Bli en fena på intern kommunikation - 5 enkla tips

I de flesta företag och organisationer läggs störst fokus på den externa kommunikationen. Den interna kommunikationen blir alltför ofta styvmoderligt behandlad, vilket kan bli en dyr läxa. Utan en fungerande internkommunikation blir produktion och kvalitet lidande och kostnaderna högre. Så småningom finns kanske inget att kommunicera med omvärlden om...

Här ger vi dig fem enkla tips om hur du skapar en blomstrande intern kommunikation och undviker en kommunikativ öken, men först några ord om vikten av att ha bra internkommunikation.

Vässa internkommunikationen och dubbla oddsen
Den externa kommunikationen är givetvis extremt viktig för att hålla igång försäljning, ett levande varumärke, medborgarservice, aktiekurser med mera. Men utan en fungerande internkommunikation blir de interna processerna ineffektiva och verksamheten svår att styra. Frågan är därför om inte den interna kommunikationen är snäppet viktigare?

Det vackra i kråksången är att internkommunikation inte behöver kosta särskilt mycket med ett modernt intranät på plats. Dessutom leder en väl fungerande internkommunikation till att kostnaderna minskar för till exempel produktion, personalomsättning, sjukfrånvaro, kundsupport, reklamationer och returer, konflikthantering och mycket mer. Den externa kommunikationen fungerar också bättre när medarbetarna är bättre informerade och motiverade, vilket minskar behovet av kostsam kundvård och marknadsaktiviteter.

Förutom en mer effektiv, insatt och välinformerad arbetsstyrka så skapar bättre intern kommunikation ökat medarbetarengagemang. Enligt en Gallupundersökning från 2017 har enheter i den övre kvartilen av en verksamhets engagemangsindex nästan dubbelt så höga odds att nå framgång jämfört med enheter i den nedre kvartilen. Till exempel hade enheterna i den övre kvartilen 20 % högre lönsamhet, 41 % lägre sjukfrånvaro och 40 % färre kvalitetsfel. Slutsatserna baseras på data insamlat från över 195 600 löntagare och cirka 31 miljoner respondenter i USA.

1. Involvera ledarna

Det slitna uttrycket "walk the talk" är ingen klyscha. Det är i allra högsta grad relevant i alla organisationer. Om inte ledarna agerar, kommunicerar och lever efter sina egna direktiv och visioner gör ingen annan det heller. Därför är det så viktigt att engagera samtliga i ledande positioner, inklusive de allra högsta hönsen, i de internkommunikativa processerna. De ska synas, höras och göra det som du vill att hela organisationen ska "följa John".

En av ledarnas absolut viktigaste roller är att ge feedback och att göra det snabbt och ofta. Ingenting är så förödande för moralen, lusten och drivkraften som frånvaron av återkoppling. Det krävs inte mycket feedback för att lyfta en individ eller ett helt lag.

2. Koppla till strategier och visioner

Tänk på att internkommunikationen faktiskt är ett strategiskt styrverktyg för hela verksamheten. Det handlar inte bara om att få laget att jobba bättre och mer effektivt tillsammans eller att prångla ut information och att hantera operativa processer på ett smidigare sätt. Internkommunikationen ska framförallt säkerställa att affärsstrategiska beslut och visioner infrias. Därför bör kommunikationen vara synkroniserad med verksamhetsstrategin, visioner, affärs- och externa kommunikationsmål. Konkret innebär det till exempel att den bild av verksamheten som kommuniceras externt måste kommuniceras och levas internt... "walk the talk" du vet.

3. Var personlig

Att ärlighet varar längst gäller inte minst för internkommunikationen i ett företag eller en organisation. Öppenhet, transparens och ärlighet bemöts med samma mynt från medarbetarna och skapar starkare laganda och delaktighet. Det ligger därför i sakens natur att vara personlig i kommunikationen eftersom det stärker trovärdigheten.

Det är också viktigt att personifiera kommunikationen. Det vill säga att anpassa kommunikationen efter mottagarnas roller och intressen så att kommunikationsverktygen används och verksamhetskritisk information når fram och på rätt sätt.

4. Byt jobb, få inspiration och hitta rätt kanal

"Omväxling förnöjer" brukar man säga och att byta jobb brukar leda till nya insikter, kunskap och inspiration. Men du behöver inte byta arbetsgivare för att få denna vitamininjektion. Hoppa runt bland stolarna på din arbetsplats för att uppleva verksamheten och kommunikationen ur nya vinklar. Hur ser till exempel arbetsdagen ut för era konsulter, säljare, fabriksarbetare, kundmottagare och receptionister? Byt plats med dem några timmar, delta i deras vardagsprocesser och se hur de använder kommunikationsverktygen och kanalerna. Du kommer med stor sannolikhet att överraskas av hur du som kommunikatör föreställt dig deras arbetsdagar och byggt lösningar därefter. Det är trots allt bara genom att "gå i andras skor" som du verkligen kan förstå deras (arbets)liv.

5. Simma lugnt och bli en vinnare

Det går faktiskt att jämföra en internkommunikatörs jobb med att simma. Du måste ha en god balans och samspel mellan olika kommunikativa aktiviteter för att budskapen ska bära hela vägen fram. Pressar du på för hårt, för mycket och för snabbt riskerar kommunikationen att drunkna av sin egen vikt. För en framgångsrik, lätthanterlig och hållbar kommunikation gäller det att studera orosmoln, planera långsiktigt och hålla jämn takt i det dagliga informationsflödet.

Klara, färdiga, simma!

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig