Minska arbetstiden och öka produktiviteten

Det låter motsägelsefullt, men genom att minska arbetstiden kan en organisation öka både produktivitet och kvalitet. Till på köpet får verksamheten mer engagerade och harmoniska medarbetare. För att lyckas krävs en ny struktur för hur arbetet ska utföras, digitala hjälpredor och kommunikativa insatser som ger stöd för mer produktiva arbetsdagar.

Det finns studier som visar att skrivbordsbundna tjänstemän bara är produktiva ett fåtal timmar per dag och om man minskar deras avtalsbundna arbetstid så ökar produktiviteten. Enligt en undersökning 2017 av Vouchercloud är den genomsnittliga brittiska kontorstjänstemannen bara produktiv i 2 timmar och 53 minuter per dag. Övrig tid ägnas åt prokrastinering i form av bland annat slösurfning och semesterplanering, uppdateringar på sociala medier, kaffepauser och småprat med kollegor, privata telefonsamtal och mejl. Hela 19 % av arbetstiden går till att söka andra jobb!

Det är egentligen inte så konstigt. Vi är helt enkelt inte skapta att sitta still åtta timmar och fokusera på en enda uppgift. Både kropp och hjärna behöver regelbundet vila och syresättas för att vi ska kunna koncentrera oss och vara kreativa när det väl gäller. Distraktioner som att läsa nyheter, kommentera Instabilder och fika är nödvändiga avbrott. Men när bara ca 30 % av arbetstiden ägnas åt uppgifter en anställd har betalt att utföra, bör arbetets struktur ifrågasättas.

Behovet av pauser är betydligt större under långa arbetsdagar jämfört med korta. Ska du bara arbeta en förmiddag och kan ta resten av dagen ledigt blir förmiddagsfikat inte lika viktigt. Då kanske du rent av jobbar fyra timmar i sträck, utan att ens vicka på fötterna. Känns det igen?

Ford drog ned arbetstiden och rullade ut fler bilar

Det är ingen ny idé att kortare arbetsdagar ökar produktiviteten. Henry Ford kom fram till det redan på 1920-talet då han upptäckte att produktiviteten i hans bilfabriker sjönk när de anställda arbetade mer än 40 timmar i veckan. 1926 införde han därför femdagarsveckor med en reglerad arbetstid på 40 timmar, utan att minska arbetarnas löner. Många följde Fords exempel. Ekonomen John Maynard Keynes förutsåg några år senare att vi idag bara skulle arbeta 15 timmar i veckan. Istället lever vi kvar i Fords 40-timmarsveckor. Kanske det är dags att lyssna på Keynes och ta nästa steg?

Nyzeeländska förvaltningsbolaget Perpetual Guardian provade i åtta veckor att klippa ned arbetsveckan från fem till fyra dagar för alla 240 anställda. Resultaten var överväldigande. Produktionen liksom vinsten ökade. Samtidigt ökade medarbetarnas engagemang med 40 % liksom deras förtroende för cheferna. Även stressnivåerna sjönk och balansen mellan fritid och jobb harmoniserades. Fyradagarsveckan permanentades.

Det svenska SEO-företaget Brath, med 20-talet medarbetare, införde sextimmarsdagar i samband med att företaget startades. Ägarna tror inte att någon kan vara produktiv och kreativ åtta timmar om dagen. Dessutom ser de 30-timmarsveckan som ett sätt att öka bolagets attraktionskraft för IT-talangerna. Hittills har strategin levererat och Braths omsättning har dubblerats varje år. Även Microsoft har nyligen testat fyradagarsveckor för sina 2 280 anställda i Japan. Produktiviteten ökade 40 % under testperioden.

Det räcker förstås inte att bara ta bort en arbetsdag och låta medarbetarna själva lösa pusslet att hinna med allt som tidigare gjordes på fem dagar. De behöver ledning, stöd och verktyg. Här ger vi dig några grundläggande tips om du skapar en bra struktur för mer produktiva arbetsdagar.

