Införande av Omnia

Vår rekommendation är att Omnia ska implementeras i ett projekt som genomförs i enlighet med nedanstående process.

Installation och grundläggande konfiguration av Omnia görs på en dag eller två. Men att etablera en modern digital arbetsplats som ger medarbetare stöd för dagligt arbete tar som bekant lite längre tid. Därför rekommenderar vi såväl kunder som partners att använda nedanstående modell för att planera och genomföra projekt för införande av en lösning baserad på Omnia.

Utforma strategi 

Vi rekommenderar att ni börjar med att formera en genomtänkt strategi innan det är dags att börja planera själva lösningen. Till att börja med bör två frågor besvaras, dels vilka effekter vill ni skapa i verksamheten och dels hur ni kan uppnå det med den tänkta lösningen. Svaren på dessa frågor har stor betydelse vid planeringen av lösningens struktur, införandeprojektet, driftsorganisationen och utformningen av nyckeltal för utvärdering och uppföljning.  

Under strategifasen sker också själva installationen av Omnia i utpekade miljöer. 

Analysera & Planera 

Nästa steg i processen är att analysera och prioritera verksamhetens behov samt besluta om hur dessa kan uppfyllas på bästa sätt. Detta arbete utförs ofta i ett antal workshops där beslut fattas om hur Omnia ska konfigureras för att leverera önskad funktionalitet. 

Vi rekommenderar att planer för migration, utbildning, internkommunikation och utrullning också omfattas av denna fas.

Förbereda och validera 

I den här fasen konfigureras lösningen i enlighet med verksamhetens förutsättningar, behov och mål. Detta arbete görs ofta steg för steg med regelbunden verifiering och ofta också genom att engagera användare i någon form av pilotfas. 

Parallellt med detta arbete genomförs också andra aktiviteter för att förankra lösningen i organisationen och skapa förutsättningar för en lyckad lansering. 

Implementera 

Den här fasen omfattar att migrera befintligt och skapa nytt innehåll i lösningen, utbildning för administratörer och redaktörer samt att förbereda introduktion och utbildning för användare. I denna fas bör förvaltningsteamet bemannas för att ge förutsättningar för att planera arbete som ska genomföras vid och efter lansering. 

Lansera

Under denna fas genomförs aktiviteter för att sporra användare att nyttja den nya lösningen. Det kan handla om information, utbildning, stöd från ambassadörer, goda exempel från ledare eller annat som bedöms lämpligt i er organisation. 

I denna fas rekommenderar vi att det bör finnas en beredskap för att kunna hantera frågor och önskemål från användare, samt i vissa fall också snabbt kunna anpassa lösningen efter nya behov i verksamheten. 

Överlämna och avsluta 

När lösningen är lanserad och användare har tagit den till sig är det dags att avsluta införandeprojektet och göra en strukturerad överlämning av lösningen för förvaltning. Givetvis ska då den dokumentation som behövs för vidare förvaltning finnas tillgänglig och detsamma gäller information om önskade förändringar i lösningen som inkommit i samband med lansering.