Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 3: Stimulera kunskapsöverföring

En av de viktigaste faktorerna för en verksamhets framgång är dess förmåga att samla, strukturera och sprida information och kunskap internt. Kanske viktigast av allt är hur effektivt medarbetarnas kunskaper tas tillvara och delas med organisationen. Hur kan du säkerställa att affärskritisk kunskap inte fastnar i huvudet på medarbetarna eller i organisatoriska silos, utan gör nytta där den behövs? Genom att skapa ett transparent, socialt, välstrukturerat och incitamentsdrivet intranät.

I denna tredje bloggpost i temat hur du skapar en framgångsrik digital arbetsplats diskuterar vi hur du skapar en struktur för att stimulera kunskapsöverföring i den digitala arbetsplatsen. 

Om du inte läst de två första bloggposterna i denna serie, så hittar du dem här:

Vilken kunskap ska delas?

För att veta vilka processer, strukturer och verktyg som behövs är det bra att göra en karta över de kunskaper som ni vill underlätta och stimulera delning av. En produktorienterad verksamhet med egen produktion, distribution och försäljning har till exempel affärskritiska kunskaper inom utveckling, support, logistik, marknad och marknadsföring. Genom att kartlägga kunskapsområdena och fundera kring hur medarbetarna skaffar sig, förädlar och delar sina kunskaper inom respektive område kan behoven av stöd och struktur lättare identifieras.

Kartläggningen handlar också om att identifiera vilka kunskaper verksamheten riskerar att förlora när medarbetare lämnar organisationen. Nyckelkunskap som inte digitaliserats är kostsam att återskapa.

Motivera att dela!

Bara för att du själv är en person som gärna delar med dig av det du kan och vill hjälpa dina kollegor är det lätt att tro att alla vill det. Så är det tyvärr inte. Det finns många anledningar till detta. Det kan bero på internpolitik, gruppdynamik, kunskapsmakt, kulturella värderingar eller bara okunskap. Men alla kan bli delningsfrälsta. Allt som behövs är lite uppmuntran och stödprocesser. Gör så här:

  • Bygg in incitamentsdrivande strukturer i olika forum och kunskapsplattformar som ökar medarbetarnas motivation att vilja dela. Med hjälp av så kallad spelifiering (gamification) kan olika aktiviteter belönas med poäng och utmärkelser, så kallade community badges. Det innebär till exempel att när en medarbetare skriver en artikel/inlägg, gör en video eller svarar på en fråga utfaller ett visst antal poäng. När poängen överstiger en viss nivå får personen en utmärkelse i sin användarprofil. Arbetsplatsens mest aktiva medarbetare kan sedan listas i olika sammanhang för att sporra till ökat kunskapsdelande.

  • Säkerställ snabb feedback på medarbetarnas kunskapsbidrag. Det finns inget som släcker lusten att dela kunskap och insikter så effektivt som bristen på uppskattning och feedback. Även om ”otack är världens lön” och vissa kunskapsdelande uppgifter ingår i medarbetarnas arbetsbeskrivning blir både engagemang och kvalitet bättre med feedback. Se därför till att närmaste chef eller ansvarig för kunskapsområdet kontinuerligt följer upp och återkopplar på kunskapsdelarnas bidrag.

  • Etablera en delningskultur. På arbetsplatser där kunskap ger högre status än titlar och där ledningen uppmuntrar kompetensutveckling och de anställdas jakt på ny kunskap tycks kunskapsdelningen vara mer frekvent. Att ta sig tid för att dela med sig av det man kan står högt i kurs och superdelarna lyfts fram som förebilder.

