WWF tar språnget från Google till Omnia för bättre informationsflöde och kommunikation

Världsnaturfonden WWF har växlat upp från ett Googlebaserat och egenutvecklat intranät till en Omnia- och Microsoft 365-baserad plattform. Uppgraderingen ger organisationen effektivare och mer transparent internkommunikation samt bättre tillgänglighet till och kontroll över all intern information, processer och verktyg.

– Med vårt nya intranät har vi lyckats reducera mängden internmejl och rent generellt fått bättre styrning och kontroll över alla interna kommunikationsflöden. Bruset har därför minskat rejält och gjort det lättare för oss att nå fram med viktiga budskap och för medarbetarna att nå varandra, säger Troy Enekvist, Pressekreterare och redaktör på Stiftelsen Världsnaturfonden WWF.

Bra planering gör intranätet mer attraktivt och stabilt

WWF är en av världens ledande ideella naturvårdsorganisationer och arbetar för att hejda förstörelsen av jordens naturliga livsmiljöer. Bland annat arbetar organisationen aktivt med olika åtgärder för att bromsa klimatförändringen och bevara utrotningshotade växt- och djurarter. WWF:s verksamhet är uppbyggd av lokala organisationer i över 100 länder runtom i världen. Den svenska verksamheten har cirka 150 anställda och leds av en styrelse och ett förtroenderåd med representanter från bland annat den svenska miljörörelsen, myndigheter, institutioner och andra organisationer.

WWF:s tidigare intranät och skrivbordsmiljö var till stor del uppbyggd med Googles verktyg och lösningar. Det egenutvecklade intranätet var ganska enkelt och baserades på Google Sites.

I samband med att WWF under 2019 införde Microsoft 365 beslutades att även intranätet skulle uppgraderas. WWF, som under flera år använt Precio Fishbones projekt- och bidragshanteringssystem NGO Online, kände väl till Omnia och bjöd därför in Precio Fishbone i upphandlingen. Ytterligare tre intranätlösningar utvärderades.

– Vi valde Omnia bland annat på grund av lösningens sömlösa integration mot Microsoft 365 och Teams, vilket är våra viktigaste skrivbords- och samarbetsverktyg, förklarar WWF:s IT-chef Stefan Andersson.

Arbetet med att skapa ett nytt intranät med Omnia påbörjades våren 2020. Det nya intranätet lanserades ett år senare, den 24 mars 2021. En stor del av projekttiden gick åt till att rensa, omstrukturera och skapa nytt innehåll. Även befintligt dokumenthanterings- och kvalitetsledningssystem har integrerats med Omnia.

– Vi är mycket nöjda med införandeprocessen och det stöd vi fick av Precio Fishbone under projektet. Bland annat hade vi stor nytta av Precio Fishbones workshopar, där vi lade grunden för intranätets informations- och navigationsstruktur, samt andra Omniakunders erfarenheter och lösningar, säger Stefan och tillägger:

– Att det tog nästan ett år att införa det nya intranätet beror på att vi var noggranna med att planera för och skapa rätt innehåll och struktur samt att städa ut allt gammalt material. Man ska ha respekt för att det tar tid och det måste få ta tid! Lösningen blir mer attraktiv, stabil och användarorienterad om man lägger ordentligt med tid på planering och strukturering. Implementeringen av systemet blir också smidigare.

Stefan berättar att det är också viktigt att ha en väl genomtänkt och tydlig intern kommunikationspolicy på plats innan införandet påbörjas. Detta för att veta hur intranätet ska stödja de olika kommunikations- och informationsflödena och hur behörighetsrättigheterna ska konfigureras, det vill säga vem som får göra vad.

Alla är redaktörer på WWF

WWF:s tidigare intranät hade bara ett fåtal redaktörer, vilket ledde till ett relativt skralt och dåligt uppdaterat innehåll. Målsättningen med det nya intranätet är att i princip alla medarbetare ska kunna skapa, publicera och redigera innehåll för att få ett mer levande, relevant och inkluderande intranät.

– Omnias governancefunktionalitet hjälper oss att hålla innehållet välstrukturerat, snyggt och uppdaterat. Sedan lanseringen gör en arbetsgrupp månatliga uppföljningar av användarstatistiken. Det finns också en utvecklargrupp som träffas varannan månad för att diskutera intranätets förbättringspotential. Sammantaget ger detta oss bättre ordning och reda, framhåller Stefan.