Förenkla hemarbetet med Teams, steg 3: Effektivare samtal

Det finns mycket du kan göra för att underlätta och effektivisera när du arbetar på distans och hemifrån. I denna bloggserie får du tips av Precio Fishbones Teamsexpert Petra Karlsson om hur du kan förenkla hemarbetet och få mer gjort med Teams.

I den här bloggposten berättar Petra hur du kan skapa bättre och effektivare möten samt gruppdialoger i Teams.

Här kan du läsa de andra bloggposterna i denna serie: Förenkla hemarbetet med Teams, steg 1: Kanalisera mera och Förenkla hemarbetet med Teams, steg 2: Minska notisbruset.

Flytta gruppdialogen till Teams och minska mejlen

Den snabba tekniska utvecklingen har lett fram till en uppsjö av kommunikationskanaler och de flesta bollar idag konversationer via telefon, mejl, chattar, diskussionsforum, SMS och sociala medier. Ju fler medier desto svårare blir det att hålla reda på alla konversationer och trådar. Genom att minska kanalytan och avgränsa den till Microsoft365 och Teams kan mycket tid sparas, transparensen förbättras och kontrollen över all data och kommunikation stärkas.

En enkel men mycket effektiv strategi är att som grupp fundera över vilka mejldialoger som kan flyttas över till Teams.

– Genom att flytta alla gruppdialoger till Teams uppnås full transparens i alla konversationer, bättre sökbarhet, snabbare kommunikation och färre kommunikationskanaler att hålla reda på. För nyanställda är det också bättre om gruppkonversationerna förs i kanaler eftersom de då kan ta del av historiken. Det blir också enklare att dela dokument då filerna kan länkas in i gruppchatten. Dessutom får alla samma version av dokumenten, påpekar Petra.

Förbered för framgångsrika möten

Om en stor del av din arbetsdag består av onlinemöten finns det några saker som du kan göra för att både spara tid och göra mötena mer framgångsrika.

– När du ska bjuda in till ett möte gör du det effektivt från Teams eller Outlook. I Teams infogas automatiskt möteslänken i inbjudan. Tänk också på att inkludera mötesagendan i inbjudan. Då blir det enkelt för deltagarna att hitta den och läsa på inför mötet, vilket optimerar förutsättningarna för ett bra möte. Skicka helst inte ut agendan i ett separat mejl. Det är bättre att uppdatera mötesbokningen i kalendern då agendan är klar. De flesta av oss uppskattar att kunna kika i kalendern och ta del av agendan där, menar Petra.

Till dig som organiserar mötet

När du skapar och bokar ett Teamsmöte får du automatiskt tillgång till en whiteboard, en gruppchatt och mötesanteckningar. Petra tycker att det är en bra idé att testa verktygen innan mötet börjar så att man blir lite varm i kläderna först och kan fundera på om och i så fall hur dessa ska användas.

Dessutom kan det vara en god idé att skriva några välkomnande rader i chatten innan deltagarna klivit in i det virtuella rummet. Då är konversationen igång, vilket uppmuntrar deltagarna att själva skriva i chatten. Dagordningen och huvudfrågorna kan också skrivas i chatten eller på whiteboarden innan mötet börjar för att ge det en bra start och fokus.

Till dig som deltar i mötet

Som deltagare bör du också förbereda dig inför mötet, både för din egen och övriga deltagares skull. Till exempel bör kameran och mikrofonen testas innan mötet startar. I Teams finns möjlighet att ringa ett testsamtal för att se att allt fungerar som det ska.

Du kan välja en bakgrundsbild om du inte vill att mötesdeltagarna ska se vad som finns bakom dig, till exempel disken på köksbänken. Du kan också slå på funktionen Brusreducering i realtid för att eliminera eventuella bakgrundsljud hos dig.

Är ni fler än fem deltagare kan det vara lämpligt att alla stänger av sina kameror, utom möjligtvis mötets ordförande. Detta för att minska risken för bandbreddstörningar, men också för att det kan bli rörigt på skärmen.

– Ett bra tips är att använda Räck-upp-handen-funktionen i Teams om mötet har många deltagare. Det skärper mötesdisciplinen och ger mötesordföranden möjlighet att fördela ordet på ett rättvist och strukturerat sätt, understryker Petra.

Mer om Teams

Lär dig mer om Teams och hur det bäst integreras med intranätet genom att ta del av vårt webinarium ”Integrera intranätet med Teams”. I webcasten ”How Microsoft Teams changes Internal Communications” kan du också lära dig hur er internkommunikation kan vässas med Teams.

Fråga oss! Prata gärna med oss om hur ni som grupp kan organisera arbetet bättre och arbeta effektivare i Teams.

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig