Derome bygger en starkare koncern på Omniaplattformen

Träindustrikoncernen Derome har byggt om och moderniserat sitt Omniabaserade intranät. Genom att uppgradera plattformen från en lokalserverbaserad lösning till den senaste molnversionen har Derome omvandlat intranätet från ett dammigt arkiv till navet i verksamheten. Lösningen är idag medarbetarnas förstahandsval för informationssökning och skapar ett mycket starkare och mer enat Derome.

– Vårt nya intranät är mycket mer än bara en informations- och kommunikationsplattform. Det är huvudingången till alla resurser, verktyg och processer, inklusive kommunikations- och samarbetsytor samt all intern information. Genom uppgraderingen av Omnia har vi lyft in allt i molnet och säkerställt hög tillgänglighet för hela organisationen. Vi har också byggt om hela informationsstrukturen, ökat transparensen och uppdaterat allt innehåll, säger Anna Elengård, Projektledare Kommunikation på Derome AB, och fortsätter:

– Lösningen leder till betydligt enklare och snabbare åtkomst till rätt och pålitlig information, applikationer, verktyg, intern kompetens och andra resurser. När allt och alla finns på en enda plats blir medarbetarna effektivare och spar mycket tid. Samtidigt stärks engagemanget och den organisatoriska sammanhållningen i hela koncernen.

Från digital kyrkogård till verksamhetens nav

Derome är Sveriges största familjeägda träindustri och levererar produkter och tjänster genom hela värdekedjan från skog till färdigt hus, med fokus på hållbar utveckling i alla led. Koncernen består av sex olika affärsområden och bolag som erbjuder allt från förädling av skog, trä- och byggprodukter, maskinuthyrning och bygglogistik till husproduktion och fastighetsförvaltning. Derome sysselsätter omkring 2500 personer, varav drygt hälften har rörliga arbeten i bland annat produktion och logistik.

Företaget har, sedan flera år tillbaka, använt en lokalserverbaserad version av Omnia för koncernens gemensamma intranät. Lösningen innehöll mycket information, men mycket av innehållet var utdaterat och i stort behov av rensning och uppdatering. Enligt Anna var intranätet mer ett hinder än ett stöd i den interna kommunikationen då medarbetarna inte vågade lita på att informationen var korrekt och aktuell. Intranätet upplevdes som en digital kyrkogård. Det erbjöd inte heller full åtkomst för alla, vilket omöjliggjorde en inkluderande, engagerande och koncernövergripande kommunikation.

– Vi vill att alla medarbetare ska komma åt all information och vara delaktiga i våra gemensamma konversationer kring företagets utmaningar och utveckling. För att förbättra tillgängligheten behövde vi flytta intranätet in i molnet och erbjuda bättre åtkomst för våra frontlinjearbetare via bland annat mobiltelefon, läsplattor och digital signage-skärmar. Därför beslöt vi att uppgradera Omnia till den senaste versionen, förklarar Lisa Larsson, HR Kommunikation på Derome.

Deromes införande leddes internt av Anna och Lisa. Omniacoachen Alejandro Tegebo-hernandez anlitades för att hjälpa projektteamet med förberedelser, planering, utbildning, workshops och införande. I samband med uppgraderingen har Derome även sett över och uppdaterat allt innehåll och strukturerat om informations- och navigationsstrukturen.

– Då mycket av innehållet i vårt tidigare intranät var gammalt, bestämde vi att ingenting skulle migreras över till det nya. Allt skulle nagelfaras, revideras eller nyskapas så att innehållet i det nya intranätet garanterat är fräscht, pålitligt och välstrukturerat. Vi har också tagit fram nya riktlinjer för vår kommunikation, till exempel vilken tonalitet och visuell gestaltning den ska ha. Innehållet måste också ha ett tydligt syfte, vara enkelt att förstå och linjera med våra gemensamma kärnvärden, mål och visioner, understryker Anna.

Lisa fyller i:

– Med stort engagemang och målfokus hos alla involverade har intranätet utvecklats från ett dammigt digitalt arkiv som få använde till verksamhetens nav där allt finns och som verkligen stöder organisationen!

Från systemstyrt till affärsorienterat

Lisa och Anna berättar att ett strategiskt beslut var att lyfta ut kvalitetsledningssystemet ur intranätet och göra det till ett helt eget system. På det sättet har intranätets kommunikativa fokus stärkts samtidigt som ledningssystemets funktion och innehåll också blivit mer användarvänligt, renodlat och tydligt. Systemen är dock sömlöst integrerade så att användarna enkelt kommer åt alla processer från intranätet.

