Rottneros svetsar samman koncernen med nytt gränslöst intranät
Med ett nytt Omniabaserat intranät stärker Rottneros internkommunikationen, det interna varumärket och gemenskapen. Den nya plattformen har lett till ett mer användarvänligt gränssnitt, bättre struktur och effektivare informationshantering.
– Vårt nya koncernomspännande intranät svetsar samman alla våra enheter och gör Rottneros varumärke tydligare och mer levande för alla medarbetare. Intranätet erbjuder snabb och enkel åtkomst till bland annat företagsnyheter, policys, medarbetarinformation samt arbets- och samarbetsverktyg. Något som flitigt används är exempelvis sökfunktionen för att hitta kollegor och gruppsamarbeten, säger Cecilia Hagen, kommunikatör på Rottneros.
Smidig implementering på distans
Rottneros historia går ända tillbaka till 1630-talet då ett järnhammarbruk etablerades. 1887 startades det första träsliperiet i Rottnerosfallen, vilket lade om produktionen från järnhantering till skogsindustri. Idag är Rottneros AB en börsnoterad koncern med drygt 300 anställda och försäljning över stora delar av Europa och andra delar av världen. Förutom de två massabruken Rottneros Bruk och Vallviks Bruk har koncernen även produktionsenheten Rottneros Packaging. Den sistnämnda enheten tillverkar fibertråg och omfattar även råvaruanskaffningsbolaget SIA Rottneros Baltic i Lettland och skogsaktören Nykvist Skogs AB.
Rottneros hade tidigare en egenutvecklad och Sharepointbaserad intranätplattform med separata intranät för de olika bolagen och produktionsenheter. Kommunikationen och informationsdelningen var därmed begränsad inom respektive enhet samtidigt som underhåll och förvaltning av plattformen blev onödigt tids- och kostnadskrävande. Gränssnittet upplevdes också som ålderdomligt och oinspirerande av användarna. Ledningen beslöt därför att uppgradera lösningen till en modern, mobilanpassad, lättadministrerad och koncerngemensam intranätplattform med full integration mot Microsoft 365. Rottneros kontaktade Precio Fishbone i juni 2020 för att få en demonstration av Omnia. Två månader senare startade införandeprojektet.
– Det var krångligt och svårhanterligt att administrera tre separata intranät och lösningen erbjöd ingen bra grafisk funktionalitet, gränsöverskridande kommunikation eller mobilitet. Vi behövde hitta en plattform för att kommunikativt och visuellt ena koncernen. Omnia svarade bra upp mot alla behov och framstod som den bästa lösningen för oss. Plattformen erbjuder också smidig integration med Microsoft 365 och Teams, vilket var ytterligare en anledning till att vi behövde uppgradera då dessa utgör våra primära skrivbords- och samarbetsverktyg, förklarar Rottneros IT-chef Daniel Kaar.
På grund av coronapandemin hanterades införandet helt på distans via digitala kanaler. Möten och workshops har till exempel genomförts med hjälp av Google Jamboard och Microsoft Teams. Tekniska installationer och konfigureringar har utförts via säkra fjärranslutningstekniker. Det nya intranätet lanserades i april 2021.
– Den digitala införandeprocessen var smidig. Vi hade bland annat fyra workshops i Teams och Jamboard med cirka 14-15 nyckelpersoner från alla linjefunktioner i de olika enheterna. Styrkan med Jamboard är att man kan brainstorma med post-it-lappar, precis som vi brukar göra på våra fysiska workshops. Även om det fysiska mötet skapar en annan närhet i samarbetet så har det digitala många fördelar. Till exempel kan deltagarna bidra med sina idéer anonymt, vilket kan stimulera kreativiteten. Allt som sker på mötet kan också dokumenteras och sparas med automatik, poängterar Precio Fishbones projektledare Karin Lundberg.
Tydligare helhetsbild stärker engagemanget och gemenskapen
Huvudmålet med det nya intranätet är att konsolidera och skapa en gemensam internkommunikation samt förbättra strukturen och navigationen för att göra det lättare för medarbetarna att hitta information. Daniel, Cecilia och deras arbetsteam har därför lagt mycket tid på att städa, sortera, tagga och strukturera om all information på intranätet och i dokumentarkiven.
– Intranätet är nu mer attraktivt, välstrukturerat och relevant. Vi har rensat bort mycket redundant information och sorterat det bättre. Till exempel finns nu allt arbetsmaterial bara i intranätets samarbetsytor, vilket gör det lättare att hitta det. Vi kan redan se att vår informationshantering och internkommunikation blivit mer effektiv. Användarna behöver inte lägga lika mycket tid på att leta efter regler, processer och annan verksamhetskritisk information som tidigare. Det har också blivit lättare att ta del av nyheter och företagets mål, visioner och värdegrund. Det ger medarbetarna en tydligare helhetsbild av Rottneros och stärker vår sammanhållning och strävan mot gemensamma mål, understryker Cecilia.
För att skapa ett mer enat Rottneros publiceras idag en strid ström av nyheter på intranätet, där alla delar av organisationen inkluderas. Ett nytt stående inslag är Veckans Medarbetare, vilket är ett populärt tema utvecklat just för att stimulera engagemanget och öka medarbetarnas förståelse för varandras yrkesroller.
– Det mobila gränssnittet i Omnia och mobilappen betyder också väldigt mycket för engagemanget och våra medarbetare med rörliga arbeten, vilket utgör majoriteten av arbetsstyrkan. Nu kan de alltid hålla sig uppdaterade om allt som händer och enkelt komma åt informationen på intranätet, konstaterar Daniel.