Hur Avarn Security kopplade samman 12 000 medarbetare i frontlinjen – och förenade organisationen

När Avarn Security beslutade sig för att modernisera sitt intranät var målet ambitiöst: att knyta samman 12 000 medarbetare i frontlinjen i en organisation präglad av förvärv, olika varumärken och geografisk spridning. Resultatet? En gemensam plattform som varje dag förenar människor, system och information – och stärker sammanhållningen i hela företaget.

Initiativet gick hand i hand med Avarns övergripande syfte: att leverera förstklassiga säkerhetslösningar och skapa trygga och smidiga miljöer för sina kunder. För att lyckas insåg man vikten av att alla medarbetare – särskilt de i frontlinjen – behöver vara bättre informerade, mer delaktiga och bättre uppkopplade.

Utmaningen: Fragmentering, svag räckvidd och digitala klyftor

Avarn Security är en ledande nordisk aktör inom bevakning, larm och säkerhetsteknik, med över 16 000 anställda i Norge, Sverige och Finland. Företagets tillväxt genom förvärv hade skapat en komplex systemmiljö och utmaningar i internkommunikationen – särskilt mellan huvudkontor och personal i operativa roller.

De flesta i frontlinjen saknade digital identitet och hade ingen gemensam åtkomst till nyheter, verktyg eller resurser. Någon sammanhållen plattform för det dagliga arbetet fanns inte, styrning och struktur varierade, och samarbetet mellan olika bolagsdelar var begränsat. Det stod i skarp kontrast till Avarns värderingar: Engagemang, Omtanke och Samarbete.

Som Stefan Brockman, Business Digital Lead på Avarn Security, uttryckte det vid Gartner Digital Summit tidigare i år:

”Det var en utmaning att få ihop helheten. Ibland kändes det som att det fanns en vägg mellan ledningen och medarbetarna i frontlinjen. Vi hade låg räckvidd, fick knappt någon återkoppling och visste inte om våra budskap nådde fram.”

En gemensam vision: En plattform för alla medarbetare

För att möta utmaningarna formulerade Avarn en tydlig vision: alla medarbetare – oavsett roll, plats eller enhet – ska kunna ta del av den information och de verktyg de behöver för att vara informerade, engagerade och produktiva. Att koppla samman hela arbetsstyrkan, inklusive de 12 000 i frontlinjen, krävde en plattform som överbryggar det digitala gapet.

Det här var inget lättvindigt beslut. Avarn genomförde en noggrann förstudie med representanter från alla verksamhetsområden och länder. Krav samlades in, prioriterades och låg till grund för en strukturerad utvärdering av potentiella leverantörer – där fokus låg på långsiktig användbarhet, flexibilitet och strategisk passform.

Samtidigt ville man skapa en gemensam grund över bolagsgränser och regioner. Den nya lösningen skulle möjliggöra lokal anpassning och varumärkesprofil, men samtidigt vara enhetlig och välstyrd. Målet var också tydligt: att förenkla vardagen och skapa en pålitlig plats för nyheter, verktyg och dialog – från dag ett.

Lösningen: Ett mobilanpassat, sammanhållet och användarcentrerat intranät

Resultatet blev ”Connect” – ett modernt intranät byggt på Omnia och utvecklat i nära samarbete mellan centrala och lokala team. Namnet togs fram i en intern namntävling och fångar kärnan i projektet: att skapa kopplingar.

Från start låg fokus på användbarhet och tillgänglighet. Frontlinjemedarbetare fick digitala identiteter, vilket möjliggjorde säker åtkomst via mobil eller kiosk. Gränssnittet var rent, intuitivt och mobilförst – vilket krävde minimal utbildning. Lokala enheter kunde anpassa sina startsidor, samtidigt som koncernen upprätthöll en gemensam struktur och styrmodell.

Nyckelsystem som ServiceNow och SAP SuccessFactors integrerades direkt, så att medarbetare kunde hantera ärenden och hitta information utan att byta plattform. Användningen av Microsoft Teams ökade med 122 % och SharePoint med 74 % – en tydlig effekt av att Connect fungerade som nav i Microsoft 365-miljön.

”Att ge medarbetarna tillgång till rätt information och verktyg – när och där de behöver det – har förändrat sättet vi arbetar på”, säger Matilda Pettersson, Kommunikationschef på Avarn Security Sverige. ”För oss som företag har det varit ovärderligt att kunna nå hela arbetsstyrkan – dygnet runt.”

Resultatet: En uppkopplad frontlinje och en starkare helhet

Sedan lanseringen av Connect har Avarn sett tydliga förbättringar i engagemang, tillgång till information och medarbetarnöjdhet. En före/efter-undersökning visade på en ökning med 48 % i användarnöjdhet – framför allt inom områden som tillgänglighet, innehållsrelevans och användarvänlighet.

Men värdet går längre än statistik. Kommunikation och transparens har förbättrats över team och gränser. Organisationen har minskat beroendet av inofficiella kanaler och skapat en tryggare, mer styrd kommunikationsmiljö.

Det kanske viktigaste resultatet? En kulturell förändring. Medarbetarna känner sig mer informerade, delaktiga och kopplade till företagets syfte.

”Att ena organisationen över länder, varumärken och språk har varit ett centralt mål”, säger Jonas Lynghaug, CDO på Avarn Security Sverige. ”I dag arbetar vi med större tydlighet, effektivitet och sammanhållning – en uppkopplad frontlinje gör hela företaget starkare.”

Framgångsfaktorer: Strategi, styrning och partnerskap

Det som gjorde Connect framgångsrikt var inte bara tekniken – utan strukturen, styrningen och engagemanget bakom. Från start byggdes lösningen tillsammans av koncernfunktioner och dotterbolag, med tydlig ansvarsfördelning och gemensamma kvalitetskriterier.

Avarn valde också att samarbeta strategiskt med konsulter från Omnia kring UX, kanalstrategi, struktur och långsiktig adoption. Det säkerställde att lanseringen blev mer än ett införande – det blev ett verkligt arbetssätt.

”Det här var inte bara ett teknikprojekt”, säger Jonas Lynghaug. ”Det var ett skifte i hur människor kommunicerar, samarbetar och håller sig uppkopplade – särskilt i frontlinjen.”

Nästa steg: Från lansering till ständig utveckling

Med Connect som en naturlig del av arbetsvardagen blickar Avarn framåt. Planerna inkluderar ännu bättre mobilstöd – även i miljöer med låg bandbredd – och utveckling av samarbetsytor i Teams och SharePoint som knyts direkt till intranätet.

Ett annat fokusområde är att förbättra dokumenthantering och regelefterlevnad – så att viktig information blir lättare att hitta, lita på och arbeta med.

Connect fortsätter att utvecklas – styrt av användarnas behov och insikter från plattformsdata. Målet är tydligt: att skapa ett intranät som alltid är relevant, användbart och bidrar till affären.

”Connect är mer än en plattform – det är en symbol för det vi ville uppnå: att stärka kulturen, förenkla arbetet och ge kraft till våra människor”, avslutar Stefan Brockman.