– Detta ligger i linje med hela förbättringsprojektet för vår interna kommunikation och användarmiljö. I stället för att skapa en miljö och struktur som utgår från ett visst system har vi nu skapat ett gränssnitt och innehåll som utgår från affärsnyttan. Och i stället för att, som tidigare, strukturera innehållet efter varje enhet och funktion formar vi det nu utifrån ett tvärfunktionellt helhetsperspektiv i samarbete mellan HR, Marknad och IT. Detta för att kommunicera ett gemensamt Derome, poängterar Lisa och tillägger:

– Redaktörerna måste alltid fråga sig om innehållet skapar verklig nytta för medarbetarna och om det kan finnas en annan enhet eller funktion i företaget som har samma informationsbehov. I så fall uppmanas de att samarbeta kring innehållet för att effektivisera, korsbefrukta och öka kunskapsdelningen.

Användandet har ökat med 400 %

Införande- och förbättringsprojektet har tagit ett år från behovsanalys och förstudie till nylansering av intranätet, även kallat Dnät. Parallellt med intranätprojektet har även ett nytt ledningssystem utvecklats. Styrande för innehållsproduktionen i bägge projekten baseras på tre grundprinciper där innehållet ska vara: Lätt att förstå för alla mottagare; Professionellt och tilltalande samt Pålitligt.

Övergripande mål för projektet har varit att skapa ett intranät som gör det enkelt för medarbetarna att navigera mellan system, information och inspiration. Dnät ska också bidra till att stärka kulturen och stödja Deromes koncernmål och strategier. Målbilden står på de tre benen Kultur, Tillgänglighet och Effektivitet med effektmålen att öka medarbetarnas stolthet och trivsel, delaktighet och möjlighet att snabbt hitta rätt och relevant information.

För att uppnå målen har Derome gjort det möjligt för alla medarbetare att komma åt all information och alla system, verktyg och processer via Dnät. Det har bland annat realiserats genom integration av alla affärs- och skrivbordsapplikationer samt obegränsad tillgänglighet via molnet och Omnias responsiva gränssnitt och mobilapp. Medarbetarna i frontlinjen kan idag välja mellan att logga in med ett eget konto på exempelvis en mobiltelefon eller via gemensamma terminaler.

Med hjälp av Omnias sociala mediafunktioner, Quick Polls-formulär och lösningar för målgruppsanpassning kan Derome enkelt stimulera och följa engagemanget samt personalisera och göra innehållet mer relevant. Företagskulturen och medarbetarnas delaktighet stärks också genom att verksamhetens mål, visioner och resultat kommuniceras på startsidan och att gemensamma värderingar genomsyrar det mesta av innehållet.

– Resultaten har inte låtit vänta på sig. Medarbetarna tycker att intranätet har blivit betydligt enklare att hitta i, mer attraktivt och relevant samt ett bättre stöd i vardagen. Bara tre månader efter lansering ökade sidvisningarna med 400 %, från 20 000 till 80 000 och andelen unika besökare steg till drygt 1600 om dagen. Vi ser också ett mycket större engagemang online där många gör egna inlägg i medarbetarflödet och gillar, delar och kommenterar nyheter och annan information, framhåller Anna.

Alla ska hitta allt under 30 sekunder

Projektteamet har som vision att användarna ska kunna hitta rätt information och kunskap, processer, kollegor och kompetens, verktyg med mera på mindre än 30 sekunder. Även om mycket redan är på plats, betonar Lisa och Anna att intranätets hittbarhet är ett område som ständigt kan förbättras. Förutom en enklare, tydligare och mer användarorienterad informations- och navigationsstruktur handlar det om att förenkla och strömlinjeforma både sökvägar och innehåll. Till exempel har Derome nästan helt skrotat den dokumentbaserade strukturen.

– Från våra tidigare cirka 7000 dokument har vi idag endast ett par hundra kvar. Det är enklare och bättre att ha all information strukturerad på webbsidor. Risken för dubbletter och inaktuell information minskar samtidigt som informationen blir mer lättillgänglig och enklare att hålla uppdaterad, konstaterar Lisa.

– Vi har också skapat en sökbrygga mellan intranätet och ledningssystemet som gör det betydligt enklare att hitta rätt process. Med sökfilter, AI och ökad personalisering tror vi att relevansen och hittbarheten kan vässas ytterligare, spår Anna.