Helt digitaliserad dokumenthantering ökar effektiviteten hos Mölnlycke Health Care

MedTechledaren Mölnlycke Health Care har skapat en framtidsorienterad dokumenthantering i Omnia. Den nya lösningen har förbättrat effektiviteten, sökbarheten och pålitligheten i företagets dokumentering av kliniska studier.

– Det nya Omniabaserade dokumenthanteringssystemet gör stor skillnad för våra processer och arbetssätt. Lösningen möjliggör en mycket effektiv och säker process för skapande, samarbete, arkivering, sökning och åtkomst av dokument. Det ökar vår effektivitet, säger Wictor Olsson, Clinical Project Associate på Mölnlycke Health Care.

Wictors kollega Daniel Tsang, Clinical & Economical Analyst på Mölnlycke Health Care, utvecklar resonemanget ytterligare:

– Systemet stöder våra kliniska studier på flera sätt. Det är till exempel enklare idag att hitta en studie och dokumentationen av den jämfört med tidigare. Detta gör det lättare för oss att fördjupa sig i, granska eller följa upp en studie. Omnias sömlösa integration med Excel och andra Microsoftverktyg gör också att rapporterna går snabbt att skapa.

Från snigelspår till metadatabaserat snabbspår

Mölnlycke är ett världsledande medicinteknikföretag som specialiserar sig på innovativa lösningar för sårvård och kirurgiska ingrepp. Bolagets produkter och lösningar används dagligen av sjukhus, vårdgivare och patienter i över 100 länder runt om i världen. Mölnlycke, som grundades 1849, ägs av Investor AB och har sitt huvudkontor i Sverige.

För att ligga i framkant inom medicinteknik initierar och genomför Mölnlycke ett stort antal kliniska studier varje år. Dessa forskningsprojekt dokumenteras noga och på grund av både interna riktlinjer och externa bestämmelser och krav måste dokumentationen följa en strikt uppsättning regler. Till exempel måste dokumentationen vara lätt att hitta, tillgänglig, reviderbar, kompatibel med relevanta system, säker, reproducerbar samt överensstämma med branschstandarder samt lagar och regler. Mölnlycke har också haft FAIR-principerna (Findable, Accessible, Interoperable & Reusable) som riktlinje för process- och systemförbättringen.

Mölnlyckes tidigare dokumenthantering var till största del pappersbaserad. Även om lösningen uppfyllde kraven identifierades det som ett område där en ny digital plattform skulle kunna medföra stora förbättringar. Därför beslöt ledningen att investera i en ny lösning för att öka effektiviteten och förbättra informationshanteringen. Då Mölnlycke nyligen implementerat ett nytt Omniabaserat intranät ansågs Omniaplattformen som den bäst lämpade att bygga den nya dokumenthanteringen på.

– Vi tittade på många alternativ innan vi bestämde oss för en plattform. Omnia framstod som vårt bästa val av flera skäl. Ett av dem är Omnias arkitektur, som skiljer sig mycket från konkurrerande plattformar. Medan andra använder den traditionella hierarkiska namnstrukturen använder Omnia en platt metadataarkitektur, säger Daniel och fortsätter:

– Vi ville komma bort från den hierarkiska strukturen, eftersom den är mer komplex att söka och navigera i samt hålla uppdaterad. Omnias koncept är mycket enklare och gör det lättare att underhålla systemet och mycket snabbare för användarna att hitta och samarbeta kring dokument. I stället för att behöva bläddra igenom olika mappar eller katalogträd i hierarkisk ordning för att hitta ett dokument, väljer eller skriver användarna bara rätt metadatataggar i sökningen.

