Distansbaserad implementering är det nya normala

Ett införandeprojekt omfattar normalt ett antal fysiska möten och workshops där utmaningar, mål, lösningar, releaser, budgetar med mera bollas och stäms av. Under våren 2020 har fysiska möten blivit drastiskt färre och de flesta har lärt sig att arbeta effektivt på distans. För Precio Fishbone har till exempel helt distansbaserade införanden av Omniabaserade intranät blivit det nya normala.

Omnia och andra liknande intranätplattformar har i stort sett alltid kunnat skapas och införas i en verksamhet helt och hållet på distans, det vill säga utan att konsulter besöker kundens lokaler. Med onlinebaserade mötes- och samarbetsprogram som Teams, krypterade fjärranslutning (VPN) och tydlig kommunikation går det alldeles utmärkt att implementera ett intranät på distans. Det finns med andra ord inga tekniska hinder för en till 100 % distansbaserad systemimplementation.

Det som hittills hindrat många företag och organisationer från att driva helt digitala införandeprojekt är till stor del en övertro på det fysiska mötets effekter och traditionella samarbetsformer. Nu med facit i hand inser en majoritet av projektledare och beslutsfattare världen över att det digitala mötet levererar oöverträffad effektivitet och att de flesta projekt fungerar lika bra utan fysisk närvaro.

Ett digitalt införande är effektivare

Det finns många fördelar med att genomföra ett distansbaserat införandeprojekt. Mötena blir mer fokuserade och vanligtvis kortare. All tid och alla kostnader som normalt läggs på transporter, övernattningar och annat som hör långväga resande till försvinner helt.

– Vi ser i våra digitala implementationsprojekt att samarbetet effektiviseras och att mötestiden utnyttjas bättre. Det går av naturliga skäl inte att ha lika långa möten online, så bara av det skälet kortas tiden för varje planlagt möte. Den tid som i ett traditionellt projekt går åt till att förflytta sig kan i ett digitalt projekt läggas på att driva projektet framåt, vilket också minskar den totala projekttiden, påpekar Pål Dahlström, implementationskonsult på Precio Fishbone.

Nu är det förstås inte bara möten och transporter som styr ett projekts effektivitet och totala längd. Processflöden, informationsstrukturer, samarbetsformer, publiceringsroller etc. behöver utformas under projektets gång, vilket till största del ska göras av kunden. Även dessa uppgifter kan påskyndas om kundens interna möten och projektsamarbeten digitaliseras.

– En mycket positiv bieffekt av att driva implementeringen på distans är att det blir en nyttig övning för kundens medarbetare inför den kommande lanseringen av deras nya digitala arbetsplats, poängterar Pål.

Kameran stärker kommunikationen i projektet

Visst finns det nackdelar med att inte ses fysiskt i projekt som dessa. Precio Fishbones projektledare Sara Jönsson-Sandgren menar att frånvaron av fysiska möten kan påverka arbetsrelationen.

– Den sociala aspekten i en arbetsrelation påverkas givetvis om du träffar dina kollegor, kunder och leverantörer fysiskt eller digitalt. Ofta räcker det att ses fysiskt en eller ett par gånger för att svetsa samman ett team. Sedan brukar de digitala möten blir mer öppna och kreativa. Samtidigt tror jag att ju vanare vi blir på att mötas och samarbeta online, desto mindre betydelse får det fysiska mötet. Jag har till exempel själv lärt känna flera teammedlemmar enbart via digitala kanaler under våren och vi arbetar väldigt bra tillsammans. Det känns till och med som om vi träffats fysiskt, konstaterar Sara.

En viktig komponent för att skapa framgångsrika onlinemöten är att använda kameran. Den fångar upp nyanserna i dialogen, lyfter fram den icke-verbala kommunikationen och förstärker de personliga relationerna i arbetsteamet.

– I ett fysiskt möte tolkar vi varandra och kommunikationen genom alla våra sinnen. Det är lättare att misstolka varandra när man inte ser varandras gester och ansiktsuttryck. Det är också svårt att leda ett onlinemöte när man inte vet vem som pratar. Därför är det viktigt att alla deltagare slår på sina webbkameror vid ett onlinemöte. Det kan ibland avgöra ett mötes resultat, menar Pål.

Sara betonar också vikten av att den som håller i ett digitalt möte säkerställer att alla är med i samtalet. Det kan till exempel göras genom att fråga dem som inte pratar så mycket vad de tycker om de senaste frågeställningarna eller besluten.

Ett typiskt implementationsprojekt i fem steg

Oavsett om systeminförandet sker på distans eller med inslag av fysiska möten ser projektmodellen likadan ut. Den består av fem faser och inleds med ett uppstartsmöte där Precio Fishbones projektledare träffar kundens projektansvarige och beställare för att presentera projektplanen. Detta möte kan även inkludera andra nyckelaktörer hos både kunden och Precio Fishbone.

Efter uppstarten drivs projektet i följande faser fram till driftsättning och förvaltning:

1. Strategi. Under strategifasen definieras syftet, projektmål och andra mätbara parametrar. Projektorganisationen sätts ihop och den tekniska infrastrukturen planeras. Utifrån strategin planeras också workshops och uppföljningsmöten in.
   
   
2. Analysera och planera. Under denna fas analyseras befintlig och önskad informationsstruktur samt alla processer som intranätet ska stödja. Även dess layout, funktioner och en plan för innehållsskapande utformas. Här analyseras också befintlig IT-miljö, migreringsmetod och behov av kopplingar till externa tjänster och system.
   
   
3. Förbered och validera. I denna fas verifieras kravspecifikationen och slutlösningen förankras i organisationen. I nästa steg skapas strukturen och intranätet designas i enlighet med bekräftad specifikation. Lösningen byggs agilt där varje steg i utvecklingsprocessen stäms av och godkänns löpande via workshops och avstämningsmöten.
   
   
4. Implementera. Under implementationsfasen fylls intranätet med migrerat innehåll och nytt. Eventuella utbildningsplaner för bland annat administratörer, författare och redaktörer aktiveras. Även kommunikationskampanjer för att förbereda organisationen inför lanseringen sjösätts och en förvaltningsplan tas fram.
   
   
5. Driftsätta. Intranätet lanseras stegvis eller i hela verksamheten samtidigt. Förvaltningsorganisationen aktiveras.

Enligt Pål Dahlström är den största skillnaden mellan olika införandeprojekt att workshops och avstämningsmöten under utvecklingsarbetet är fler och kortare vid distansbaserade projekt. Ett onlinemöte begränsas vanligtvis till två timmar, medan en fysisk workshop kan pågå en hel dag.

 

Tydlighet är den viktigaste framgångsfaktorn

Den kanske viktigaste egenskapen i ett framgångsrikt införandeprojekt är dess tydlighet. Det handlar både om att vara tydlig i all projektrelaterad kommunikation och att vara tydlig med krav, förväntningar och leveranser. Tydlighet är betydelsefullt i alla typer av projekt, men det är särskilt viktigt i helt digitala projekt där risken för missförstånd är något större när man inte ses IRL.

– För att optimera effektiviteten krävs det att kunden har en tydlig målbild, som är förankrad i organisationen, och att mål och krav kommuniceras tydligt i projektteamet, framhåller Sara.

Som kund finns det flera saker att tänka på inför uppstarten av ett distansbaserat projekt. Här är några tips på åtgärder som borgar för en tydlig kommunikation och framgångsrikt projekt:

• Ha en projektorganisation med alla nyckelaktörer på plats innan projektet startar. Det gör det lättare att planera projektets olika faser både vad gäller interna aktiviteter och leverantörens insatser.
  
  
• Se till att era projektmedlemmar har avsatt tillräckligt med tid för projektet. Ofta är det tillgången till kundens interna resurser som styr projektlängden och driftsättningsdag.
  
  
• Säkerställ starkt engagemang i projektteamet. När en eller flera projektmedlemmar inte känner sig tillräckligt motiverade att investera tid i projektet påverkar det inte bara projekttiden utan även slutresultatet.
  
  
• Fundera över syfte, mål och visioner med den nya/förbättrade digitala arbetsplatsen. Detta kommer att diskuteras vid de inledande strategimötena. Det är därför bra att ha en idé om vad implementeringen ska leda till för att få en bra start och momentum i projektet.
  
  
• Formulera en tydlig kravspecifikation till leverantören för vilka funktioner, processer och informationsbehov som den nya/förbättrade digitala arbetsplatsen ska stödja.
  
  
• Var noga med att ha en tydlig agenda inför varje onlinebaserat möte och säkerställ att alla inbjudna tar del av denna och förbereder sig väl. Håll mötena så korta som möjligt, se till att alla är delaktiga och avsluta varje möte med en summering av mötets beslutspunkter. Lägg upp protokoll och beslutade åtgärder online direkt efter avslutat möte.