Vårdförbundet renodlar och flyttar sin digitala arbetsplats till molnet med Omnia

Vårdförbundet lanserade ett nytt Omniabaserat intranät i början på 2020 som ett led i arbetet med att förbättra sin digitala arbetsplats. I kombination med nya samarbetslösningar och verktyg i Teams och Microsoft 365 samt ett nytt dokumenthanteringssystem stärker Vårdförbundet sin interna kommunikation, ärende- och dokumenthantering. Dokumenthanteringen är baserad på produkten Omnia Controlled Document.

– Den nya plattformen har gett oss möjlighet att effektivisera, renodla och konsolidera vår kommunikation och våra interna samarbetsprojekt i ett gemensamt, molnbaserat och lättnavigerat gränssnitt. Övergången till Microsoft 365 och Teams förenklar och effektiviserar våra arbetsprocesser och Omnia knyter samman kommunikation, processer, verktyg och dokument på ett sömlöst, säkert och lättillgängligt sätt, säger Karolina Collins, Digital verksamhetsutvecklare på Vårdförbundet.

Stort behov av effektivare och säkrare digital arbetsplats

Vårdförbundet är ett yrkes- och fackförbund för legitimerade barnmorskor, biomedicinska analytiker, röntgensjuksköterskor och sjuksköterskor samt studenter inom respektive utbildning. Förbundet har över 114 000 medlemmar och värnar om deras fackliga intressen liksom utvecklingen av medlemmarnas professioner inom respektive yrkeskategori.

2018 startade Vårdförbundet ett omfattande förbättringsarbete med syfte att stärka den digitala arbetsplatsen med bättre och säkrare system för intern kommunikation och dokumenthantering. De befintliga och egenutvecklade systemen hade inte uppdaterats på länge och klarade inte längre att stödja verksamheten på ett effektivt sätt. Förbundet behövde också skapa en ny lösning för ärendehantering och erbjuda organisationen effektivare arbetsverktyg och samtidigt förenkla systemförvaltningen. Ett första steg var att fasa ut en heterogen flora av arbetsverktyg och gå över till Microsoft 365 och för att standardisera och renodla systemmiljön.

Övergången till Microsoft 365 skedde i december 2018. Då började också Vårdförbundet att leta efter en lämplig intranät- och dokumenthanteringsplattform. De ville ha en standardiserad plattform som enkelt och sömlöst kan integreras med Microsoft 365 samt att den borgar för hög informationssäkerhet och är flexibel och enkel att anpassa och utveckla med ny funktionalitet.

– Valet föll på Omnia, som vi uppfattade som säker och stabil samt mer flexibel och anpassningsbar jämfört med de konkurrerande plattformarna som vi tittade på i upphandlingen. Det var också tydligt att Precio Fishbone har en stark ambition att kontinuerligt utveckla Omnia med funktionalitet som saknas i Officemiljön, vilket har stor betydelse för oss. Vi lyssnade också på våra branschkollegor som kunde berätta om sina positiva erfarenheter av både plattformen och Precio Fishbone, berättar Karolina Collins.

Gemensam arbetsyta förenklar kommunikation och samarbete

Vårdförbundets nya Omniabaserade intranät introducerades för medarbetarna i februari 2020. Kort därefter driftsattes Teams som organisationens nya samarbets-, chatt- och mötesapplikation. Lanseringen av den nya digitala kommunikationsplattformen kunde inte ha kommit vid en lägligare tidpunkt.

– Den nya digitala kommunikations- och samarbetsplattformen underlättade rejält för oss när vi skulle iscensätta distansarbete i större skala i början på Coronaepidemin. Det blev relativt enkelt för medarbetarna att skifta arbetsplats till hemmakontoret, konstaterar Karolina.

Den kanske största förändringen i den digitala arbetsplatsen för medarbetarna är att allt samarbete nu sker i Teams, som är integrerat i Omnia, istället för i de samarbetsrum som fanns i det förra intranätet. För att starta och driva olika projekt, möten och andra samarbeten använder Vårdförbundet Omnias Teamsmallar. En annan stor förbättring är att alla arbetsverktyg, samarbeten, projekt och all interninformation och kommunikation integrerats.

– Med Omnia får vi all kommunikation och alla verktyg och dokument samlade via en gemensam plattform och ett användargränssnitt. Det har blivit enklare för användarna att starta och komma åt samarbeten samt de verktyg och den information de behöver. Dessutom är det lättare att nå ut med information till hela organisationen. Tidigare var det bara 10 personer som publicerade information på intranätet. Idag är det mer än 50 som gör det och den skaran växer, poängterar Karolina.

Känslig information i säkra händer

Vårdförbundet har omkring 180 anställda och 5000 förtroendevalda representanter. Att anpassa och hantera användarnas behörighet till de olika tjänsterna har varit en av projektets största utmaningar.

– Behörighetslösningen för våra medarbetare har varit relativt enkel att sätta upp. Alla medarbetare ska ju ha tillgång till i stort sett alla system och tjänster. Men för våra förtroendevalda är det knepigare. Främst på grund av Microsofts licensregler. Därför undersöker vi olika licensmodeller för att hålla kostnaderna på en hanterbar nivå, säger Karolina och tillägger:

– Med Omnia är det dock lätt att skydda känslig information och att konfigurera behörigheten utifrån olika roller. Dessutom överväger vi att skapa ett anpassat extranät för våra förtroendevalda. Det kostar inget att expandera lösningen med extranät, vilket också var ett starkt skäl till att vi valde Omnia.

I nästa steg ska Vårdförbundet införa ett nytt Omniabaserat dokument- och ärendehanteringssystem.
– Det kommer att resultera i ett regelstyrt samt mer säkert och effektivt skapande, samarbete kring, förvaltning och arkivering av dokument och ärenden, framhåller Karolina.