Vargön Alloys sänker risknivån med Omniabaserat ärendehanteringssystem

En av Europas största tillverkare av ferrokrom, Vargön Alloys, har höga krav på kvalitetsarbetet och arbetar kontinuerligt med att vässa kvaliteten och reducera riskerna i produktionen. Med hjälp av ett Omniabaserat ärendehanterings- och kvalitetsledningssystem kan företaget identifiera och åtgärda risker och avvikelser snabbare, säkrare och mer strukturerat än tidigare.

– Vårt nya avvikelsehanterings- och kvalitetsledningssystem ger oss möjlighet att identifiera och hantera faror innan de blir farliga för våra medarbetare eller försämrar kvaliteten. Lösningen innebär också att vi kan öka effektiviteten och hitta brister och flaskhalsar i processerna och andra avvikelser som har en negativ effekt på kvaliteten i produktionen, säger Fredrik Janson, IT ansvarig och inköpare på Vargön Alloys.

Se, rapportera och agera innan någon skadar sig

Vargön Alloys AB är Sveriges enda producent av ferrolegering och har cirka 200 anställda. Företaget är beläget vid Göta Älv i Vänersborgs kommun och ingår i Yildirim Group of Companies som är en av Europas största tillverkare av ferrokrom. Materialet är en legering som ger stålet hårdhet och motståndskraft mot korrosion och används vid tillverkning av bland annat rostfritt stål.

Tillverkningsprocessen är förenad med många olika typer av risker. Medarbetarna kan till exempel råka ut för bränn-, fall-, belastnings- eller skärskador. Det finns också risker förknippade med brand, miljöpåverkan och skador på maskiner och utrustning. För att minimera riskerna och helst eliminera dem innan faran är framme använder företaget ett Omniabaserat avvikelsehanterings- och kvalitetsledningssystem. Lösningen ger organisationen möjlighet att rapportera och följa upp risker på ett effektivt och strukturerat sätt.

– Alla i verksamheten kan rapportera in nya risker och avvikelser i systemet. Det är ett tydligt och intuitivt gränssnitt som gör det enkelt för vem som helst att registrera en avvikelse. Med självinstruerande fält och boxar fyller den rapporterande medarbetaren i all nödvändig grundinformation om ärendet. Därefter knyts det automatiskt till rätt ansvarig beslutsfattare för uppföljning och åtgärd, förklarar Fredrik.

Beroende på vilken skadetyp avvikelsen klassificerats som styrs ärendet till antingen en processägare eller en personalansvarig för arbetsområdet. Är det risk för personskada får personalansvarige ärendet och notifieras via Omnias direktmeddelandetjänst och mejl. Har inget hänt inom sex dagar skickas en påminnelse.

– Vi har rutiner som säkerställer att så fort någon ser eller upplever en riskfylld situation ska det rapporteras i systemet och att inget faller mellan stolarna. Man ska till exempel beskriva vad som hänt eller kunde ha hänt, vad som orsakade det och hur det hanterades eller om det är en riskvarning. När den ansvarige sedan får ärendet gör han eller hon en fördjupad orsaks- och konsekvensanalys, inklusive eventuella åtgärdsförslag, och kvitterar det sedan. På det här sättet hoppas vi förhindra att riskerna blir verklighet, framhåller Fredrik.

Effektivare och mer strukturerat förbättringsarbete

Tidigare hanterade Vargön Alloys avvikelser och kvalitetsledning med hjälp av flera olika Sharepointbaserade och egenutvecklade system. Det fanns till exempel ett system för avvikelser, ett annat för skyddsronder, ett för handlingsplaner och ytterligare ett par system för interna och externa revisioner. När de certifierade verksamheten för nya ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015-standarderna räckte inte de egenutvecklade systemen till längre.

– Vi behövde samla alla processer i ett gemensamt system så att vi på ett effektivt och enhetligt sätt kan följa upp avvikelser och se vem som ansvarar för vad. Inget av de standardsystem som vi utvärderade levde upp till våra krav och behov. Vi bad därför Precio Fishbone, som tidigare utvecklat vårt förra intranät i Sharepoint, om förslag på en anpassad lösning i Omnia, berättar Fredrik.

Lösningen som presenterades och som senare blev verklighet bygger på ett egenutvecklat ärendehanterings¬system i en Omnia- och Sharepointbaserad miljö. Lösningen är också integrerad med ett nytt intranät och Omnias kvalitets- och dokumenthanteringssystem, Omnia QMS och Omnia DM, samt vissa Sharepointlistor.

– Processerna kopplas automatiskt samman mellan ärendehanterings-, kvalitetslednings- och dokument-hanteringssystemen. Det innebär bland annat att de ansvariga för ärendena matchas i QMS och att förbättringsarbetet förenklas då styr- och processdokumenten knyts till respektive avvikelse. Det underlättar revideringen av dokumenten, poängterar Patrik Turebo, projektledare på Precio Fishbone.

Bättre internkommunikation

Fredrik berättar att företagets internkommunikation också förbättrats och nästa steg i utvecklingsarbetet är att skapa ett arkivsystem för att öka prestandan och att integrera HR-systemet Agda.

– Genom integrationen med Agda blir det enklare att hitta och koppla anställda till ett ärende. Den nya lösningen har också resulterat i ett mer lättadministrerat och attraktivt intranät som förbättrat den interna kommunikationen, konstaterar Fredrik.