Inkluderande mål ökar medarbetarnas engagemang med 360%

Tänk dig en organisation där alla har glöd i blicken, nära till skratt och fjäderlätta steg. En arbetsplats som osar engagemang, arbetslust och en iver att komma vidare. Vare dag, året runt. Finns de ens? Jodå, om du har besökt Google, Amazon, Apple eller något av våra skandinaviska unicorns och startupbolag, som till exempel Spotify, så vet du att de finns. Nyckeln är sätta mål som alla vill nå och att ge varje medarbetare rätt kommunikativa stöd på resan.

Vad är det som får en medarbetare att verkligen brinna för sitt arbete? Att anstränga sig mer än konkurrenterna och sina egna kollegor för att nå bättre resultat? Att vara villig att offra lite av sin fritid för att lösa en uppgift i tid? Eller att outtröttligt angripa samma problem med nya grepp, om och om igen, tills problemet är löst?

Det enkla svaret är: för att medarbetaren vill.

En person vill lägga in den där ”extra växeln” om han eller hon har förtroende för och känner djup samhörighet med organisationen och de mål som verksamheten strävar mot. I synnerhet om arbetet känns utvecklande och inspirerande.

Gemensamt för alla organisationer med högt medarbetarengagemang är att de har ett ledarskap och en internkommunikation som ständigt inspirerar och motiverar de anställda att nå längre. Här har vi formulerat fem steg för att forma en mer stöttande internkommunikation för ökat driv, innovationskraft och engagemang.

1. Sätt meningsfulla och inkluderande mål

Att sätta rätt och för varje medarbetare anpassade mål är helt avgörande för att uppnå ett personligt engagemang. Utan mål finns ingenting som drar och lockar personen mot någonting nytt, spännande eller utvecklande. Varför ska medarbetaren då anstränga sig lite extra och engagera sig djupare i verksamhetens problem och utmaningar? Enligt Gallupundersökningen Re-Engineering Performance Management är det 3,6 gånger mer sannolikt att medarbetare som aktivt deltar i målformuleringen blir mer engagerade jämfört med kollegor som inte involveras.

Målen behöver dock formuleras på ett visst sätt för att det ska ge rätt effekt. Att bara fokusera på individens personliga utveckling ökar förvisso motivationen, men styr inte organisationen mot gemensamma mål. Det handlar istället om att utgå från verksamhetens övergripande strategiska mål och bryta ned dem till anpassade individuella mål.

Alla medarbetare behöver veta vad som förväntas av dem och på vilket sätt deras individuella ansträngningar och måluppfyllelser kopplar till förverkligandet av de övergripande målen. För att underlätta förståelsen av och öka motivationen att nå målen är det bra att visualisera dem. Hur kan till exempel en finansiell controller bidra till det övergripande målet att erbjuda branschens bästa kundservice? Ge praktiska exempel.

En stor del av arbetet med att sätta och anpassa målen måste förstås ske via samtal och möten, men när målen väl är definierade är intranätet den givna platsen att stötta och följa upp dem.

2. Skapa rätt organisationskultur

Unga företag och startups ägnar mycket energi åt att skapa den rätta organisationskulturen och värderingsplattformen. I vissa fall är fokus på värderingar väsentligt mycket större i organisationer som till största del består av Z- och millenniegenerationen jämfört med verksamheter som har en högre medelålder. Vad är anledningen? Den yngre generationen ställer helt enkelt större krav på företagskulturen och söker i allt högre grad nytt jobb utifrån arbetsplatsens värderingar. Dessa ska motsvara personens egna världsbild och värdegrund. Framförallt ska verksamhetens mission stämma överens med personens åsikter och drivkrafter.

Enligt en studie av Deloitte och Billie Jean King Leadership Initiative (BJKLI) väljer cirka två-tredjedelar av millenniegenerationen jobb främst baserat på verksamhetens mål och syfte. Det ska också tydligt framgå vad missionen är och att det inte bara handlar om att tjäna pengar. Monetära mål är av sekundär betydelse för de yngre. När frågan ställdes 2015 var det bara 27 % som ansåg att det var ett acceptabelt mål för en arbetsgivare.

Då företagskulturen spelar så stor roll för att attrahera och behålla medarbetare bör värderingarna genomsyra allt från rekryteringsannonser till utbildning och den dagliga internkommunikationen. Förutom publicering av det obligatoriska manifestet på intranätet, som enkelt och tydligt förklarar företagskulturen, bör värderingarna vävas in i alla kommunikativa processer och material. Anställnings- och affärsavtal bör ha några rader om det liksom projekt- och styrdokument, instruktioner till ärende- och kundhanteringsprocesser, onlinemöten och chattar med mera.

Viktigast av allt är förstås att ledningen, chefer och kommunikatörerna lever, arbetar och kommunicerar i enlighet med värderingarna.

3. Gör alla till bloggare och tyckare

De yngre medarbetarna har inte bara höga krav på organisationskulturen. De behöver även äkthet, öppenhet och transparens för att trivas och vilja engagera sig. Utnyttja det. Ledningen måste givetvis kommunicera öppenhjärtigt för att bli betrodda och skapa en transparent kultur, men styrkan kommer av att medarbetarna bidrar, delar och kommenterar ledningens och varandras inlägg. Då får den öppna och äkta kommunikationen rejäl kraft och spridning.

Innehåll som postas, delas och kommenteras av medarbetare genererar ofta ett större engagemang än information som kommuniceras av verksamhetens officiella språkrör och ledningsgrupp. Uppmuntra därför hela organisationen att delta i och initiera diskussioner, posta egna inlägg och dela innehåll skapat av andra på intranätet men även externt. I en fullständigt transparent verksamhet ska samma diskussioner som förs internt även kunna diskuteras utanför de interna domänerna.

4. Inför full flex

Det är väl knappast någon nyhet för dig att nästan alla föredrar att kunna arbeta var som helst och när det passar dem bäst. En undersökning av EY och Timewise visar att 87 % av alla heltidsarbetande i Storbritannien vill arbeta flexibelt och hela 92 % av dem mellan 18-34 år. De flesta organisationer vittnar också om att produktiviteten ökar när personalen får större frihet att arbeta på sina egna villkor. Morgan Stanley upptäckte att börsnoterade bolag som inte erbjöd sina anställda flexibla arbetsvillkor presterade successivt sämre än börsindexet MSCI World mellan november 2011 och oktober 2016.

Ett modernt och mobilanpassat intranät gör det enkelt att införa full flex för hela organisationen. Allt som inte kräver någon typ av fysisk hantering av varor eller platsbunden tjänsteutövning kan hanteras smidigt via intranätet.

5. Säkerställ snabb och vattentät feedback

Att ha strukturerade processer som säkerställer snabb och konstruktiv feedback på allt som medarbetarna bidrar med i de interna kommunikationskanalerna avgör framgången. Får dina medarbetare ingen, långsam eller halvhjärtad återkoppling på sina tankar och idéer, så spelar det ingen roll om du följer steg 1 till 4 ovan. Deras engagemang ökar inte om inte steg 5 är på plats.