Uhrenholt går från enkel nyhetsportal till kunskapsnav

Den danska livsmedelsjätten Uhrenholt har omvandlat sitt intranät till ett centralt nav för företagets kunskap, verktyg, applikationer, intern information och andra resurser. Uppgraderingen från en enkel nyhetsportal till en modern plattform för kommunikation, samarbete och kunskapsdelning har förvekligats med och på Omnia.

– Vårt tidigare intranät var i huvudsak bara en plattform för att dela nyheter och annan intern information. Genom att byta till Omnia har vi omvandlat intranätet till ett centralt kunskapsnav där användarna hittar allt från information, verktyg och processer till samarbetsytor. Vi har dessutom gjort om navigeringen och informationsstrukturen, ökat transparensen och fyllt det med nytt innehåll, säger Lars Filstrup, Vice President Group IT på Uhrenholt A/S, och tillägger:

– Att hitta information, oavsett vad, har aldrig varit enklare. Eftersom allt nu är tillgängligt via intranätet och Omnias kraftfulla sökmotor har hittbarheten förbättrats avsevärt. Vår nya funktion Find Colleagues gör det dessutom enklare och roligare att ta kontakt med kollegor och utforska intern kompetens. Det nya intranätet gör det också enklare för nyanställda att bli varma i kläderna!

Globalt intranät byggt från grunden på bara fyra månader

Uhrenholt A/S är ett danskt livsmedelsföretag som säljer och distribuerar mejeriprodukter och frysta grönsaker till kunder inom bland annat detalj- och grossisthandeln samt foodservice i över 120 länder. Med huvudkontor i Middelfart på ön Fyn i Danmark samt kontor och representanter i över 20 länder sysselsätter Uhrenholt omkring 250 personer världen över.

Uhrenholt hade tidigare ett egenutvecklat intranät på Facebook Workplace, med fokus på att kommunicera interna nyheter. Eftersom Facebooks moderbolag Meta planerade att stänga ner Workplace-plattformen den 31 augusti 2025, beslutade Uhrenholt att byta plattform och bygga ett helt nytt intranät. Projektteamet på Uhrenholt såg detta som en möjlighet att förbättra och utöka intranätets innehåll och funktionalitet. Valet föll på Omnia som ny intranätplattform. Lars berättar:

– Vi gjorde en omfattande marknadsundersökning i jakt på lösningar som effektivt kan stödja ett globalt företagsintranät. Det var också viktigt att lösningen enkelt kan integreras med Microsoft 365 och SharePoint, då de är våra viktigaste verktyg för samarbete, fildelning, skrivbords- och affärsapplikationer. Baserat på undersökningen, expertråd och att ClearBox Consulting utnämnt Omnia till ”Intranet Choice” flera år i rad kom vi fram till att det är den bästa lösningen för oss. En annan stor fördel är att Omnia utvecklas och förvaltas av ett skandinaviskt bolag!

Införandeprojektet tog drygt fyra månader och omfattade behovsanalys, förstudie, utveckling och lansering. De första workshoparna med Omnias coacher hölls i början av april och den 28 augusti hade intranätet rullats ut i hela organisationen. Eftersom det tidigare intranätet huvudsakligen innehöll gamla nyheter beslöt Uhrenholt att bygga om det från grunden, inklusive en ny struktur med uppdaterat och nytt innehåll.

– Vi hade en mycket snäv deadline. Det nya intranätet behövde bli klart innan den gamla plattformen stängdes ned. Trots att det skulle göras om helt var processen smidig och vi höll tidsramarna utan problem. Detta berodde till stor del på Omniacoachernas skickliga vägledning och plattformens omfattande uppsättning av nyckelfärdiga funktioner, framhåller Lars.

Stärkt hittbarhet och engagemang

På grund av den korta tidsramen valde Uhrenholt att skjuta upp införandet av vissa funktioner på kravlistan i den första versionen av intranätet. Nuvarande lösning bygger uteslutande på Omnias färdiga funktioner. Den enda anpassningen är den grafiska utformningen, vilken har skräddarsytts efter företagets varumärkesprofil. De kommande versionerna kommer bland annat att inkludera Omnias dokumenthanteringssystem.

– Vår ambition är att göra all information, alla verktyg och alla resurser som medarbetarna behöver i sitt dagliga arbete tillgängliga via intranätet. Förutom integrationen med Microsoft 365, Teams och andra Microsoft-program har vi länkat in andra viktiga verktyg och applikationer. Vi har också aktiverat Omnias eventmodul för att anordna aktiviteter som padel och vinprovningar. Dessutom har vi startat flera diskussionsforum kring olika ämnen, förklarar Lars och fortsätter:

– I nästa version kommer vi att införa Omnias dokumenthanteringssystem, vilket ytterligare stärker effektiviteten, hittbarheten, samarbetet samt kvaliteten och tillförlitligheten i informationen.

Enligt Lars använder medarbetarna intranätet oftare och med större entusiasm i dag. Förklaringen till detta är enkel: Eftersom intranätet nu utgör en ingång till i stort sett allt är det mycket lättare att hitta information, verktyg, samarbetsytor och kunskap, liksom att interagera med kollegor. Dessutom erbjuder det Omniabaserade intranätet en utmärkt mobil användarupplevelse, vilket ytterligare har stimulerat användningen. Lars lyfter också fram det nya intranätets visuella attraktionskraft:

– Användarna upplever intranätet som mer attraktivt och relevant, vilket leder till större engagemang med fler inlägg, gilla-markeringar, delningar och kommentarer. Jag är övertygad om att engagemanget kommer att öka ännu mer när det nya dokumenthanteringssystemet är på plats, påpekar Lars.

Högre säkerhet och enklare förvaltning i eget moln

Uhrenholts Omniainstans körs i ett dedikerat Azure Private Cloud. Det innebär att all hård- och mjukvara, som servrar, lagring och nätverk, är isolerade och delas inte med andra Azureklienter.

Ett privat moln har många fördelar. Det ger kunden full kontroll över infrastruktur, konfigurationer och säkerhetspolicyer, vilket möjliggör skräddarsydda miljöer för specifika behov. Genom att använda en dedikerad infrastruktur säkerställs också jämn och tillförlitlig prestanda, samtidigt som man undviker den så kallade noisy neighbor-effekten som kan uppstå i en multiklientmiljö.

– Att ha intranätet i ett eget moln har gjort livet för oss på IT-avdelningen mycket enklare. Det förbättrar säkerhet och prestanda, samtidigt som det gör intranätet enklare att konfigurera, hantera och integrera med andra system, konstaterar Lars.