Strukturera, organisera och prioritera

Den garanterat viktigaste åtgärden för att bli mer produktiv är att skapa bra rutiner och stöd för planering. Rutiner tar tid att nöta in, men det kan underlättas med enkla instruktioner och policyregler. Du kan till exempel göra videos och lathundar på intranätet som beskriver hur man bäst planerar en arbetsdag och projekt. Ett intranät byggt på Omnia, Office 365 och andra applikationer som Planner och Trello erbjuder många fiffiga stödfunktioner som förenklar planeringen av dagar, projekt och uppgifter.

Trello och Planner integreras enkelt i intranätet och ger möjlighet att effektivt organisera projekt samt tilldela och prioritera uppgifter, dela filer, diskutera och få notifieringar om allt som händer. I program som dessa kan påminnelser ställas in som säkerställer att rätt saker görs i rätt tid och att ingenting glöms bort. Medarbetarnas personliga dagar kan också med fördel struktureras med appar som Microsofts To Do, vilken är synkroniserad med uppgiftshanteringen i Outlook. Här kan hela livet planeras. Appen erbjuder också möjlighet att väva in e-postmeddelanden, kalenderbokningar och filer i To Do-listorna samt dela listor och påminnelser med andra.

För att minska privatsurfandet på arbetstid kan dina medarbetare uppmuntras att lägga in kalenderaktiviteter av privat natur under vissa tider på arbetsdagen. Har du avsatt 10-15 minuter ett visst klockslag till att uppdatera dig på sociala medier eller ringa privatsamtal, så blir både arbetet och privatfixandet mer fokuserat och effektivt. Det blir helt enkelt svårare att titt som tätt dumsurfa när arbetsgivaren sanktionerat privata aktiviteter en viss tid på dagen.

Digitalisera för effektivare samarbeten

Med risk att slå in vidöppna dörrar, vill vi tipsa om några enkla åtgärder för effektivare samarbete. På Perpetual Guardian och andra arbetsplatser med strategisk arbetstidsförkortning har striktare regler för arbetsmöten och mejlhantering införts. Till exempel är internmöten längre än 30 minuter ovanliga på Perpetual Guardian. Genom att helighålla mötets start- och sluttid och kräva att alla kommer pålästa och förberedda maximeras möteseffektiviteten. I vissa organisationer uppmuntras medarbetarna att ha stående eller gående möten för att stimulera hälsa, kreativitet och effektivitet. Har du sett någon av de amerikanska tv-serierna om Vita huset, som Designated Survivor, House of Cards eller The West Wing, vet du hur ett supereffektivt gående möte ser ut.

Andra knep för att skapa effektivare samarbete är givetvis att utnyttja den digitala arbetsplatsen fullt ut. Att göra onlinemöten i t.ex. Microsoft Teams, Skype eller Google Hangouts till standard för både interna och externa möten förbättrar inte bara möteseffektiviteten. Det skapar även mer resultatorienterade möten som är lättare att följa upp då dokument, protokoll och anteckningar, diskussioner med mera finns kvar i molnet efter mötets slut. Mötesdeltagarna kan gå tillbaka till mötets arbetsyta och hämta den senaste versionen av ett visst dokument och fräscha upp minnet om det som beslutades på mötet. Man kan också komplettera med ny information till mötesdeltagarna eller ge feedback på andra deltagares bidrag.

En arbetsplats som förordar onlinebaserade möten ger också medarbetarna större flexibilitet att kunna arbeta var och när det passar dem bäst. På kontoret, hos kunden, hemma i köket, i fritidshuset eller på tåget. Livet blir enklare och arbetet mer effektivt och inspirerande när flexibiliteten ökar. För optimal flexibilitet gäller det dock att ha ett mobilanpassat intranät med full funktionalitet.

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig