ICA växer starkare samman i Omnia

Med ett nytt koncerngemensamt och Omniabaserat intranät förbättrar ICA internkommunikationen över bolagsgränserna. Den nya plattformen ger ICA bättre möjligheter att stimulera internt samarbete och kunskapsdelning samt stärka koncernens gemensamma företagskultur, stolthet och målinriktning.

– Med Omnia har vi för första gången skapat en samlad ingång till både gemensam och bolagsunik internkommunikation för hela ICA-koncernen. Det nya intranätet ger oss möjlighet att öka samarbetet och kommunikationen mellan de olika bolagen och affärsdivisionerna. Detta kommer att stimulera synergi- och innovationskraften inom koncernen och även stärka gemenskapen, samsynen och vidareutvecklingen av gemensamma mål och vår företagskultur. Lösningen gör det också enklare för oss att nå ut med information till hela organisationen. Den underlättar också det dagliga arbetet för medarbetarna då plattformen erbjuder en personligt anpassad navigations- och informationsstruktur med full integration mot Microsoft 365, säger Andreas Keymer, Chef för Group Functions IT på ICA Gruppen.

Gemensam plattform för bättre internkommunikation

Med cirka 1 300 butiker och en marknadsandel på cirka 36 procent är ICA Sverige den ledande dagligvaruaktören i Sverige. Det är den del av ICA som varenda svensk känner till. Koncernen ICA är dock större och innehåller, förutom ICA Sverige, även bolagen Rimi Baltic, Apotek Hjärtat, ICA Fastigheter, ICA Banken och ICA Försäkring. Under 2020 omsatte hela koncernen 126 miljarder kronor och hade cirka 23 000 medarbetare. Omkring 10 500 arbetar inom Rimi Baltics verksamhet i Baltikum. Sett till hela verksamheten, inklusive bland annat handlarägda butiker, arbetar cirka 50 000 personer inom ICA.

ICA Gruppen hade tidigare ett decentraliserat och fragmenterat intranät där kommunikationen var avgränsad inom respektive bolag. Ledningen ville därför integrera kommunikationen och skapa en enhetlig, transparent och gemensam kommunikations- och samarbetsplattform för hela koncernen. Detta för att öka det interna samarbetet och kommunikationen samt skapa ett mer enat och starkare ICA.

Andreas Keymer och hans team genomförde en djupgående analys för att ta reda på verksamhetens behov och krav på en ny intranätplattform och vilka standardlösningar som bäst matchade detta. De kom bland annat fram till att intranätet behövde finnas lättillgängligt utifrån användarnas arbetssituation och systemvana. Ett annat grundkrav var att plattformen skulle vara enkel att integrera med Microsoft 365, som tidigare etablerats som ICA:s primära samarbets- och skrivbordsverktyg.

– Omnia framstod som den mest lämpliga plattformen. Lösningens höga prestanda, snabbhet, smidiga integration med Microsoft 365 och Sharepointbaserad out-of-the-box-lösning var några av de saker som vi fastnade för. Omnia erbjuder också bra integration med Teams, som under senare tid blivit vår huvudsakliga samarbetsplattform. Förutom att intranätet utgör medarbetarnas startsida i Chrome är det också integrerat som en app i Teams, vilket gör det väldigt lättillgängligt för användarna, konstaterar Andreas.

Medvetenhet, förändringsvilja och piloter avgörande för framgång

Omfattningen på förändringen kräver ett metodiskt och verksamhetsomgripande förändringsarbete, vilket bland annat skett utifrån en modell som kallas Adkar. Inom ramen för detta arbete har flertalet användarundersökningar och informationskampanjer genomförts.

– Vi har bland annat arbetat mycket med att skapa medvetenhet om behovet av förändring i organisationen och en vilja att förändras. För att nå ut till och få alla användargruppers respons har vi genom hela projektet haft en styrgrupp med representanter från ledningen samt referens- och pilotgrupper som ringar in hela ICA, förklarar förändringsledaren Malin Nyman.

Både Malin och Andreas vittnar om att den största utmaningen i förändrings- och införandeprojektet varit att få bolagen och beslutsfattarna att enas om intranätets innehåll och att få organisationen med på resan. Till följd av organisationens och projektets storlek samt förändringens komplexitet lanserades det nya intranätet Worknet först ett år efter projektets start, den 1 oktober 2020. Utrullningen sker successivt och föregås av flera pilotlanseringar.

– Vi har haft flera pilotstudier där olika användargrupper fått testa intranätet och svara på frågor. Till exempel lät vi ett trettiotal användare, som representerar olika avdelningar och roller på respektive bolag, testa den första versionen av intranätet utan någon introduktion eller utbildning. På det sättet kunde vi se hur användarvänligt intranätet var och observera deras spontanintryck på ett genuint sätt, förklarar Malin.

Bland övriga aktiviteter för att skapa medvetenhet, förståelse och förändringsvilja har ICA tagit fram ett antal demofilmer för cheferna inför lanseringen, med syfte att göra dem till ambassadörer av det nya intranätet. Demofilmer riktade till HR-team, kommunikatörer och redaktörer har också producerats. Som kvitto på projektets framgång gav användarna betyget 8 av 10 på frågan vad de tycker om det nya intranätet bara två veckor efter första lanseringen.

– Att förankra förändringen i organisationen, i god tid innan lanseringen, med hjälp av bland annat styr- och referensgrupperna, piloterna och demofilmerna har varit avgörande för införandets framgång, framhåller Malin.

Stärkt gemenskap och engagemang

Några av huvudmålen med det nya intranätet är att öka digitaliseringen och fasa ut ineffektiva kanaler samt stärka företagskulturen, medarbetarstoltheten och gemenskapen över bolagsgränserna. För att ytterligare stimulera sociala konversationer överväger ICA att öka intranätets integration med Yammer.

– Den nya lösningen hjälper oss att avveckla pappersbaserade och andra ineffektiva kanaler som anslagstavlor med mera. Även internmejlen minskar kraftigt. Den personliga användarupplevelsen i Worknet samt enkelheten att hitta information och de koncerngemensamma kommunikations- och samarbetsytorna kommer också att stärka engagemanget och företagskulturen. Vi ser just nu över möjligheten att öka integrationen mot Yammer för att uppmuntra till mer social kommunikation. Precis som Teams skulle även Yammer kunna vara en ingång till intranätet, poängterar Andreas.