Dela rätt

Det finns olika typer av kunskaper som kräver olika metoder för effektiv överföring. Vissa kunskaper förmedlas bäst genom guider eller frågor och svar (FAQ). Andra kunskaper kanske överförs bättre genom video eller podcasts. Sedan finns det kunskaper som man inte kan läsa sig till, utan måste nöta in. Du kan till exempel inte lära dig att åka skidor, spela tennis eller köra bil genom att läsa en bloggpost. Du blir i alla fall inte bra på det. Den typen av kunskaper kräver oftast handledda övningar med både teori och praktik. Även om fysiska möten är att föredra i den här typen av kunskapsöverföring kan digitala lösningar underlätta inlärningen och i vissa fall helt klara uppgiften. Det finns många exempel på att inlärning av vissa arbetsuppgifter som kräver repetitiva övningar fungerar alldeles utmärkt med handledning via video och onlinebaserade möteslösningar.

Gör så här för att utforma kunskapsdelningen på rätt sätt:

  • Fundera på hur kunskapen bäst fångas, förmedlas, konsumeras och tillgodogörs av den som behöver den. Är det kunskap som inte kräver så mycket information för att mottagaren ska förstå kan en kunskapsdatabas i form av en wiki eller FAQ vara en bra lösning. Men om kunskapen är mer komplex eller om målgruppen har olika kunskapsmognad kan steg-för-steg-guider och videoinstruktioner vara ett bra komplement.

    Att bygga wikis och FAQ-sidor är enkelt och kräver inga förkunskaper. Du kan till exempel skapa wikis i Teams och en FAQ-sida behöver inte vara mer avancerad än en enkel webbsida med frågor och svar, uppställda i ett snygg format. Vill du däremot ge användarna en bättre överblick och sökfunktionalitet, mer kunskapsdjup och möjlighet att diskutera olika problem och lösningar kan du använda diskussionsforum, eller communities, för att bygga FAQ:er. I Omnia och liknande intranätplattformar finns färdiga funktioner för detta. 

    Diskussionsforum fungerar också bra för att skapa traditionella kunskapsdatabaser kring processer, verksamhets- och produktområden, utveckling etc. Medlemmarna i forumen kan skriva kunskapsartiklar och även kommentera, gilla och dela varandras artiklar. Även dokumenthanteringssystem, med kopplade dokument, kan användas för att på ett strukturerat sätt skapa kraftfulla kunskapssystem.

  • Undersök hur de som sitter på kunskaperna vill förmedla dem. Alla är inte bekväma med skriva men kan istället vara bra på att verbalisera sina kunskaper. För dem kan möjligheten att berätta vad de kan i en video vara mer effektivt och stimulerande. Med video- och onlinebaserade mötesapplikationer som Teams, Slack, Skype och Zoom kan medarbetarna dela med sig via både chatt och video i livesessioner, eller/och spela in sina reflektioner och instruktioner för arkivering i dedikerade kunskapsforum och databaser. 

  • Gör kunskaperna lätta att hitta. Välstrukturerade kunskapsdatabaser i all ära, men en stor del av all er kunskap är organisk. För att göra kunskapen som ännu bor i huvudet på era medarbetare tillgänglig för hela organisationen måste ni skapa kraftfulla kompetensregister. Här handlar det dels om att användarna fyller i sina användarprofiler rätt, dels om att göra det enkelt att hitta rätt kompetens genom kategorisering och intuitiva sökfunktioner.

    Intranätets transparens, sökfunktionalitet och navigationsstruktur är också avgörande för att göra all intern kunskap, både upptäckbar och lätt att hitta, för alla. 

 

Lär dig mer om hur du skapar en struktur för och stimulerar kunskapsdelning i Omnia genom att ta del av vår webcast ”Förbättra intranätet med en lösning för effektiv kunskapsdelning”. Här får du bland annat veta hur du skapar avancerad kompetenssökning och kunskapsorienterade communities. Du kan också ladda ned vårt whitepaper om hur du arbetar med strukturerad kunskapsdelning.

Håll utkik efter nästa del 4 i denna bloggserie, där vi diskuterar hur du skapar funktioner, processer och arbetssätt som underlättar och stimulerar effektivare samarbete!

Om du inte läst de två första bloggposterna i denna serie, så hittar du dem här: