Optimalt intranät för företag och organisationer

Oavsett om din organisation är verksam inom näringslivet eller den offentliga sektorn eller om den är liten eller stor så blir den garanterat mer framgångsrik med ett intranät. Framgången är i hög grad beroende av i vilken omfattning intranätet anpassats till verksamhetens förutsättningar och behov. Till exempel är det stora skillnader mellan behoven i en liten konsultverksamhet och en kommun. Här går vi igenom vad du bör tänka på för din specifika verksamhet.

Intranät för små och stora företag, skolor, kommuner, myndigheter, vårdaktörer, butiker, serviceorganisationer med flera verksamheter ser väldigt olika ut. Till exempel har en liten hantverksfirma andra behov av digitala arbets- och kommunikationsverktyg jämfört med en skola. Hantverkarna behöver förmodligen inte koppla på ett extranät för att externa parter ska kunna logga in och registrera ärenden eller ta del av verksamhetskritisk information. Det måste däremot en skola göra för att bland annat kunna erbjuda föräldrar åtkomst till scheman, frånvarohantering med mera.

Trots olikheterna finns det många användarbehov och funktionskrav som är gemensamma för alla typer av verksamheter. Till exempel vill i stort sett alla kunna distribuera nyheter och annan intern information som når hela organisationen på ett effektivt sätt. De flesta verksamheter har också behov av att underlätta medarbetarnas åtkomst och självservice av allt som rör anställningen. Samarbetsytor, delade kalendrar och events, dokumenthantering samt integrerade kontorsprogram, kommunikations- och andra digitala arbetsverktyg är också tillämpliga för de flesta organisationer.

För att veta hur det optimala intranätet för ditt företag eller din organisation ska utformas måste du göra ett grundarbete i form av användarundersökningar, informations- och kommunikationsanalyser etc. Det finns inga genvägar eftersom varje verksamhet är unik. Lär dig mer om hur du stegvis går tillväga för att bygga bra intranät för företag och organisationer genom att läsa bloggserien Bygg en framgångsrik digital arbetsplats >>

Det finns däremot vissa behov och användarnyttor som, utöver de generella, är gemensamma för olika typer av verksamheter. Hur dessa bör beaktas beskriver vi nedan.

Intranät för stora företag

Det är svårt att dra en exakt linje mellan vad som i detta sammanhang definieras som ett stort respektive ett mindre företag. En skiljelinje kan vara när inte alla medarbetare ryms på morgonmötet längre. Ett till antalet medarbetare stort företag i en bransch kan dock betecknas som mindre i en annan. Det handlar bland annat om behovet och värdet av att strukturera information och processer samt att skapa effektivare lösningar för intern kommunikation och samarbete.

Gemensamt för stora företag är att de har svårare än mindre att hålla ihop organisationen, skapa enighet och engagemang samt att synliggöra och dela kunskap och kompetens. De har oftast mer komplexa behov av dokument- och ärendehantering, större informationsvolymer och fler samarbetsgrupper och projekt. Ett större företag löper också högre risk att isolera information i silon.

För att optimera förutsättningarna vid utveckling av intranät för stora företag bör du bland annat:

• Skapa tydliga och väl avgränsade personas för användarna. Detta för att lättare kunna strukturera, kategorisera, målgruppsanpassa och rikta allt innehåll till rätt medarbetare.
  
  
• Strukturera och tagga allt innehåll och alla nyheter utifrån vad som är gemensamt för hela företaget och vad som bara är relevant för olika enheter och användarkategorier. Med en bra personastruktur och ett vältaggat innehåll stärks dess relevans för medarbetarna, vilket ökar användningen av intranätet, engagemanget och delning av information och kunskap. Därmed blir det också lättare nå ut med nyheter, information och aktiviteter som binder samman organisationen och ökar innovations- och drivkraften mot gemensamma mål.
  
  
• Integrera eller bygga hela företagets dokumenthantering i intranätet. Genom att konsolidera all dokumenthantering i en gemensam välstrukturerad lösning på intranätet blir alla dokument och processer lättare att hitta, revidera och dela. Risken för dubbletter och utdaterad information kan i princip helt elimineras med rätt arkitektur och funktionalitet. Därmed ökar pålitligheten, säkerheten och kvaliteten i processer och beslutsgrundande information. Dessutom kan all verksamhetskritisk information på detta sätt göras tillgänglig via en gemensam plattform. Med en smart söktjänst kan användarna effektiv hitta all information i både filer och webbtexter kring ett visst ämne. Till exempel erbjuder Omnia en kraftfull söktjänst med flexibla sökfilter som gör det Googleenkelt att hitta relevant information i dokument, webbsidor, samarbetsytor, projekt, konversationer med mera.
  
  
• Skapa strukturerade, sökbara och fylliga användarprofiler för alla medarbetare för att optimera internt resursutnyttjande och underlätta delning av kunskap och kompetens. Med bra filtrerade söktjänster på intranätet blir all intern kompetens och kunskap synligare och mer lättåtkomlig på detta sätt.
  
  
• Tillämpa samarbets- och projektmallar för att säkerställa att samarbeten startas och drivs på ett enkelt, enhetligt och korrekt sätt och att applikationsmiljön inte blir för spretig. Läs mer om detta i bloggposten Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 4: Förenkla internt samarbete. 
  
  
• Tilldela publiceringsroller och automatisera innehållshanteringen. Med en strikt policy kring läs-, redigerings- och publiceringsrättigheter undviks informationsanarki och osäkerhet kring vad man får göra i den digitala arbetsplatsen. Och genom att automatisera distribution och rensning av information hålls flödet jämnt och arbetsplatsen städad.

Intranät för småföretag

För ett mindre företag är kanske inte behovet av hålla alla informerade om vad som händer i företaget via intranätet och andra digitala kanaler lika angeläget som i ett större företag. Det kanske inte heller är lika viktigt för innovationskraften och sammanhållningen i ett mindre företag att medarbetarna använder intranätets forum och sociala medieverktyg för att diskutera saker. Inte om alla ses regelbundet och kan ha gemensamma möten. Många vittnar om att det är först när företaget växer ur konferensrummet som konversationerna, idéutvecklingen och mötena flyttas till intranätet.

Men precis som för ett större företag har även ett mindre stor nytta av att konsolidera, strukturera och förenkla åtkomsten till all relevant information och alla dokument. Vid utveckling av intranät för småföretag bör därför innehåll och dokument kategoriseras och taggas för att det ska gå snabbt och enkelt att hitta informationen. I likhet med stora organisationer vinner även mindre mycket på att tillämpa mallar för alla projekt så att allt samarbete följer samma struktur och med samma applikationer och lagringsplatser.

Intranät för kommuner

En kommuns behov liknar i många stycken ett större företags. Organisationen rymmer många yrkesroller och medarbetare inom många enheter. Behovet av samordning, konsolidering och strukturering av information, dokument, samarbeten och kompetens är stort, liksom att förenkla resursernas hittbarhet. Potentialen för ökad sammanhållning och engagemang samt produktivitets- och kvalitetsförbättringar är enorm med ett välstrukturerat, socialt och levande intranät för kommuner. En plattform där medarbetarna enkelt och snabbt kommer åt all verksamhetskritisk information, alla processer, alla samarbets- och kontorsverktyg och andra resurser via ett enda gränssnitt.

Det som särskiljer en kommun, liksom andra offentliga organisationer, är att verksamheten är skattefinansierad, publik och hårt reglerad. I om med detta är nyttan av lösningar som skapar ordning bland styrande dokument, kvalitetsprocesser och annan verksamhetskritisk information mycket stor. I och med bredden av arbetsområden och distansen mellan olika kommunala enheter och bolag fyller också intranätet en viktig uppgift att stärka gemenskapen och det interna varumärket.

För inspiration och handfasta tips om hur du bygger framgångsrika intranät för kommuner eller andra offentliga organisationer läs nedanstående kundcase:

• Sala kommun gör det lätt att hitta rätt med nytt intranät
• Kungsbacka stärker sin digitala arbetsplats med nytt välstädat intranät
• Partille kommun skapar ordning bland 1,6 miljoner dokument med nytt intranät.
• Malmö stad binder samman organisationen med Omnia.
• Omnia kan frigöra tid för vården på Åland.
• För bättre digitalt samarbete och dialog i Hillerøds kommun.
  
  

Intranät för butiker

Gemensamt för butiker är att de anställda ofta arbetar oregelbundet och med olika typer av anställningsformer. En del arbetar heltid, andra bara på helgerna. Konsekvensen av detta är att hela arbetsstyrkan sällan är samlad och att de som bara arbetar helg kanske aldrig träffar de som arbetar vardag. Detta gör att butiker har ett stort behov av att på olika sätt hålla ihop organisationen och underlätta åtkomsten till och hanteringen av allt som rör anställningen. Personalen är också oftast ute i butiken och har varken tid eller möjlighet att logga in på intranätet via egen dator på arbetsplatsen. För dem är ett mobilanpassat gränssnitt helt avgörande för intranätets framgång.

För att optimera förutsättningarna vid utveckling av intranät för butiker bör du bland annat:

• Skapa ett lättillgängligt mobilt gränssnitt via responsiv design och/eller en mobilapp. Med Omnia får du ett responsivt intranät per automatik och kan även koppla på Omnias mobilapp för att bättre styra den mobila upplevelsen.
  
  
• Skapa en struktur för ett regelbundet nyhetsflöde så att alla hålls informerade om allt som händer inom verksamheten. Om möjligt aktivera också notifieringar i mobilappen.
  
  
• Möjliggöra delning av information och konversationer på intranätet för att stärka engagemanget och sammanhållningen och effektivisera byten av arbetspass med mera.
  
  

Läs ICA växer starkare samman i Omnia och Axfood lanserar nytt intranät baserat på Office 365 och Omnia om du är nyfiken på hur dessa butikskedjor format sina koncernövergripande intranät.