Vad är
Dokumenthanteringssystem (DMS)?

Många företag och organisationer anser att Microsoft 365 och applikationer som SharePoint och OneDrive
räcker gott för att hantera verksamhetens dokument. Det är dock inte säkert att användarna tycker att dessa lösningar ger tillräckligt stöd i vardagen.
Här kan du lära dig mer om dokumenthanteringssystem, hur de fungerar och vilken nytta de gör.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem (Document Management System, DMS) är en programvara och processer för att hitta, spara, organisera, redigera och samarbeta kring elektroniska dokument och filer. Det kan vara dokument skapade i Microsoft Word, PowerPoint och Excel eller PDF:er och inskannade pappersdokument i form av bilder.

Varför behöver du ett DMS?

Den centraliserade lagringen och struktureringen av dokument ger organisationen en ”enda version av sanningen”. Detta hjälper till att minska mängden felaktig information, dubbletter, överflödig eller inaktuell information.

Ett DMS förbättrar sökbarhet, effektivitet, produktivitet, samarbete, informationssäkerhet och efterlevnad av interna och externa regelverk.

Olika typer av dokumenthanteringssystem

1. Innehållshantering för webben. Den här typen av lösning kallas för Content Management System, CMS, som stöder utvecklare, designers och redaktörer i arbetet med att skapa, redigera, publicera och livscykelhantera innehåll på en extern webbsajt eller ett intranät.

2. Registerhantering och lagring. Ett registerhanteringssystem (Records Management System, RMS) erbjuder stöd för livscykelhantering av olika typer av registerdata. En RMS innehåller bland annat funktioner som underlättar kontroll, skapande, förvaltning och radering av uppgifter. Hårt reglerade verksamheter, som till exempel sjukhus, använder ofta RMS-system för att hålla ordning på patienter, resurser och vårdinsatser i enlighet med lagar och regler.

3. Ärendehanteringssystem. Ett ärendehanteringssystem (Case Management System och Workflow Management System) stöder automatiserade och regelbaserade dokumentprocesser. Regler anges för olika dokumenttyper, vilka tilldelar specifika uppgifter till användare i en ärende- eller arbetsflödesprocess. Ett ärendehanteringssystem kan till exempel användas för att få godkännanden från chefer i ett anbudsförfarande.

4. Dokumentskanning. Ett skanningprogram (Document Imaging System) skannar och omvandlar dokument till bilder. Med optisk teckenigenkänning (Optical Character Recognition, OCR) kan även texten tolkas och konverteras till digital sök- och redigerbar text. Den här typen av system är väldigt användbara för verksamheter som hanterar processer manuellt med papper och penna eller som behöver digitalisera pappersbaserade arkiv.

5. Innehållshantering för företag. Den här typen av system kallas för Enterprise Content Management, ECM, vilka tar ett helhetsgrepp om verksamheters innehålls- och dokumenthantering. Ett ECM-system inkluderar funktioner och egenskaper hos andra dokumenthanteringssystem, som till exempel arbetsflödes- och ärendehantering samt regel- och livscykelbaserad dokumenthantering. Systemen erbjuder också stöd för att skapa, arkivera, administrera, dela och söka efter dokument. Företag och organisationer kan använda ECM-system för att effektivt hantera dokument och multimediainnehåll med ett flödesorienterat tillvägagångssätt.

Är SharePoint ett dokumenthanteringssystem?

SharePoint är en webbaserad samarbets- och dokumenthanteringsplattform med bred funktionalitet för att organisera, lagra, livscykelhantera och administrera alla typer av dokument.

Förutom de funktioner ett dokumenthanteringssystem normalt erbjuder har SharePoint också funktionalitet som gör det möjligt att hantera dokument i enlighet med interna och externa krav. I SharePoint kan du tilldela regler till varje dokument som säkerställer att dokumentet hanteras korrekt och i rätt tid, i enlighet med interna regler och externa lagar. Detta inkluderar allt från granskning och revidering till arkivering, gallring samt skydd av känslig och affärskritisk information.

7 fördelar med ett dokumenthanteringssystem

Ett välstrukturerat DMS erbjuder många fördelar. Det leder bland annat till kostnadsbesparingar, ökad effektivitet, högre kundnöjdhet och bättre efterlevnad av myndighets-, bransch- och interna regler. Dessutom erbjuder ett DMS:

  1. Minskat behov av och risk med pappersarkiv.
  2. Förbättrat samarbete och ökad produktivitet.
  3. Bättre sökbarhet och tillgänglighet till dokument och filer.
  4. Förenklad styrning och kontroll av behörighets- och versionshantering.
  5. Kraftfulla automatiseringslösningar för att förbättra process- och arbetsflöden.
  6. Tryggare verksamhetsprocesser.
  7. Högre informationssäkerhet

BRANSCHRAPPORT

Omnia - bäst i test sju år i rad

Omnia har tilldelats ClearBox Consultings "Intranet Choice Award" sju år i rad. I den oberoende rapporten "Intranet and Employee Experience Platforms Report" slår man fast att Omnia levererar heltäckande funktionalitet, imponerande prestanda och en utmärkt användarupplevelse på alla klienter, från mobiler till informationstavlor. För mer information, ladda ned den kostnadsfria rapporten här.

 

LADDA NED RAPPORTEN

Vad är ett dokumenthanteringsflöde?

Ett dokumenthanteringsflöde (Document Management Workflow) är en process för att skapa, lagra, vidarebefordra och dela, godkänna, gallra/radera, redigera, administrera och kategorisera dokument. Processen innehåller instruktioner och regler för hur olika åtgärder ska genomföras under dokumentets livscykel. Nedan listas några nyckelfrågor att fundera över vid utformningen av ett dokumenthanteringsflöde.

  • Skapa. Hur skapas dokumenten i flödet?
  • Åtkomst. Hur hittar användarna dokumenten och vad händer om något dokument raderas av misstag? Är åtkomsten begränsad med hjälp av behörighetsrättigheter? För vem eller vilka och på vilket sätt?
  • Redigering. Hur kan dokumenten redigeras? Har dokumenthanteringssystemet versionskontroll och kan ändringar ångras och tidigare versioner återskapas?
  • Godkännanden. Behöver ett nytt dokument godkännas av någon annan än den som skapar det? Vilka steg ingår i godkännandeprocessen?
  • Gallring. Hur upptäcks och raderas dubbletter samt andra överflödiga och inaktuella dokument?
  • Revision och uppdatering. Hur säkerställs att dokumenten hålls uppdaterade och aktuella? Ett modernt dokumenthanteringssystem erbjuder normalt funktioner som gör det möjligt att regelbundet påminna dokumentets ägare om revision och uppdatering.
  • Uppföljning. Kan dokumenthanteringsflödet övervakas för att säkerställa att alla processer i dokumentets livscykel fungerar som de ska?
  • Fildelning. Hur kan dokumenten delas på ett säkert och effektivt sätt i organisationen, utan risk att dubbletter sprids?

 

Dokumenthantering i olika branscher

Dokumenthanteringssystem har många tillämpningsområden och i ett stort antal
branscher är DMS ett affärskritiskt verktyg för beslutsfattare och andra medarbetare.

Små och medelstora företag

Mindre företag kan vara motvilliga att lägga pengar på IT-lösningar, vilket riskerar leda till att ineffektiva processer ökar i omfattning och orsakar onödiga kostnader när verksamheten växer.

Det finns dock skalbara, flexibla och kostnadseffektiva lösningar som ger organisationer av alla storlekar möjlighet att växa obehindrat med lönsamhet.

Omnia Express är en sådan lösning som erbjuder organisationer med upp till 500 användare ett snabbt införande till fast pris. Lösningen ger småföretag möjlighet att skapa ett fullfjädrat modernt intranät, inklusive en kraftfull plattform för dokumenthantering, med gott om utrymme att växa.

Jurist- och advokatbyråer

Advokat- och juristbyråer hanterar dagligen stora mängder dokument och känslig information. Det rör sig bland annat om juridiska sammanställningar, kundinformation, avtal och andra känsliga dokument som måste sparas på ett säkert sätt för senare åtkomst.

Ett dokumenthanteringssystem är det bästa alternativet för att hantera den här typen av dokument på ett effektivt och säkert sätt. Även om det finns skräddarsydda lösningar för jurist- och advokatbyråer, så är de flesta moderna dokumenthanteringssystem minst lika bra alternativ.

Vårdorganisationer

I stort sett alla vårdorganisationer behöver ett dokumenthanteringssystem. Med allt från enkla formulär till interna regler, externa lagkrav och behandlingsrutiner är ett DMS ett givet stödsystem för vilken vårdgivare som helst.

Medicinsk dokumenthantering omfattar känslig personlig information och regulatoriska processer. Detta innebär att dokumenten måste kunna kategoriseras, kontrolleras, godkännas och lagras säkert samt vara spårbara under lång tid.

Att hålla dokumentprocesserna uppdaterade i linje med myndighetsregler och lagkrav är också viktigt för både patienternas och organisationens säkerhet.

 

Revisions- och redovisningsbyråer

Den här typen av företag hanterar stora volymer dokument dagligen. Företag som dessa har mycket att vinna på att implementera ett dokumenthanteringssystem. Förutom att öka sökbarheten, effektiviteten, produktiviteten, kontrollen och säkerheten, blir det enklare för revisorer och redovisningskonsulter att dela och samarbeta kring dokument med kunder och kollegor. .

Som bonus skapar också ett modernt DMS, med inbyggd versionshantering, automatiskt spårbara verifieringskedjor.

Redovisningskonsulter och revisorer behöver ofta inhämta och kopiera information ur äldre PDF-filer. Den funktionaliteten finns i programvaror som Adobe PDF Converter och kan tillföras eller integreras i ett DMS.

Byggföretag

Projektledare och andra beslutsfattare på byggföretag hanterar många olika typer av dokument i varje projekt. Dessa inkluderar bland annat konstruktionsritningar, tillstånd, kravspecifikationer, avtal och andra dokument som krävs för att ett byggprojekt ska hålla sig flytande från start till inflyttning.

Även om det är relativt vanligt att många byggföretag fortfarande använder papper för en del av dokumentationen går utvecklingen mot en fullständig digitalisering. När alla dokumentprocesser är digitaliserade uppstår stora effektiviseringsvinster.

Med ett DMS ökar också pålitligheten till och säkerheten kring informationen, liksom efterlevnaden av interna och externa regler och lagkrav. Detta hjälper företag att bättre hantera och förebygga risker.

Konsultföretag

På ett konsultföretag hanterar medarbetarna många dokument med känslig kundinformation. Dessa dokument delas vanligtvis inom projekt- och arbetsteam och kan också skickas fram och tillbaka mellan kunderna och konsultfirmans anställda.

Med många kunder och samtida pågående projekt är det viktigt att enkelt kunna hitta och komma åt alla typer av dokument snabbt. Att kunna lita på informationen och veta att den är korrekt, uppdaterad och säkert förvaltad är givetvis också av stor vikt för ett konsultföretag och dess kunder.

Ett modernt DMS är utvecklat för att ge en organisation just detta stöd. Lösningen hjälper också konsultföretag att hålla standarder, processer och regler uppdaterade och i linje med interna och externa krav.

Vilka är de viktigaste egenskaperna i ett DMS?

Utforska följande egenskaper när du ska välja ett dokumenthanteringssystem:

  • Hantering av dokumentkällor. För effektiva och användarvänliga dokumentprocesser är det bra om systemet erbjuder flera sätt att skapa och importera dokument på. Förutom att plattformen bör erbjuda möjlighet att skapa nya dokument med hjälp av mallar, bör den också stödja import av dokument via till exempel e-post, skanner och OCR, appar och massuppladdningar.

  • Behörighetsstyrd åtkomst. Plattformen måste stödja behörighetsanpassad åtkomst till dokument och mappar baserat på arbetsroller, grupper, avdelningar eller enskilda användare. Att erbjuda åtkomst via molnet och mobila enheter stärker också organisationens flexibilitet, produktivitet och samarbetsmöjligheter.

  • Versionshantering och återskapande. Versionshantering ger kontroll över vem som har gjort vad med ett dokument och när, från det att dokumentet skapades till dess att det arkiveras eller raderas. Plattformen bör också stödja återställning till tidigare dokumentversioner och göra det möjligt att ångra specifika ändringar. Ett modernt dokumenthanteringssystem erbjuder fullständig versionshantering, redigeringshistorik och stöd för återställning. Avancerad strukturering och sök. Genom att tagga och indexera dokument blir sökningen efter dem snabbare och mer träffsäker. Ett dokument bör till exempel kategoriseras och indexeras utifrån dess författare, version, metadata, sammanhang och innehåll. Med hjälp av indexering och avancerade sökfilter kan användarna kombinera olika sökkategorier för att begränsa och göra sökresultaten mer relevanta.

  • Automatisk uppdatering och gallring. Att hålla dokumenten uppdaterade och arkiven fria från överflödig och inaktuell information samt dubbletter sparar utrymme och säkerställer att beslut och åtgärder baseras på korrekt och pålitlig information. Många moderna plattformar ger stöd för periodiska revisionspåminnelser och automatisk gallring av redundanta och inaktuella filer.

  • Stöd för mallar. Det här är en hygienfaktor! Lösningen måste innehålla verktyg och processtöd som ger er möjlighet att effektivt strukturera och administrera de mallar organisationen ska använda för att skapa och hantera dokument på plattformen. Dokumentmallar är det bästa sättet att hålla kommunikation, varumärke och processer enhetliga och i harmoni med övergripande riktlinjer samtidigt som produktiviteten stärks.

  • Integrationsmöjligheter. Plattformen bör enkelt kunna integreras med befintlig IT-infrastruktur och relevanta applikationer. Det är till exempel bra om den kan integreras med intranätet och er CRM-lösning samt kommunikations-, skrivbords- och samarbetsapplikationer. Kontrollera plattformens öppna API:er, vilka erbjuda färdiga anslutningar till olika applikationer.

  • Säkerhet i flera lager. Att hålla känslig information säker är av högsta prioritet. Säkra inloggningsprocedurer, kryptering, robusta backuplösningar samt roll- och behörighetsbaserad åtkomst är viktiga funktioner att leta efter. För att säkerställa att endast rätt personer har tillgång till viss information kan behörigheten konfigureras utifrån flera kriterier, som till exempel användare, arbetsgrupp eller avdelning. Åtkomsträttigheterna bör kunna ställas in på mappnivå och för enskilda dokument. Säkerhet handlar också om att kunna spåra ett dokuments fullständiga revisionshistorik så att varje ändring kan identifieras och studeras.

 

Vanliga frågor om dokumenthanteringssystem

Vad är skillnaden mellan dokumenthantering och filhantering?

Filhantering avser systemstöd eller manuella processer för att hantera och administrera filer och mappar. Programvara för filhantering har ofta relativt begränsad funktionalitet och är främst avsedd för effektiv hantering av enskilda filer eller filer i grupp.

Dokumenthantering handlar om administrationen och hanteringen av ett dokument under hela dess livstid. Det inkluderar bland annat mallar och verktyg för att skapa digitala eller att digitalisera fysiska dokument, strukturering och indexering samt sökalternativ för att hitta information. Dokumenthantering handlar också om samarbete kring och delning av dokument samt granskning, godkännande och gallring av dokument.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem är en digital lösning för att skapa, spara, organisera, redigera och samarbeta kring dokument och filer. Dessa kan vara ordbehandlingsdokument, PowerPoint- och Excel-filer, PDF-filer eller digitala bilder av pappersbaserade dokument.

Varför är filhantering viktig?

Bra systemstöd och rutiner för filhantering säkerställer att filerna är organiserade, vilket gör dem lättare att hitta och komma åt. Det förhindrar också att filer inte försvinner av slarv, misstag eller andra anledningar. Ett filhanteringssystem förbättrar effektiviteten och minskar både stress och den tid som användare lägger på att söka efter eller återskapa filer.

Erbjuder Microsoft 365 stöd för dokumenthantering?

Ja. Microsoft 365 inkluderar flera programvaror som kan användas för dokumenthantering, bland annat SharePoint och OneDrive.

Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS)?

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (Electronic Document Management System, EDMS) är en mjukvarulösning som används för att skapa, spara, hämta, strukturera, dela och samarbeta kring dokument i olika format. Det sparar originaldokument digitalt och gör det möjligt för användare att hantera och spåra dokument och deras historik i en central databas.

Hur sparas filer i ett dokumenthanteringssystem?

Dokument sparas antingen lokalt på verksamhetens servrar i det egna nätverket eller i molnet. Beslutet mellan att spara dokumenten lokalt respektive i molnet baseras på överväganden kring flexibilitet, mobilitet, effektivitet och säkerhet.

Vad är skillnaden på molnlagring och molnbaserad dokumenthantering?

Molnlagring är en onlinebaserad filservertjänst som till exempel Google Drive, iCloud, Dropbox och OneDrive. Många organisationer använder molnlagring bara för att säkerhetskopiera verksamhetens filer. Ett molnbaserat DMS erbjuder fillagring, samarbetslösningar för och livscykelhantering av dokument i molnet.

Vad är en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan (Document Management Protocol) är ett regelverk för hur en verksamhets dokument ska hanteras under dokumentens hela livscykel. Detta inkluderar regler för att skapa, flytta, spara, skydda, strukturera, hämta, dela, redigera, arkivera och gallra dokument.

Vad är Omnia?

Omnia är en modern och flexibel Microsoft 365- och SharePoint-baserad samt paketerad intranet-in-a-box-lösning. Plattformen inkluderar spetsteknologi för kommunikation, samarbete och systemadministration som hjälper företag och organisationer att förbättra intern kommunikation, samarbete och kunskapsdelning.

Varför ska du välja Omnia för dokumenthanteringen?

Omnia är en prisbelönt intranätplattform som erbjuder hög prestanda och en intuitiv, personlig och uppgiftsorienterad användarupplevelse på alla typer av enheter. Med komplett intranätfunktionalitet tillgodoses både enkla och komplexa publiceringsscenarier samtidigt som det är enkelt att hålla användarna informerade om det senaste och säkerställa att innehållet aldrig blir gammalt eller inkorrekt. Plattformen innehåller även funktionalitet och stöd, inklusive ett avancerat processvisualiseringsverktyg (Process Viewer), för skapande av dokument- och kvalitetsledningssystem.

Omnias kraftfulla sociala medier-funktioner, som till exempel mallar och guider för att enkelt skapa samarbetsforum, hjälper organisationer att stärka sammanhållningen samt öka kunskapsdelningen och medarbetarengagemanget. Med en väl utvecklad integrationsportfölj möjliggörs också smidig integration med interna och externa applikationer, vilket skapar en enhetlig användarupplevelse.

Med Omnia kan ett företag eller en organisation konsolidera och integrera hela informationsarkivet samt alla dokument, processer, samarbeten och verktyg på ett ställe. Detta kommer att göra all information och andra interna resurser tillgängliga via en gemensam accesspunkt och förse organisationen med en ”enda version av sanningen”. I förlängningen leder det till stärkt produktivitet och engagemang.

Upptäck hur Omnia kan hjälpa dig!

Vill du stärka dina medarbetares engagemang men vet inte var du ska börja? Vill du veta mer om Omnia eller boka en produktdemo? Kontakta oss, vi finns här för att hjälpa dig!