Pulsen vässar målstyrningen och sin digitala arbetsplats med nytt intranät

Techbolaget Pulsen har konsoliderat och förbättrat sin digitala arbetsplats med ett nytt Omniabaserat intranät och dokumenthanteringssystem. Den nya plattformen har bland annat ökat tillgängligheten till intern information och medarbetarnas flexibilitet och mobilitet. Det nya intranätets lättillgänglighet, transparens och struktur har också öppnat upp för ökad målstyrning.

– Vår nya molnbaserade digitala arbetsplats erbjuder betydligt bättre tillgänglighet, tydlighet, överblick och struktur jämfört med tidigare. Det har till exempel blivit mycket enklare för medarbetare som ofta arbetar utanför kontoret att kommunicera internt och komma åt interna resurser och dokument. Internkommunikationen är nu också mer sammanhållen och resultatorienterad, säger Jonas Toftefors, Chief Digital Officer på Pulsen.

Ny plattform för enhetlig kommunikation

Pulsenkoncernen är i grunden ett teknikbolag, men bedriver även verksamheter inom bland annat fastighets-, kapital-, restaurang- och konferensbranschen. Koncernen består av 12 bolag med totalt 1300 anställda. Verksamhetens omfattning och diversifiering ger Pulsen anledning att skapa en kommunikationsplattform som både håller ihop koncernen och ger varje bolag möjlighet att forma sin egen kommunikation.

Fram till årsskiftet 2019/2020 bestod Pulsens plattform för internkommunikation av dels ett egenutvecklat Sharepointbaserat intranät, dels av olika kommunikationsverktyg som Teams och Yammer. Plattformen var spretig och intranätet hade blivit ålderdomligt och kostsamt att uppdatera. Pulsen behövde en enklare, standardiserad, molnbaserad och mer sammanhållen kommunikationsplattform. Valet föll på Omnia.

– Vår interna kommunikationsplattform hängde till slut inte med eller ihop. Intranätet var omodernt och oattraktivt. Teams och Yammer, som vi använt i delar av koncernen under några år, fungerade bra men skapade tillsammans med intranätet tre isolerade kommunikationsöar. Det blev svårt för medarbetarna att hålla ihop kommunikationen och hitta information och konversationer. Intranätet var baserat på lokala servrar och krävde VPN-anslutning utanför kontoren, vilket gjorde det krångligt för medarbetare på fältet att koppla upp sig. Vi ville få till en bättre och smidigare mobil upplevelse, integrera nya e-tjänster i intranätet och på ett enkelt sätt skapa bolagsspecifika undersajter. Omnia mötte vår kravbild på ett utmärkt sätt, förklarar Jonas.

Pulsens nya digitala arbetsplats och intranät lanserades i början av 2020. Idag är alla tjänster för självservice, intern kommunikation och samarbete tillgängliga via en gemensam plattform och vy. Exempelvis kommer användarna åt Teams och Yammer via intranätet och vice versa och nya e-tjänster lanseras kontinuerligt. De kan också logga in på och använda intranätet och alla dess resurser lika enkelt på kontoret som utanför.

– Den nya plattformen har gjort det möjligt för oss att utveckla och integrera nya Power Apps- och Sharepointbaserade e-tjänster på ett effektivt sätt i intranätet. Vi har bland tagit fram tjänster för behörighetsaccess, beställning av datorer, telefoner och inpasseringskort samt olika bokningstjänster. Organisationen uppskattar verkligen uppgraderingen av intranätet och vår digitala arbetsplats, den ökade tillgängligheten och det moderna gränssnittet, framhåller Jonas.

Ny dokumenthantering ger högre pålitlighet och kontroll

En ny Omniabaserad dokumenthanteringslösning har också integrerats i Pulsens nya digitala arbetsplats. Lösningen är en viktig delkomponent i företagets arbete med att skapa mer ordning och reda bland dokumenten, bättre efterlevnad av standarder och certifikat samt högre säkerhet och pålitlighet.

– Med den nya dokumenthanteringen kan vi säkerställa att rätt version av dokument används eller uppdateras och att medarbetarna använder rätt mall för olika dokumenttyper. Det ger oss möjlighet att upprätthålla samma struktur och utseende på all information och gör det enkelt för medarbetaren att göra rätt. Dessutom ökar informationens pålitlighet och trovärdighet eftersom användarna nu kan lita på att ett dokument är skapat av rätt person, med rätt mall och att det är den senaste och enda versionen, understryker Jonas.

Med stöd av Omnias dokumenthanterings- och kvalitetsledningssystem (QMS) utvecklar Pulsen även ett nytt verksamhets- och ledningssystem som fungerar sömlöst med dokumenthanteringen och övriga intranätet.

– När ledningssystemet är på plats kommer det att utgöra en grundstolpe i vår verksamhet och garantera att våra processtandarder och certifieringar efterlevs korrekt och uppdateras i tid. Det ökar tryggheten, kvaliteten och säkerheten i allt arbete, konstaterar Jonas.

Bättre insikt och resultatfokus med tydligare kommunikation

Förutom att varje bolag har möjlighet till egna undersajter så är all information är roll- och målgruppsanpassad i Pulsens intranät. Det gör det mycket enklare för medarbetarna att filtrera fram viktig och relevant information.

– Den förbättrade informationsstyrningen, den ökade tillgängligheten och de anpassade gruppkalendrarna vi har på intranätets startsida innebär att hela organisationen är mer uppdaterad om allt som händer idag. Det har också resulterat i att vi nu kan arbeta mer aktivt med målstyrning och mätbara mål som alla tar del av och följer upp. På sikt leder det till ett ökat engagemang på bred front, tror Jonas.