksamhetskritisk information, poängterar Mikaela.

Under hösten 2020 utökas intranätplattformen med extranät för Väderstads samarbetspartners och återförsäljare.

– Att ha allt i samma plattform skapar stora synergieffekter och hög effektivitet. Mycket av innehållet i vårt intranät kan också användas i vår partnerportal, vilket underlättar och effektiviserar administrationen och skapandet av innehåll, påpekar Mikaela.