Ordning och reda på Ragn-Sells med Omnia

Återvinningsföretaget Ragn-Sells driver en hårt reglerad verksamhet där omsorg om miljön, liksom arbetsmiljön och produktionskvaliteten är A och O. För att hålla god fart i förbättringsarbetet och säkerställa att alla processer alltid är uppdaterade enligt ISO-certifieringarna använder Ragn-Sells Omnia DM.

– Kvalitetsarbetet har stärkts och vi har fått betydligt bättre ordning och reda bland våra mallar och dokument i och med införandet av Omnias dokumenthanteringssystem. Det gör det enklare att hålla styrdokument uppdaterade och att kontinuerligt förbättra våra processer, säger Carina Ahlroos, Kvalitetsledare på Ragn-Sells.

Struktur och ägarskap avgör framgången

I över 80 år har Ragn-Sells arbetat med insamling, behandling, återvinning och sanering av avfall. Med sina cirka 2300 medarbetare är företaget verksamt över hela Sverige samt i Norge, Danmark och Estland. Ragn-Sells är ett föredöme inom återvinningsbranschen och visar i handling och resultat att omsorg om jorden och bra affärer går alldeles utmärkt att förena. Sedan starten har företaget varit nyskapande och utvecklat effektiva lösningar för att minimera miljöpåverkan samt ta hand om och omvandla avfall till resurser.

Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet utgör en central del i Ragn-Sells strävan att förfina processerna för att fortlöpande förbättra avfallsomvandlingen och minska de negativa miljöeffekterna. Som stöd för arbetet använder Ragn-Sells idag ett ledningssystem baserat på Omnia DM. Ledningssystemet uppgraderades från Precio Fishbones tidigare Sharepointbaserade dokumenthanterings¬system till Omnia under 2018.

– I samband med uppgraderingen till Omnia DM har vi gjort ett omtag av hela ledningssystemet med syfte att förbättra strukturen och renodla dokumentfloran. Vi har rensat upp bland dokumenten och tagit bort dubbletter, bristfälliga och redundanta dokument. Sedan har vi skapat nya dokumenttyper och mallar samt ompublicerat varje dokument i ledningssystemet med en klart definierad ägare, berättar Carina.

Totalt finns ett 20-tal författare till processerna och de publicerade dokumenten. En hel del dokument återstår att publicera.

– Vi ser det som en avgörande framgångsfaktor att ha ett tydligt ägandeskap kopplat till varje enstaka dokument. Därför får endast dokument med en godkänd ägare publiceras i systemet. Dessutom säkerställer ägandeskapet att dokumenten ständigt hålls uppdaterade i linje med våra certifieringar och processförändringar, konstaterar Carina.

Carina vill passa på att tipsa andra, som ska skapa nytt eller uppgradera befintligt ledningssystem, att tänka på att ha en genomtänkt och väl avstämd struktur för dokument och roller innan systemet implementeras. Det underlättar införandet avsevärt, menar hon.

Författarforum säkerställer kontinuerlig förbättring

Under det senaste året har Carina skapat ett engagerat team med författare som träffas kontinuerligt för kompetenshöjning och avstämning av dokumentens struktur, processer och funktioner.

– Det har varit ett omfattande projekt att få allt på plats med mycket att sätta sig in i och förbättra. Författarforumet har varit och är grundpelaren i arbetet att skapa en ny, tydligare och effektivare struktur i ledningssystemet. Vi utbyter kunskaper och ser tillsammans till att processer, funktioner och dokument ständigt förbättras, förklarar Carina.

Bättre styrning och kontroll

Ragn-Sells är miljö-, kvalitets- och arbetsmiljöcertifierat enligt ISO-standarderna 14001:2015, 9001:2015 och 45001:2018. Ledningssystemet är uppdelat i huvud-, styr- och stödprocesser och omfattar hela den svenska verksamheten med allt från produktionsprocesser, som insamling och service, till marknad och försäljning.

Processerna är visualiserade med klickbara bilder som leder användaren vidare till undersidor för de olika processkategorierna. På dessa sidor listas dokumenten för respektive delprocess.

– Det är väldigt tydligt och enkelt att överblicka processerna och hitta rätt dokument i systemet. Förutom att klicka sig fram via processbilder kan man också göra fritextsökning på startsidan. Vi har också fått bättre styrning, kontroll och uppföljning av processer och dokument, vilket skapar högre effektivitet och tillförlitlighet i kvalitetsarbetet och uppdateringen av våra standarder, poängterar Carina.

Carina påpekar att systemet även gjort det enklare för revisorerna att gå igenom processerna för att se att Ragn-Sells lever upp till certifieringskraven. Överhuvudtaget har det, enligt Carina, blivit enklare att hålla ledningssystemet rent och snyggt:

– I och med att vi nu skapar alla dokument direkt i systemet så blir det alltid rätt mall, dokumenttyp och struktur utifrån den valda processen. Man tvingas helt enkelt att göra rätt genom systemets obligatoriska rutiner för skapande och uppdatering av dokument.