NCC Property Development hanterar hela verksamhetsstyrningen via en Omniavy

NCC Property Development har infört ett integrerat Omnia- och Sharepointbaserat lednings-, dokument- och projekthanteringssystem. Lösningen innebär att alla funktioner som krävs för verksamhetsstyrningen nås via en gemensam vy på ett kontrollerat och enkelt sätt. Förutom bättre ordning och reda leder systemet till tydligare processer och högre effektivitet.

– Med Omnia och Sharepoint har vi lyckats skapa ett helintegrerat lednings-, dokument- och projekthanteringssystem. Lösningen är även integrerad med Microsoft 365, vilket gör det betydligare enklare för användarna att skapa och hantera projekt och dokument. Alla verktyg, instruktioner, mallar och andra resurser som behövs för projekten och kvalitetsledningen finns nu samlade på ett enda ställe. Det skapar stora effektivitetsvinster och säkerställer korrekt hantering och uppföljning av processer och dokument, säger Martin Sandén, Head of Operational Development and Sustainability på NCC Property Development Nordic.

Verksamhetsstyrning för hållbar fastighetsutveckling

NCC Property Development är ett affärsområde inom NCC-koncernen som utvecklar och säljer kommersiella fastigheter i Norden med fokus på hållbara kontors-, handels- och logistikfastigheter. Divisionen omsatte drygt 2,7 miljarder SEK under 2020 och har omkring 110 medarbetare.

Fram till hösten 2018 hade NCC Property Development ett Qualiware-baserat kvalitetsledningssystem. Lösningen var ett renodlat ledningssystem som inte visade hela bilden av process- och projekthanteringen eller erbjöd åtkomst till alla nödvändiga processverktyg. Systemet var dessutom föråldrat och i behov av uppdatering. NCC behövde även modernisera sin projekt- och dokumenthantering och ville därför skapa en helintegrerad lösning för verksamhetsstyrningen, projekt- och dokumenthanteringen. Valet föll på Omnia för verksamhetsstyrningen med integration mot en ny lösning för dokumenthantering, utvecklad i Omnia. Den nya plattformen, som även inkluderar ett nytt egenutvecklat och Sharepoint-baserat projekthanteringssystem, lanserades i oktober 2018.

– Vi ville skapa en lösning där vi kan hantera alla processer med samma verktyg i en gemensam vy, det vill säga allt från kvalitetssäkring av processer till dokument- och projekthantering. Vi tittade på flera produkter och övervägde även att utveckla lösningen själva eftersom vi vill kunna forma den efter våra unika behov. Med Omnia såg vi att vi kunde få en framtidsorienterad och flexibel standardplattform som vi enkelt kan anpassa. En annan fördel med Omnia var plattformens smidiga integration med Microsoft 365, förklarar Martin och tillägger:

– Lösningen ger användarna snabb och enkel åtkomst till processer, dokument, mallar och projekt samt Microsoft 365:s verktygslåda i ett och samma system. Det underlättar och effektiviserar användarnas arbete samt tydliggör våra processkrav, arbets- och informationsstrukturer.

Bättre ordning och reda

Omnia innehåller en grafisk och klickbar processtruktur som ger användarna möjlighet att klicka sig fram till olika processer. Varje processteg är sedan kopplat till styrande dokument, mallar, processregler, en Sharepoint-baserad projektplats med mera.

– På det här sättet gör vi det inte bara enklare för användarna. Vi säkerställer också att alla processer utförs på rätt sätt och att rätt mallar och dokument används och sparas på rätt plats. Det innebär helt enkelt att vi får ökad spårbarhet och bättre ordning och reda bland processer och dokument samt högre efterlevnad av standarder och certifieringar. Dessutom ökar informationens pålitlighet och trovärdighet eftersom användarna nu kan lita på att ett dokument är skapat av rätt person, med rätt mall och att det är den senaste och enda versionen, understryker Martin.

Verksamhets- och ledningssystemet ger användarna möjlighet att klicka sig igenom en process för att snabbt och enkelt ta reda på hur en viss uppgift ska lösas och med vilka verktyg och resurser. Nya projekt skapas också med hjälp av projektmallar, vilket innebär att rätt dokumentmallar, instruktioner, verktyg och fillagringsplats automatiskt följer med in i projektsajten.

– Rent generellt har det blivit betydligt enklare för våra medarbetare att förstå, hantera, utföra och uppdatera olika processer och hitta information. Det spelar till exempel ingen roll om du är ny på jobbet eller har arbetat här länge. Vår helintegrerade lösning är så pass komplett, stringent och tydlig att det är svårt att göra fel, konstaterar Martin.

Kontinuerlig utbildning och uppföljning en framgångsfaktor

Trots att lösningen till stor del är självinstruerande behövs, enligt Martin, regelbunden användarutbildning för bästa resultat. Var sjätte månad görs en genomgång av lösningens funktioner, nyheter och förbättringar med användarna och en gång per år genomförs en fördjupad användarundersökning.

– Även om gränssnittet är enkelt och IT-mognaden är hög hos oss, så krävs regelbundna utbildningsinsatser om vi ska kunna dra nytta av lösningens fulla potential. Vi gör också kontinuerliga systemförbättringar, vilket måste läras ut för att användarna ska ta dem till sig på rätt sätt, framhåller Martin.