Partille kommun skapar ordning bland 1,6 miljoner dokument med nytt intranät

Partille kommun har med ett nytt Omniabaserat intranät stärkt den digitala arbetsplatsen med bättre verktyg för att hitta information, samarbeta och kommunicera internt. Den nya plattformen innebär också att kommunen rensar, strukturerar och effektiviserar hanteringen av sitt omfattande dokumentarkiv.

– Genom att migrera kommunens dokument till Omnia får vi effektivare hantering och bättre kontroll. Samtidigt har det blivit betydligt enklare för medarbetarna att hitta, redigera och samarbeta kring dokument. Det nya intranätet har en kraftigt förbättrad sökbarhet jämfört med tidigare. Ingen i organisationen frågar oss längre om var man hittar information. Gränssnittet och sökfiltren leder användarna snabbt i mål. Intranätet innehåller också mer relevant och aktuell information idag och det är lättare att hitta samarbetsytor. Detta har ökat användningen av intranätet och förbättrat internkommunikationen, säger Lovisa Åblad, Digital strateg på Partille kommun.

Smidig Microsoft 365-integration avgjorde plattformsbyte

I Partille kommun, som är en förortskommun i Storgöteborg, arbetar närmare 3000 personer. De flesta av dem arbetar inom vård, omsorg och utbildning. Kommunens verksamhet är uppdelad på fem förvaltningar: Bygg- och miljöförvaltningen, Kultur- och fritidsförvaltningen, Social- och arbetsförvaltningen, Utbildningsförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen. Dessutom finns kommunstyrelseförvaltningen där Lovisa och andra inom IT, ekonomi, HR, samhällsbyggnad och kommunikation arbetar på ett övergripande plan för hela kommunen.

Kommunen hade tidigare ett Episerverbaserat intranät, men när beslut togs om att införa Microsoft 365 behövde intranätplattformen uppgraderas.
– Vi behövde en plattform som erbjöd sömlös och effektiv integration med Microsoft 365. Omnia framstod som den smidigaste och bäst integrerade plattformen på marknaden, förklarar Lovisa.

Övergången från Episerver till Omnia skedde 2017, något år innan Lovisa började att arbeta på kommunen. När hon sedan tog över ansvaret för intranätprojektet och den digitala arbetsplatsen gjordes en ny översyn av informationshanteringen och den interna kommunikationen.

– Medarbetarna tyckte att det var svårt att hitta information, dokument och samarbetsytor i kommunens olika kanaler och system. De upplevde också att prestandan och tillgängligheten till olika verktyg i den digitala arbetsplatsen var otillfredsställande. Vi gjorde därför en ordentlig genomlysning av behoven och befintliga processer, lösningar och strukturer. Bland annat genomfördes en riskanalys av dokumenthanteringen för att se hur den fungerade och vilka bristerna var. Vi insåg att den befintliga systemlösningen krävde omtag och förnyelse, konstaterar Lovisa.

Analysen ledde fram till att kommunen beslöt att flytta stora delar av dokumenthanteringen till Omnia och att uppgradera intranätplattformen till den senaste Omniaversionen.

Lättare hitta relevant och pålitlig information

I samband med uppgraderingen av intranätplattformen gjorde kommunen stora strukturella, funktionella, navigations- och utseendemässiga förändringar av intranätet. Förändringarna föregicks av olika för- och användarstudier för att ta reda på vilken information som bör finnas på intranätet och hur medarbetarnas och chefernas användarbeteende och behov ser ut.

– Vi tog bland annat fram olika Personas för organisationens samtliga användarkategorier för att kunna målgruppsanpassa innehåll och funktioner rätt. En annan metod vi tillämpade var Top Ten Tasks som gick ut på att kartlägga vad användarna hittar respektive inte hittar på intranätet. Metoden tar fasta på användarnas arbetsuppgifter utifrån frågeställningen ”Vad förväntas jag utföra och vilken information behöver jag för att utföra dessa uppgifter?”. Arbetsmetodiken var mycket effektiv och vi fick fram bra och träffsäkra underlag för att skapa rätt struktur, gränssnitt och innehåll, framhåller Lovisa.

Det nya intranätet lanserades hösten 2020 och mottogs väl av organisationen. Intranätet upplevs idag som mycket fylligare, välstrukturerat, mer relevant och attraktivt och betydligt enklare att navigera och hitta i.

– En stor anledning till att användarna upplevde det svårt att hitta information tidigare var för att mycket fanns utanför intranätet, som till exempel information om din anställning. Nu finns istället all relevant information som medarbetarna behöver regelbundet på intranätet och med Omnias sökfilter går det snabbt att få fram det. Det blir också tydligare för varje medarbetare vad som är viktigt för just honom eller henne att ta del av då innehållet nu är målgruppsanpassat och riktat, poängterar Lovisa.

För att flytta dokumenthanteringen till Omnia har ett omfattande utrensnings-, kategoriserings- och strukturarbete påbörjats. Tidigare fanns 1,6 miljoner dokument och alla filer måste värderas, valideras, taggas och kopplas till rätt dokumentägare. Hittills har två av förvaltningarna flyttat alla sina dokument.

– Vi tar en förvaltning i taget. Det är ett tidskrävande arbete, men med en städad och välstrukturerad dokumenthantering spar vi tid och ökar produktiviteten och dokumentens pålitlighet, konstaterar Lovisa.