Revisorgruppen Danmark samlar revisorer och uppgraderar sin Handbok i Omnia

Revisorgruppen Danmark har byggt ett Omniabaserat intranät för att knyta samman Danmarks största nätverk av oberoende riksrevisorer. Medlemmarna använder intranätet både för kommunikation och som primär källa till tolkningar av juridisk information, bokföringsmodeller och riktlinjer för revision.

– Vårt nya intranät gör det mycket enklare för våra medlemmar att hitta dokument och webbsidor med relevant juridisk information, riktlinjer och andra resurser som de behöver i sitt dagliga arbete som revisorer. Lösningen ger oss också möjlighet att förbättra kommunikationen internt och mellan våra medlemmar, säger Lars Hjort Frederiksen, vd på Revisorgruppen Danmark.

Revisorernas primära informationskälla

Revisorgruppen Danmark (RGD) startades av 13 revisionsbyråer 1992 med syftet att skapa en medlemsdriven organisation som stöder riksrevisorer i deras arbete och i utvecklingen av deras professionella kvalitet. Genom att erbjuda utbildning, kvalitetsledningsverktyg och en omfattande kunskapsbank med information, riktlinjer, guider och modeller har RGD stor påverkan i medlemmarnas kompetens- och kvalitetsförbättringar.

RGD omfattar idag 25 medlemsföretag där sammanlagt 260 riksrevisorer och drygt 1500 assistenter, administratörer och andra anställda arbetar.

Organisationens tidigare intranät var en egenutvecklad lösning baserad på Sharepoint 2010. Lösningen var omodern och började bli svårt att hantera, uppdatera och publicera innehåll i. En av de viktigaste applikationerna i intranätet är ett informationsverktyg som RGD kallar för Handboken. Denna innehåller uppdaterad juridisk information, riktlinjer och regelverk kring revision och andra revisionsrelaterade dokument. Handboken var också i stort behov av en förbättring och modernisering.

I början på 2020 påbörjade RGD utvecklingen av en separat applikation för Handboken, i vilken innehållet lagrades i Azure. Efter en utvärdering kom ledningen fram till att det vore bättre och mer kostnadseffektivt att istället investera i en helt ny och standardiserad intranätplattform med integrerad dokumenthantering och lagring. En marknadsundersökning genomfördes varpå RGD beslöt att bygga ett nytt intranät och en ny version av Handboken i Omnia, vilket i princip innebar att två system konsoliderades till ett.

– Omnia var ett enkelt val. Det är en framtidsorienterad out-of-the-box-lösning som passade oss perfekt! De jämförbara lösningarna som vi undersökte krävde mer programmering för att realisera den funktionalitet vi ville skapa. Med Omnia har vi kunnat bygga både en ny version av Handboken och ett modernt intranät. Samtidigt har vi lyckats konsolidera lagringen av vår interna kommunikation, sidor och delade filer samt Handbokens information och kopplade dokument i en gemensam plattform. Det förenklar och effektiviserar hanteringen av lösningarna och leder till lägre kostnader, påpekar Lars.

Införandet av intranätet och utvecklingen av den nya Handboken påbörjades i maj 2020. Båda lösningarna var redo för driftsättning inom bara några få månader.

– Handboken är ett affärskritiskt verktyg för alla medlemmar. Den innehåller riktlinjer, praktikfall, bokförings- och redovisningsmodeller, juridiska tolkningar och andra resurser som de inte hittar någon annanstans lika snabbt och enkelt. Därför är Handboken många revisorers primära informationskälla. Den spar dem mycket tid och borgar för hög revisionskvalitet. Nu efter uppgraderingen har Handbokens medlemsnytta stärkts ytterligare. Dess design, struktur och sökfunktionalitet har förbättrats betydligt, vilket gör det enklare för medlemmarna att hitta relevant information och dokument, understryker Lars.

Bättre kommunikation och samarbete

En av de större utmaningarna med införandet har varit att migrera dokument och annan information till Omnia. Bara Handboken omfattar drygt 8000 kopplade dokument.

– Migreringen av innehållet från Azure och andra källor till Omnia har tagit mycket tid, men det har också varit en nyttig erfarenhet. Det gav oss möjlighet att ompröva och förbättra kategoriseringen och strukturen av Handbokens innehåll, vilket kraftigt förbättrat lösningens navigation och sökbarhet, förklarar Lars.

Målsättningen med det nya intranätet var att göra den mer attraktiv och användarvänlig samtidigt som det skulle bli enklare att publicera nytt innehåll och hantera lösningen.

– Med Omnia behöver vi inte längre planera eller oroa oss för framtida uppgraderingar, vilket är en stor lättnad. Plattformens användargränssnitt och designalternativ har gett oss möjlighet att lyfta intranätets utseende på ett enkelt sätt. Det har också blivit lättare att skapa sidor och annat innehåll samt att rikta och målgruppsanpassa innehåll. Dessa egenskaper, tillsammans med Omnias smarta nyhets- och forumsfunktioner, kommer att leda till bättre medlemskommunikation och internt samarbete, tror Lars.

Det nya intranätet lanserades nyligen till en pilotgrupp bestående av ett antal medlemsföretag. RGD planerar att efter utvärderingen från pilotlanseringen rulla ut lösningen successivt till sina medlemmar.

– På detta sätt kan vi stegvis fintrimma lösningen, istället för att behöva agera på en lång lista av saker som behöver åtgärdas om intranätet hade lanserats till alla medlemmar samtidigt. När lösningen är ordentligt på plats i hela organisationen och bland våra medlemmar tar vi nästa steg och tittar på olika strategier för att stärka vår internkommunikation på Omniaplattformen, konstaterar Lars.