Bind samman intranätet med Teams för bättre internkommunikation

Pandemin har på kort tid gjort Microsoft Teams till den primära skrivbordsapplikationen för många människor. Det är positivt ur ett produktivitetsperspektiv men det riskerar också att leda till sämre internkommunikation på ett övergripande plan. För att motverka detta och säkerställa att verksamhetskritisk information når hela organisationen kan intranätet vävas samman med Teams.

När en stor del av arbetsdagen upptas av möten, konversationer, projektnotifieringar och delning av dokument via Teams är det inte så konstigt om Teams ses som det viktigaste IT-stödet för många. Så pass viktigt att Teamsfönstret alltid är igång på skärmen och att många människor startar och avslutar sin arbetsdag här.

Teams är ett fantastiskt verktyg, som med sin rika funktionalitet ger möjlighet till effektiva möten, konversationer och samarbeten. Det finns dock nackdelar med att medarbetarna byter intranätet mot Teams som sin primära applikation. Risken är att de går miste om nyheter och annan viktig verksamhetsinformation som inte kanaliseras via Teams. Kommunikation och aktiviteter som syftar till att stärka och forma organisationen efter gemensamma värderingar och få alla att gå i samma riktning når kanske inte alla. Med andra ord kan Teams paradoxalt nog leda till sämre internkommunikation och medarbetarengagemang.

Enligt intranätexperten Sam Marshall på ClearBox Consulting, fungerar Teams utmärkt för kommunikation i mindre grupper, men inte så bra för öppen verksamhetsomgripande och strukturerad information. Kommunikationen i Teams är i första hand grupp- och projektorienterad, vilket i praktiken skapar informationssilon.

Lösningen på dilemmat är dock relativt enkel: Integration.

Intranätet ska finnas där användarna är

Om du vill att interna nyheter och annan verksamhetskritisk information verkligen når alla och du inte vill återgå till mejlträsket måste du se till att intranätet är lättillgängligt för medarbetarna. Med andra ord via de enheter och applikationer som de föredrar och använder mest. Om Teams intagit förstaplats på skärmarna i din organisation är det en god idé att väva samman intranätet med Teams. Du kan till exempel integrera det som en app i Teams. Då behöver användarna inte växla applikation och starta upp webbläsaren för att logga in på intranätet, utan kan istället komma åt allt innehåll via Teamsfönstret.

Fördelen med att ha intranätet som en app i Teams är också att användaren kan hålla koll på flödena i olika Teamskanaler och grupper samtidigt som han eller hon söker efter information på intranätet. Det går också att skapa Teamsappar som innehåller specifika funktioner och utvalda delar av intranätet, exempelvis nyhetssidan eller en bokningstjänst för gemensamma resurser. Låt säga att ni har en produktkatalog som vissa medarbetare söker i och uppdaterar dagligen. Då kan ni skapa en Teamsapp med bara produktkatalogen. Appen kan sedan målgruppstyras så att den endast blir tillgänglig för berörda medarbetare, dvs. att den visas i deras verktygsfält i Teams.

Läs bloggposten Strategies for integrating your Intranet with Microsoft Teams för att lära dig mer om hur man integrerar intranätet som en app i Teams.

Integration från bägge håll suddar ut gränserna

Integrationen mellan Teams och intranätet kan ske från båda hållen. Även om du får in hela intranätet i Teams kan det vara bra att göra vissa integrationer från intranätet också. Allt för att underlätta medarbetarnas hantering av samarbeten, processer, konversationer och andra flöden. När gränserna suddas ut ökar effektiviteten och produktiviteten eftersom användarna då slipper fundera på vilken applikation som används till vad och kan fokusera på uppgiften. Målsättningen bör vara att göra så mycket information samt så många verktyg och flöden som möjligt tillgängliga oavsett i vilken applikation man befinner sig.

Till exempel kan du med Teamsmallar i intranätet säkerställa att Teamsbaserade projekt och grupper skapas med rätt verktyg, regler, strukturer och andra resurser. Det går också att använda så kallad djuplänkning (deep linking) för att knyta samman delar av intranätet och Teams med varandra. Bland annat kan du länka en sida eller ett block på intranätet till en Teamsflik och spegla en kanal eller en konversation i Teams på intranätet med hjälp av djuplänkning. Omnia innehåller flera färdiga funktioner för Teamsintegration, som bland annat mallar för skapande av nya Team.

För mer teknisk information om hur du använder djuplänkning i Teams läs Create deep links på Teams utvecklarsajt (Microsoft Teams Developer Documentation). Här kan du också utforska möjligheterna med Teams-appar och förstå hur de fungerar.

Säkerställ att viktig information verkligen når alla

Ibland, eller snarare i vissa organisationer, räcker det inte att bara integrera intranätet som en app i Teams för att säkerställa att alla medarbetare nås av viktig information i rätt tid. Det krävs ju trots allt att användarna öppnar appen i det team och den kanal som appen installerats för att kunna se innehållet på intranätet.

En väg runt detta är att skapa ett så kallat organisationsomfattande (org-wide) team, i vilket hela organisationen och alla Microsoft 365-användare automatiskt blir medlemmar. Detta ger dig möjlighet att distribuera notifieringar till hela organisationen via Teams. Om nyheter publiceras och skickas som meddelanden via både intranätet och Teams på det här sättet ökar sannolikheten att alla nås av dem i tid. Det finns dock en gräns på 10 000 användare för den här typen av team. Det går att ha upp till fem org-wide team i en värdinstans. Du kan därför dela in organisationen i flera org-wide team för att uppnå full täckning om organisationen inte är större än 50 000 personer.

Vill du vara helt säker på att alla medarbetare har tagit del av en viss information är intranätets läskvittenser och obligatoriska läsfunktion (Mandatory Read) oslagbart. Du kan även få läskvittenser i Teams chatt, men tyvärr inte genom notifieringar i Teams.

Tänk mobilt för bästa användarupplevelse

Med tanke på att mobila enheter i allt större utsträckning utgör medarbetarnas främsta arbets- och kommunikationsenhet idag är det mer eller mindre en hygienfaktor att mobilanpassa intranätet. Dessutom är en bra mobil upplevelse en förutsättning för att medarbetarna i frontlinjen och med rörliga arbeten ska kunna söka information och använda intranätets resurser effektivt. Se därför till att intranätet är väl anpassat för mobila enheter med hjälp av responsiv design och/eller en mobilapp. Till exempel är alla intranät som byggs på Omniaplattformen responsiva per automatik. Organisationer som vill förstärka den mobila upplevelsen och få bättre kontroll över den använder även Omniaappen.

Den mobila upplevelsen av den integrerade miljön mellan intranätet och Teams är också betydligt bättre och mer lättnavigerad om intranätet är responsivt. I vissa fall kan intranätets header upplevas som störande inuti Teamsfönstret på en liten skärm. Det kan därför vara bra att avaktivera headern vid visning på mindre skärmar. Detta har också möjliggjorts i den senaste versionen av Omnia.

Mer information om samspelet mellan Teams och intranätet

Läs bloggposten Teams och intranätet i perfekt harmoni om fördelarna med att integrera Teams med intranätet. För att lära dig mer om vilka vägval och integrationsmetoder som finns kan du delta på vårt nästa webbinarium Integrera intranätet med Microsoft Teams eller ladda ned vår webcast med samma namn.

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig