Skapa ett framgångsrikt kvalitetsledningssystem i Microsoft 365 utifrån sex grundregler

Ett kvalitetsledningssystems viktigaste funktion är att stödja organisationens arbetssätt och processer så att kunderna blir nöjda och lönsamheten stärks. I den här bloggposten beskrivs sex grundregler för att skapa ett framgångsrikt kvalitetsledningssystem i Omnia och Microsoft 365.

De flesta av oss har nog köpt en och annan produkt eller tjänst som inte levt upp till förväntningarna. Du kanske själv har köpt en defekt soffa, en högljudd kyl, träningsskor som gått söder vid första träningspasset eller blivit sjuk efter ett restaurangbesök? När det hände blev du garanterat besviken och framförde kanske ditt missnöje till butiken eller restaurangen.

Troligen berättade du om dina dåliga erfarenheter för familj och vänner, och om det skett efter de sociala mediernas intåg har du säkert ventilerat din frustration där också… Detta demonstrerar tydligt behovet av ett kvalitetsledningssystem. Alla verksamheter behöver en lösning för att fånga upp och åtgärda brister i produktion, logistik, kundservice eller någon annan process innan det påverkar varumärke, försäljning och lönsamhet negativt.

Genom att införa ett välstrukturerat system för kvalitetshantering kan du säkerställa att kunderna får den kvalitet som de förväntar sig och förtjänar. Dessutom bidrar ett ledningssystem oftast till att kostnader för brister och fel minskar, att kunder och medarbetare blir nöjdare, att verksamheten blir mer skalbar och att lönsamheten ökar.

Många oroar sig säkert över arbetet och kostnaden att skapa och införa ett kvalitetsledningssystem, men det behöver inte vara särskilt svårt, tidskrävande eller dyrt. Här beskriver vi hur ni med hjälp av Microsoft 365 och Omnia kan skapa ett robust, modernt och kostnadseffektivt ledningssystem som kommer att öka lönsamheten och göra kunderna ännu nöjdare.

Om du vill veta mer om detta kan du även delta i webbinariet Utveckla verksamheten med ett ledningssystem i Microsoft 365 och SharePoint.

1. Visualisera processer för skarpare kundfokus

Ett kvalitetsledningssystem utgår ifrån kundernas behov. Det ska bland annat stödja er i arbetet med att identifiera specifika kundbehov och omvandla prospekts till (återkommande) nöjda kunder.

De flesta organisationer gör detta genom att definiera och visualisera affärsprocesserna och ge medarbetarna tydliga instruktioner kring hur produktions-, leverans- och kundprocesserna utförs. De visualiserade processerna ska ge en tydlig överblick av hur verksamheten är strukturerad, hur processerna är länkade och hur verksamheten levererar kundnytta.

Kvalitetsledningssystemet måste därför kunna stödja samtliga delar i detta arbete. Det vill säga att erbjuda stöd för att definiera och visualisera alla processer från hur produkter och tjänster utvecklas, produceras, marknadsförs, säljs, levereras och hanteras genom hela livscykeln. Detta inkluderar processer som bemanning, kompetensutveckling, finansiering och support med mera.

När processerna ska definieras bör alla relaterade aktiviteter och material inkluderas och kopplas till respektive process, som till exempel styrdokument, mallar, instruktioner och utbildningsresurser. Detta för att göra det så enkelt som möjligt för medarbetarna att förstå hur processerna fungerar och säkerställa att de utförs på rätt sätt.

 

Bild 1. Visualisera processerna för att visa organisationen hur de fungerar och ska utföras.

 

2. Utveckla en robust förvaltningsmodell för hög pålitlighet

För att medarbetarna ska kunna lita på informationen i ledningssystemet krävs det lösningar som säkerställer att innehållet är korrekt och att det uppdateras regelbundet och i rätt tid. Med en effektiv och robust förvaltningsmodell, som innehåller riktlinjer för hur processer, styrdokument, webbsidor etc. livscykelhanteras, kan du uppnå hög pålitlighet i systemet. Förvaltningsmodellen bör också inkludera mallar, säkerhetsfunktioner, arkiveringsrutiner, gransknings- och godkännandeprocedurer.

Omnia innehåller kraftfulla förvaltningsfunktioner som gör det enkelt att skapa, införa och underhålla en anpassad förvaltningsmodell. Ni kan bland annat skapa riktlinjer och processer för åtkomst, godkännande, granskning, revidering, arkivering samt radering av dokument och annat innehåll i linje med lagar och interna regler. Omnia erbjuder också stöd för att spåra och se historiken bakom allt innehåll, från skapande till arkivering och radering. Det gör det möjligt att till exempel se alla händelser kopplade till ett specifikt dokument flera år efter att dokumentet raderats.

Bild 2. Skapa riktlinjer och processer som säkerställer pålitlig information med hög kvalitet.

 

3. Odla en kvalitetsdriven organisationskultur

Att hålla efter och förbättra kvaliteten handlar inte bara om att införa systemstöd för strukturerad hantering av processer och riktlinjer. Lösningen måste också stödja kompetensutveckling och skapandet av en kvalitetsdriven organisationskultur. Till exempel kan systemet erbjuda utbildningsresurser, praktikfall och guider som vässar medarbetarnas kompetens och stärker organisationens motivation att prioritera kvaliteten.

I Omnia kan ni skapa ett utbildningsnav som erbjuder både klassrums- och onlinebaserad undervisning samt videos och mikrokurser som användarna kan genomföra när det passar dem. Steg-för-steg-baserade mikrokurser kan till exempel skapas med texter, bilder, videos med mera för att hjälpa medarbetarna att snabbt lära sig nya arbetssätt.

Utbildningsnavet kan också innehålla checklistor, FAQ:s och möjligheter för användarna att betygsätta de olika utbildningsresurserna. Det ger er bättre kunskap om vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras för att hålla kompetensutvecklingen, och därmed kvaliteten, på hög nivå.

Bild 3. Stärk medarbetarnas kunskaper och kvalitetsfokus med bland annat mikrokurser.

 

4. Skapa framgångsrika projekt med strukturerad portföljhantering

I många och framför allt projektdrivna organisationer är verksamhetens lönsamhet ofta starkt knuten till hur väl projekten organiseras och styrs. Det handlar både om att effektivt hantera pågående projekt och att säkerställa att alla projekt drivs i linje med organisationens övergripande strategier.

I dessa organisationer är möjligheten att utforma och förvalta projektmodeller i ledningssystemet av yttersta vikt. Det är också viktigt att lösningar och analysmodeller för att kunna följa upp projektens resultat och bidrag till organisationens strategiska mål inkluderas.

Omnia erbjuder kraftfullt stöd för att bland annat skapa välstrukturerade projektmodeller, liksom mallar för anpassade samarbeten och projekt i Microsoft Teams. Nya projekt kan därmed enkelt skapas med fördefinierade strukturer, verktyg och funktioner för planering, genomförande och uppföljning. Ett samarbete kan till exempel innehålla anpassade dokumentmallar och lösningar för att skapa och följa upp arbetsuppgifter, dela information och visuellt presentera projektets utveckling.

Bild 4. Effektivt samarbete med strukturerad projektmodell i Microsoft Teams.

5. Bygg in stöd för kontinuerlig förbättring

Att skapa kontinuerliga förbättringar handlar till stor del om att införliva värderingar och en strävan att alltid försöka lösa uppgifter på ett bättre sätt i verksamheten. Drivkraften och viljan att identifiera brister och ineffektiva processer måste ingjutas i hela organisationen – från VD till frontpersonal – och omfatta allt från rutiner för avfallshantering till affärsstrategier. När en kvalitetsdriven organisationskultur grundats kommer förbättringar att ske inom de flesta områden, vilket i förlängningen leder till ökad lönsamhet.

Det finns många sätt att hantera förbättringar på i ett ledningssystem. Ur användarsynpunkt bör det vara enkelt att lämna förbättringsförslag, samarbeta och se hur olika initiativ utvecklas. På ett övergripande plan behövs processer och lösningar som gör det möjligt att snabbt utvärdera, prioritera, korrigera och följa upp alla förslag och aktiviteter.

Bild 5. Gör det enkelt för medarbetarna att föreslå förbättringar.

Omnia erbjuder bra stöd för att hantera organisationens förbättringsarbete, med möjlighet att driva enskilda förbättringsprocesser i Microsoft Teams. Plattformen innehåller bland annat funktioner för att lämna förslag samt skapa enskilda aktiviteter, instruktioner, checklistor med mera. Processägarna kan enkelt samordna alla aktiviteter kring ett förbättringsinitiativ och resultaten kan presenteras med hjälp av olika nyckeltal och rapporter i det Omniabaserade ledningssystemet.

6. Involvera och engagera hela organisationen

Innan ni fått ert nya kvalitetsledningssystem körklart behöver ni fundera på hur lösningen ska nå ut till och engagera alla medarbetare. Det kan vara en knepig uppgift. Inte minst om personalstyrkan är väldigt blandad med människor som arbetar på kontor, ute på fältet, i fabriker och hemifrån samt om deras anställningsvillkor och arbetsverktyg varierar mycket. Vissa medarbetare kanske saknar dator och andra typer av digitala arbetsverktyg. En del, som frontpersonalen, kanske inte ens har eget Microsoft 365-konto.

Med Omnia kan ni dock säkerställa att lösningen kan erbjudas till och nås av hela organisationen. Till exempel erbjuder Omnia stöd för hantering av användare utan AD-konto eller Microsoft 365-licens, inklusive hantering av kontolivscykler, on-/offboardprocesser samt decentraliserat ägande och administration.

Omnia stöder AD- och Kaizala-konton, och självklart kan Omnias inbyggda användarkonton tillämpas. Användarna kan också logga in med hjälp av tredjepartsbaserade autentiseringslösningar som Facebook och Google. De kan också använda en pinkodsbaserad lösning, vilket innebär att Omnia skickar en pinkod till användarens mobiltelefon. Oavsett autentiseringsmetod kan användarna logga in i Omnia även om de saknar en Microsoft 365-licens.

Dessutom kan QR-koder användas för att värva och underlätta för frontpersonal att komma igång med Omniaappen. QR-koderna kan till exempel publiceras på intranätet, på informationsskärmar eller på anslagstavlor för att göra det så enkelt som möjligt för medarbetarna att ladda ned appen och börja använda ledningssystemet.

Bild 6. Erbjud åtkomst via alla relevanta kanaler och enheter, från mobiler till informationsskärmar.

När Omnia och Microsoft 365 används för att skapa ett modernt kvalitetsledningssystem realiseras en mängd fördelar. Medarbetarna kommer att kunna delta i och bidra till förbättringsarbetet på ett enkelt och strukturerat sätt. De kommer att kunna ta del av utbildningsresurser och styrdokument, samarbeta kring olika projekt och lämna förbättringsförslag med mera. Allt detta kan utföras via olika lösningar och användargränssnitt som webbläsare, Microsoft Teams eller Omnias och Teams mobilappar samt via gemensamma informationsskärmar.

När ledningssystemet görs tillgängligt i alla relevanta kanaler och enheter får ni en heltäckande plattform för att skapa kontinuerliga förbättringar och en kvalitetsdriven organisationskultur.

Lär dig mer om Microsoft 365-baserade kvalitetsledningssystem

Med hjälp av ett kvalitetsledningssystem kan ni säkerställa att era produkter och tjänster lever upp till eller till och med överträffar kundernas kvalitetskrav och gör dem nöjda. Att nå dit behöver varken vara särskilt svårt, tidskrävande eller kostsamt.

Välkommen att delta i vårt webbinarium om hur ni kan utveckla ett ledningssystem i Microsoft 365 och Omnia och hur plattformen kan hjälpa er att etablera en mer kvalitetsfokuserad verksamhet .