10 sätt att förbättra intranätsökning
Slutanvändare är ofta besvikna på intranätsökning. Och det är inte förvånande, eftersom vi vanligen hittar den information vi söker på några sekunder med hjälp av sökmotorer som Google och Bing.
Ur ett användarperspektiv skulle den idealiska sökupplevelsen vara att skriva in några nyckelord i sökrutan och omedelbart hitta det du letade efter på en snyggt designad sökresultatsida. Men som vi alla vet är det sällan fallet i ett intranät. Istället är ett vanligare scenario att användaren bedömer sökfunktionen som ganska dålig och att det är svårt att hitta information på detta sätt.
Men det behöver inte vara så! Här nedan hittar du tio rekommendationer om hur du kan leverera en bättre intranätsökupplevelse med begränsade resurser.
1. Snabbsökning och avancerad sökning på intranätet
För att matcha sökbeteendet tror vi att det är en bra idé att etablera två olika sökupplevelser. För det första ett snabbsökningsalternativ som fungerar bra för att hitta information som är "nära" för användaren, såsom nyligen uppdaterade dokument, mest besökta webbsidor, nyhetsartiklar riktade till användaren och kollegor kopplade till användaren.
Men för mer avancerade scenarier, där en användare exempelvis vill hitta en officiell affärsplan bland hundratals dokument som innehåller samma sökord, eller en viss produkt baserat på en kunds krav, kommer snabbsökningsalternativet inte att göra jobbet. Därför behöver intranätet också ett avancerat sökalternativ där sökkategorier, filter, förhandsgranskning, marknadsförda sökresultat och liknande funktioner används.
Vår erfarenhet är att slutanvändare uppskattar att ett intranät har både en snabbsökning och en avancerad sökning, naturligtvis tätt sammankopplade – men med olika syften.
2. Sökkategorier
Inom ett intranät hittar du webbplatser, sidor, dokument, gemenskaper, människor, processer och flera andra typer av innehåll. Dessutom detta innehåll skapats eller används i flera olika sammanhang såsom samarbete, officiell dokumentation, kunskapsdelning, personliga blogginlägg med mera. Dessa dimensioner av format och sammanhang är en av huvudorsakerna till varför man hittar den information man söker med hjälp av sökning.
Ett bra sätt att ta itu med denna utmaning är att använda sökkategorier, där varje kategori endast kommer att returnera innehåll inom ett definierat omfång. Sökkategorier kan ställas in för att endast visa dokument, bara nyhetsartiklar eller bara kollegor som matchar en viss sökterm.
Men en ännu effektivare metod är att använda sökkategorier för att även kunna visa sökresultat baserat på sammanhang. Som ett exempel skulle en sådan inställning göra det möjligt för slutanvändare att separera officiella dokument från samarbetsdokument, dokument som delas i gemenskaper eller dokument i OneDrive. Så när du söker efter företagets miljöpolicy, skulle du enkelt kunna identifiera det dokument som är den godkända policyn i ämnet.
3. Sökfilter
Även om du har implementerat sökkategorier kan användare fortfarande få flera hundra träffar när de söker efter vanliga termer. För att hjälpa dem med den utmaningen bör du därför också implementera filter eller förfinare (refiners) som gör det möjligt att begränsa sökomfånget. Dessa filter kan bestå av egenskaper på sökträffar som filtyp eller senaste ändringsdatum, men även mer användbar metadata som är relaterad till din organisation och verksamhet. Några exempel på detta kan vara produkter, avdelningar, kompetenser, dokumenttyper, projekttyper eller liknande.
Att lägga till filter på sökresultatsidan kan verkligen vara värdefull för slutanvändarna. Som ett exempel, när användaren söker efter en person som arbetar med marknadsföring, kan användaren använda filter för kompetens, roller, talade språk eller liknande för att hitta rätt person att kontakta. Eller när man söker efter en budget kan slutanvändaren använda filter som land, affärsområde och år för att hitta rätt dokument.
Bild: Avancerad sökning med sökkategorier och filter (refiners).
4. Sök-feedback
Även om du har lagt till sökkategorier och filter i din intranätsökning, betyder det inte att varje sökning för varje användare kommer att bli framgångsrik. Därför är det också en bra idé att lägga till möjligheten för användare att ge återkoppling om sökfunktionen. Den här funktionen kommer naturligtvis mest att användas när någon inte hittar det hon/han letar efter och kan ge värdefull information till en sökadministratör om hur man kan förbättra innehåll, struktur, filter eller sökomfång.
En enkel lösning för detta kan vara att lägga till en sökfeedback-knapp på sökresultatsidan och låta användaren kommentera sökningen och träffarna som visas. En ytterligare funktion kan också vara att inkludera söktermerna och sökresultatet som en statisk lista. Detta kommer att ge ett bra exempel på användarens upplevelse av intranätsökningen. .
Om du ger möjlighet att skicka feedback behöver du också se till att någon ansvarar för att hantera återkopplingen, och som ansvarar för löpande förbättringar av sökfunktionen.
Bild: Feedback vid sökning.
5. Marknadsförda sökresultat
En vanlig åtgärd för att förbättra sökupplevelsen är att inkludera marknadsförda sökresultat. Detta kommer att göra det möjligt att peka slutanvändare på en viss resurs (webbsida, dokument etc.) när de söker efter vissa definierade termer. Ett exempel kan vara att dirigera användaren till organisationens officiella försäljningsprocess när hon/han söker efter termer som försäljning, försäljningsmetod, försäljningstratt eller försäljningsmodell.
Att använda marknadsförda sökresultat gör det också möjligt att hantera synonymer i den meningen att flera vanliga söktermer kan pekas mot en definierad sökträff.
Bild: Marknadsfört sökresultat på sökresultatsidan.
6. Hur visar jag sökresultat?
Det finns ett antal viktiga överväganden när det gäller hur man bäst visar sökresultaten. Först måste du bestämma var din sökruta ska placeras, vilket vanligen är i den översta bannern på ditt intranät. Sedan kan du börja arbeta med hur du ska visa sökresultaten. Några vanliga överväganden är hur man visar ikoner och bilder, metadata som ägare och senaste ändringsdatum, en beskrivning av en sökträff och om, och hur, söktermen ska markeras på sökresultatsidan.
Vanligtvis ger snabbsökningsalternativet en lista med ett definierat antal sökträffar inom varje kategori (personer, nyheter, dokument etc.). Medan den avancerade sökningen också kommer att visa filter, marknadsförda sökresultat, en sökfeedback-knapp och personsökning. Att leverera en ren och tydlig sökresultatsida är definitivt ett sätt att göra det lättare för användare att hitta den information de letar efter.
7. Sökapplikationer
Ett bra sätt att göra sökning på intranätet ännu mer tillgänglig och att tillföra värde för användare, är att etablera och tillhandahålla sökapplikationer. Här syftar vi på en uppsättning av sökfunktioner med definierade möjligheter och som visas i ett visst sammanhang. Några av de vanligaste exemplen på sökapplikationer är "Sök efter artiklar" i ett nyhetscenter, "Sök efter produkter" i en produktkatalog eller helt enkelt "Hitta kollega" på en angiven sida i intranätet. I vart och ett av exemplen bör sökapplikationerna ha definierade filter och förfinare (refiners) och en sökresultatsida utformad för ändamålet.
Att hitta en kollega inom försäljning som är skicklig på prissättning och talar tyska kan från och med nu vara hur lätt som helst.
Bild: Exempel på sökapplikation – Hitta kollega.
Vår erfarenhet är att när man flyttar möjligheten att söka från den översta bannersökrutan till en webbsida, tycker slutanvändare att denna typ av applikation är väldigt användbar. Så vi rekommenderar starkt att du använder sökapplikationer för att förbättra den övergripande sökupplevelsen på intranätet.
8. Federerad sökning och sökkällor
Federerad sökning innebär att söka i flera datakällor, och när den används i intranätsammanhang syftar termen ofta på sökning utanför intranätdomänen. Om ditt intranät är baserat på eller tätt integrerat med Microsoft 365 har du flera alternativ om du vill inkludera ytterligare datakällor i din intranätsökning. Utan ytterligare licenskostnader kan du lägga till lokala filresurser, lokala SQL, Azure SQL, Salesforce, ServiceNow och flera andra vanliga källor.
Med hjälp av federerad sökning kan du närma dig att ha en sökinställning där användare har en enda sökpunkt för alla (eller åtminstone de flesta) interna datakällor. Det går givetvis även att välja om sökresultat ska visas i en gemensam lista eller att dela upp dessa i flera olika kategorier.
9. Förstå vad intranät-användarna behöver
Ett bra sätt att lära känna dina användare är att övervaka vilken information de letar efter när de söker. Några relevanta rapporter om sökmönster är det totala antalet utförda sökningar, toppfrågor, övergivna sökningar och sökningar som inte givit träff.
Spårning av antalet frågor kan användas för att identifiera sökvolym och trender och för att bestämma perioder med hög respektive låg sökaktivitet. Övervakning av de vanligaste frågorna kommer att ge information om vilken typ av information dina användare söker. Denna information ger dig en överblick över vad användarna är i behov av just nu eller under en viss period.
Statistik över övergivna sökningar visar sökningar med låg klickfrekvens och statistik över sökningar som inte givit träff, visar vilka sökningar som inte gav några resultat. I båda fallen kommer denna information att vara användbar när man analyserar vilka sökfrågor som kan skapa missnöje hos användarna och åtgärda hur sökfunktionen kan förbättras.
10. Ta hand om innehållet på intranätet
Slutligen vill vi betona att en bra sökupplevelse börjar med att ta väl hand om innehållet. Detta inkluderar användningen av metadata som kan tillhandahållas som filter och förfinare (refiners) eller för att distribuera sökkategorier.
Andra aspekter av att ta hand om innehåll inkluderar granskningscykler för att säkerställa att innehållet är relevant och korrekt, och flaggning av föråldrade sidor eller dokument. Vi rekommenderar också att du övervakar om intranätet har innehåll som underanvänds och i så fall tar reda på vad du ska göra åt det.
När det gäller att förbättra sökbarheten är en bra rekommendation att se till att webbsidor och dokument har titlar som beskriver innehållet. Försök att använda ett uppgiftsorienterat tillvägagångssätt och beskriv varför någon skulle vilja besöka en viss sida. Att se till att alla sidor också har en sammanfattning som innehåller viktiga nyckelord förbättrar möjligheten att hitta den med sökning.
Webbsidan Gruppresebokningar (se exempel nedan) beskriver tydligt syftet för en potentiell besökare, och en sammanfattning som börjar med "Använd denna sida för att..." och inkluderar termer som resor, boende, evenemang, mässor och konferenser, kommer att göra det lätt att hitta med sökning.
Bild: Använda sidrubrik och sammanfattning för att förbättra sökbarheten.
Vill du lära dig mer om sökfunktionalitet i intranät?
Vill du veta mer om hur man förbättrar användarupplevelsen på intranätet rekommenderar vi att du laddar ner rapporten "Intranet and Employee Experience Platforms 2022" för att ta del av recensioner av de bästa produkterna på marknaden.
Sedan 2015 har brittiska ClearBox Consulting publicerat årliga rapporter om intranätprodukter med syftet att hjälpa ansvariga för intern kommunikation, intranätansvariga och IT-ansvariga att förstå marknaden och matcha produkter mot prioriterade krav. 2022 års upplaga av rapporten släpptes i januari och omfattar djupgående granskningar av 20 produkter. Omnia får utmärkta recensioner och har utsetts till en topprankad produkt.
I rapporten konstateras att Omnia levererar ett fullfjädrat intranät med imponerande prestanda och utmärkt användarupplevelse på alla skärmar, från mobil till storskärm. Produkten har också fått beröm för sina starka sök-, navigerings- och målgruppsfunktioner, alla viktiga aspekter för att skapa en välanvänd intranätlösning.
Det finns mycket som kan göras för att förbättra intranätsökning. Om du vill lära dig mer, rekommenderar vi att du deltar på vårt webbinarium "A best practice for intranet search and navigation" som ger ytterligare insikter för att förbättra möjligheten att hitta innehåll, och även användarupplevelsen på ditt intranät. I det här webbinariet använder vi Microsoft Search och SharePoint Search, men innehållet är värdefullt även om du använder en annan sökmotor för intranätet.
Hör gärna av dig om du vill få en demonstration av hur Omnia kan bidra till att förbättra sökbarheten och slutanvändarupplevelsen på ditt intranät.
