Använd intranätet för att dela kunskap på ett effektivare sätt

Är det verkligen möjligt att implementera en framgångsrik lösning för kunskapsdelning baserad på ditt företags intranät? Vårt enkla svar är ja - och här nedan kan du ta del av tips på hur du kan göra.

Idag är det vanligt att organisationer strävar efter att vinna konkurrensfördelar genom att hantera och dela kunskap inom organisationen på ett mer strukturerat sätt. Eftersom Omnia och Office 365 uppfyller de flesta behoven inom området kunskapsdelning, tror vi att företagets intranät kan vara en bra plattform för att skapa en framgångsrik lösning för strukturerad kunskapsdelning.

I det här blogginlägget får du att lära dig mer om vad ditt intranät behöver innehålla för att kunna återanvända den kunskap som redan finns inom din organisation.

Grundläggande stöd för att dela kunskap

Lösningar för att dela och hantera kunskap kommer självklart att se olika ut mellan olika organisationer. Men vid en jämförelse menar vi ändå att det är relativt enkelt att identifiera några gemensamma nämnare.

Till att börja med måste lösningen stödja processen kring att skapa, kategorisera och publicera information i olika format, t ex artiklar, dokument, filmer och bilder. Sedan måste vi också se till att det är enkelt för användare att kunna hitta, använda och interagera med innehållet, t ex kommentera, gilla, betygsätta och dela innehåll med kollegor. Det måste också finnas stöd för att ge feedback på innehåll för att ge möjlighet att förfina och förbättra organisationens kunskapstillgångar.

Inom lösningen ska användare kunna ställa frågor eller delta i diskussioner. Detta kan vara i form av en FAQ-funktion eller baseras på sociala verktyg som gör det möjligt för användare att publicera idéer eller hålla konversationer med kollegor.

Locka användare att delta

Vi ser idag ett mönster av att användare allt oftare söker efter personer som har en viss kunskap, snarare än att man söker efter dokument eller sidor som innehåller det man söker. Därför måste det också vara enkelt att hitta kollegor baserat på strukturerade begrepp avseende kompetens och erfarenhet. För att kunna ge stöd för detta måste intranätet kunna erbjuda rika användarprofiler, bra sökfunktion och möjligheter att filtrera resultatet baserat på t ex färdigheter, roller eller ansvar.

Användare ska också kunna kontakta kollegor som man hittat via chat, röstsamtal eller epost etc, och helst även kunna följa användare och därmed bygga sitt sociala nätverk inom organisationen. Parallellt bör användare också kunna skapa och gå med i ämnesbaserade communities där de kan nätverka med personer som är intresserade av samma ämnen eller områden.

För att nå en framgångsrik implementation av effektivare kunskapsdelning är det viktigt att organisationen uppmärksammar de medarbetare som delar kunskap eller hjälper sina kollegor. Det kan vara så enkelt så att man visar en enkel lista över vilka som bidrar mest med inlägg, kommentarer, svar eller feedback inom respektive community. En annan vanlig lösning är att dessa medarbetare kan få en "ikon" tillagd i sin personprofil som visar att man är aktiv som kunskapsdelare.

En bra lösning för kunskapsdelning måste, precis som intranätet som helhet, också ge en intuitiv och personaliserad upplevelse. När jag loggar på ska jag mötas av information och kunskap som är relevant för just mig - och det måste gälla oavsett om jag använder en dator eller en mobil.

Detta bör också inkludera en personaliserad upplevelse av sök och navigering för att göra det enkelt att hitta det man söker, samt möjlighet att få notifieringar avseende ny eller uppdaterad information som man är intresserad av eller har valt att följa. Med det sagt så bör det alltså finnas möjlighet för användare att ange sina intressen och/eller att prenumerera på en viss typ av innehåll.

Det bör också vara möjligt för användare att dela artiklar, dokument och filmer etc. med kollegor genom e-post eller i sociala kanaler.

Skapa en lösning som håller över tid

Med tiden kommer intraätet - och lösningen för strukturerad kunskapsdelning - att innehålla en växande mängd webbsidor, dokument, filmer, gruppytor och annat innehåll. För att få en sådan lösning att bidra med värde över tiden är det A och O att administratörer har tillgång till bra verktyg för att konfigurera, hantera och övervaka alla viktiga aspekter av lösningen.

Det kan innebära att man definierar sidlayouter, dokumentmallar eller arbetsflöden, skapar strukturer för kompetenser eller slår fast livescykel för olika typer av innehåll eller communities eller agerar på innehåll som inte används, har fått dåligt betyg eller har passerat bäst före-datum. 

Möjligheten att implementera klok "governance" är det ända sättet att få strukturerad kunskapsdelning att fungera över tiden. Genom att implementera bra policies för informationshantering så lägger man grunden för en hållbar lösning. Det gäller för övrigt inte bara för kunskapsdelning utan även för intranätet som helhet.

Det finns ett berömt citat från en tidigare HP-chef som säger: "If HP knew what HP knows, we would be three times as productive". Vi tror verkligen att detta stämmer - och att en lösning för strukturerad kunskapsdelning kan ge organisationen stort värde.

Om ditt intranät stöder de koncept och funktioner som nämns ovan har du redan en bra plattform för att förverkliga en lösning för kunskapsdelning som har det som krävs för att förbättra organisationens produktivitet.

Så kanske är det dags att börja planera för ett initiativ för bättre kunskapsdelning som inte bara ger konkurrensfördelar och mer nöjda medarbetare, utan också gör att ni kan få ut större värde av intranätet?