Wictor tillägger att även Omnias rika funktionalitet för dokumenthantering och integration med SharePoint och Microsoft 365 var en viktig beslutsfaktor. Detta eftersom organisationen är van vid dessa verktyg:

– Med Omnia behövde användarna inte lära sig en helt ny applikation. Det gjorde införandet väldigt smidigt och effektivt, vilket gav oss möjlighet att fokusera på att lära ut de nya arbetssätten. Dessutom hjälper plattformen oss att följa våra regler för dokumenthantering på ett kostnadseffektivt sätt.

Mer tid för affärskritiskt arbete när tusentals timmar sparas varje år

Sammantaget tog det nästan ett år att bygga det nya systemet. Den största delen av tiden gick åt till att skapa en ny informations-, process- och taggningsstruktur.

– Vi har tusentals dokument som behövde kategoriseras och taggas på rätt sätt. Varje dokument kan ha tio eller fler metadatataggar som kopplar dokumentet till olika delar av studien och gör det lättare att hitta. Att ta reda på vilka metadata som ska ingå och sedan tillämpa dem på alla dokument tog större delen av projektet i anspråk. Det tekniska införandet krävde endast några veckor, poängterar Wictor.

Förutom taggningen ville Mölnlycke också skapa en ny namnstandard där några av dokumentens egenskaper ska ingå i namnen för att göra dem tydligare och lättare att förstå. Omnias coacher hjälpte Wictor och Daniels team att snabba upp processen. De skapade en speciell namngivningsfunktion som en del av det nya systemet, vilken gör det möjligt att enkelt byta namn på många dokument samtidigt utifrån valda taggar.

– Man markerar de dokument som ska döpas om och använder sedan funktionen för att generera namnen enligt vår nya namngivningsstandard. Enklare kan det inte bli, konstaterar Wictor.

Mölnlyckes nya Clinical Record Management System (CRMS) erbjuder flera sök- och navigeringsalternativ för att hitta ett visst dokument, forskningsområde eller studieplats/prövningsenhet. Det finns till exempel en sida som heter My Studies som hjälper användarna att snabbt hitta de studier de är involverade i, och sidan I am a document owner listar alla dokument som användaren ansvarar för.

Dokumenten är indelade i 160 olika dokumenttyper och varje typ har sin egen mall och en uppsättning fördefinierade taggar. När ett nytt dokument skapas på en av dessa studieplatser ärver det automatiskt alla egenskaper, dvs. taggar, som dokumenttypen är konfigurerad med. Användaren kan sedan göra förändringar bland taggarna innan dokumentet sparas. När ett utkast är färdigt kan ett meddelande skickas till berörda medarbetare/forskningskollegor för att få deras återkoppling och/eller godkännande på dokumentet.

– I den nya lösningen har vi eliminerat alla manuella processer, som granskningar och godkännanden, och håller alla flöden och allt samarbete inom systemet. Det ökar produktiviteten och transparensen och säkerställer att ingen återkoppling eller kommentar missas, understryker Daniel.

– Att ha allt i en gemensam, enhetlig och välstrukturerad lösning, med Omnias kraftfulla livscykel- och förvaltningsfunktioner, har standardiserat och stärkt sökbarheten och pålitligheten i vår dokumenthantering, säger Wictor och tillägger:

– Förutom att det blivit lättare att hitta ett dokument vet användarna nu att det är den enda och senaste versionen av det. Den tid vi tjänar in på snabbare processer kan i stället läggas på annat affärskritiskt arbete. Idag hittar användarna relevanta dokument på bara några sekunder. Då tusentals nya dokument skapas varje år får den förbättrade sökbarheten och pålitligheten i vår dokumenthantering stor betydelse.

Integrerad e-signatur runt hörnet

Den nya lösningen utgör ryggraden i Mölnlyckes framtida dokumenthantering och banar väg för ytterligare förbättringar. Integration av en e-signaturbaserad godkännandeprocess står högt upp på agendan. Med detta på plats kommer användarna att kunna skicka dokument för godkännande direkt i systemet. När alla begärda signaturer har registrerats kommer dokumentet att publiceras automatiskt.