Bädda för produktivt hemarbete under coronatiden

Den akuta smittspridningen av coronaviruset covid-19 har försatt många verksamheter i en bekymmersam situation. Kontor stängs, möten skjuts på framtiden och de anställda skickas hem. Många företagsledare oroas nu över produktiviteten, interna samarbetsprojekt och sammanhållningen. Men med rätt strategi och verktyg kan krisen istället leda till att det interna samarbetet förbättras på ett strukturellt plan och att den digitala arbetsplatsen etableras fullt ut.

Företag och organisationer ställs inför helt nya utmaningar till följd av coronakrisen. Inte minst ekonomiska. Situationen skapar också nya möjligheter att förbättra och effektivisera verksamheten och den interna kommunikationen. För första gången blir nu den digitala plattformen den primära arbetsplatsen för flertalet verksamheter. Här diskuterar vi de konsekvenser och möjligheter detta medför samt vad du bör tänka på för att skapa bra förutsättningar för distans- och hemarbete.

Den digitala arbetsplatsen säkrar driften

När nu alla som kan ska arbeta hemifrån är det den digitala arbetsplatsen som möjliggör oavbruten produktion och kontinuitet trots den sociala distanseringen. Med en modern digital arbetsplats, som innehåller kritiska arbetsverktyg samt mötes-, chatt- och samarbetslösningar, behöver inte övergången till hemarbete innebära någon dramatisk omställning. I alla fall inte om den digitala arbetsplatsen sedan tidigare nyttjas av majoriteten anställda.

För många organisationer har dock den digitala arbetsplatsen mer fungerat som en verktygslåda som medarbetarna använder olika mycket alltefter behov och engagemang. I dessa verksamheter krävs det mer information, guidning och teknisk assistans för att lotsa över de mer ovana användarna. Förutom de rent tekniska aspekterna behöver även ett antal ledarskaps- och organisatoriska frågor adresseras för att göra övergången till distansarbete smidig.

Distansera inte ledarskapet

Möjligheten till det informella ledarskapet försvinner till viss del när hela organisationen sitter hemma. I en organisation där en stor andel är vana vid flexarbete blir förändringen inte lika påtaglig som i en verksamhet där de flesta arbetar på kontoret. I dessa organisationer är det särskilt viktigt att anpassa ledarskapet för att kompensera bristen på de informella mötena.

I Gallupartikeln COVID-19 Has My Teams Working Remotely: A Guide for Leaders understryker artikelförfattaren att det krävs större kommunikativa insatser av ledarna i en virtuell organisation. Medarbetare som är vana vid att kunna bolla idéer och tankar med sin närmaste chef i korridoren eller vid kaffemaskinen kan tappa fokus och motivation utan den dagliga fysiska kontakten.

Enligt Gallups arbetsplatsundersökningar skapar en ledare bäst förutsättningar för distansarbetare genom att bland annat:

Individanpassa arbetet. Vissa känner sig isolerade när de arbetar hemifrån, medan andra upplever total frihet. På samma sätt uppskattar många att själva få bestämma när på dygnet de ska arbeta. Andra behöver tydliga gränser mellan arbetstid och fritid. Genom att ta reda på och tillgodose varje medarbetares behov och önskemål kring hur de vill organisera hem- och distansarbetet kan du stimulera deras produktivitet och arbetsglädje.

Sätt tydliga mål och förväntningar. Det är oftast lättare för en medarbetare att uppfatta och förstå de förväntningar som chefen ställer på personens arbetsinsatser om de ses regelbundet eller arbetar nära tillsammans. Vid distansarbete behöver därför förväntningarna kring produktion, deadlines, rapportering, kommunikation med mera klargöras tydligt. Till skillnad från vad många tror skapar tydligare krav och ramar större engagemang och arbetslust. Det ger medarbetarna frihet att agera inom ramarna, medan osäkerhet och otydlighet kring förväntningarna skapar stress och olust.

Kommunicera tätt. Medarbetare som föredrar att arbeta på kontoret känner sig ofta avskurna från organisationen, det dagliga samtalet och kontorets resurser vid hemarbete. Att få dem att känna sig fortsatt delaktiga och motiverade kräver tät kontakt med närmaste chefer och kollegor. Planera därför in regelbundna onlinemöten för grupp- och enskilda samtal. En del behöver mer kontakt än andra, så du får anpassa kommunikationen individuellt.

Onlinemötena kan också kompletteras med livesändningar eller videoinspelningar där du som ledare eller VD informerar regelbundet om utmaningarna och framgångarna. I tider av framtidsoro är det särskilt angeläget med den här typen av kommunikation. I till exempel Teams Live Event kan du ha större möten, webbseminarier och presentationer med upp till 10 000 deltagare.

Kickstarta det interna samarbetet med nya verktyg

Ur ett produktivitetsperspektiv kunde inte de pågående smittskyddsåtgärderna ha inträffat vid en bättre tidpunkt. Möjligheterna till ett produktivt, kreativt och stimulerande distansarbete är oändliga med dagens utbud av kraftfulla onlinebaserade kommunikations- och samarbetslösningar.

Använder ni en modern intranätplattform, som till exempel Omnia, finns det redan många färdiga funktioner och verktyg som möjliggör effektivt distans- och samarbete. Omnia erbjuder också smidig och sömlös integration med bland annat Office 365 och samarbetslösningar som Planner, Trello, Teams, Yammer och Stream. Intranätplattformen kan också integreras med många andra externa produktivitets- och samarbetsbaserade onlinetjänster.

Med Planner och Trello kan arbetet planeras och organiseras effektivt och ni kan tilldela uppgifter, dela filer, chatta och uppdatera varandra om hur arbetet fortskrider. Microsoft Teams är en av de snabbast växande samarbets- och mötesapplikationerna som ger er möjlighet att samarbeta via videomöten samt chatta och arbeta tillsammans med olika dokument i realtid. Yammer och Streams fungerar som sociala medieapplikationer för företag och organisationer där användarna kan diskutera, kommentera och dela information och videos.

Ta tillfället i akt och pröva nya tjänster och lösningar för distans- och samarbete. När en stor del av organisationen arbetar hemifrån har ni möjlighet att testa nya samarbetsformer med en kritisk volym. Troligen kommer detta att förändra era arbetssätt i grunden. Eventuellt kommer ni till och med att krympa lokalerna när ni ser vilka positiva effekter distansarbetet leder till.

För att stödja företag och organisationer under coronakrisen erbjuder Microsoft just nu kostnadsfri tillgång till Office 365 E1 under 6 månader. Det gäller dock bara dem som inte redan har tillgång till Office 365. Kontakta oss på Precio Fishbone eller din IT-Microsoftpartner för att ta del av detta.

Skapa en app för kriskommunikation

I tider som dessa kan det vara smart att ha en dedikerad intern kanal för kriskommunikation där medarbetare enkelt kan följa utvecklingen och verksamhetens status. Du kan till exempel sätta upp en sida på intranätet och publicera notiser på startsidan. Ett alternativ är att ta fram en mobil app. Microsoft har precis släppt en kostnadsfri mall för kriskommunikation med vilken du skapar en app på bara 20-25 minuter i Power Apps.

Ladda ned vår guide om Teams

Att arbeta i Microsoft Teams - en snabbguide till arbete på distans

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig