Coor integrerar alla fysiska arbetsplatser digitalt med Omnia

Facility management-företaget Coor har med Omnia skapat en gemensam digital arbetsplats för alla medarbetare som finns utspridda på olika arbetsplatser. Lösningen leder till bättre internt samarbete och mer enhetlig, transparent och engagerade kommunikation.

– Det interna samarbetet och kommunikationen i vår geografiskt spridda organisation har förbättrats betydligt. Inte minst mellan verksamheterna i olika länder, men också medarbetare emellan som arbetar på olika kundarbetsplatser. Vårt Omniabaserade intranät, dokument- och kvalitetsledningssystem ger oss möjlighet att skapa en one-stop-shop för all internkommunikation, kvalitetsarbetet och alla verktyg, säger Nicolai Dahl, IT Service Manager Collaboration på Coor.

Gemensamt intranät minskar avstånden

Coor är en av Nordens ledande facility management-leverantörer och erbjuder allt från administration och logistik till fastighetsdrift, säkerhetslösningar, energioptimering och lokaloptimering. Företaget har verksamhet i bland annat Sverige, Norge, Danmark, Finland, Baltikum och Belgien. Coor är noterat på Nasdaq Stockholm och har över 11 000 medarbetare i de nordiska länderna.

2015 hjälpte Precio Fishbone Coor att skapa ett nytt gemensamt intranät för hela koncernen, baserat på Omniaplattformen. Tidigare hade varje land egna intranätlösningar utan landsöverskridande integration, gemensam internkommunikation eller delning av resurser och verktyg.

– Vi behövde skapa ett konsoliderat och enhetligt intranät med en gemensam informations- och kommunikationsstruktur för hela koncernen och med smidig integration mot Office 365. Därför valde vi att överge våra decentraliserade intranät och integrera dem i ett koncerngemensamt Omniabaserat intranät. Internkommunikationen och samarbetet länderna emellan har därefter förbättrats, vilket alltid varit en stor utmaning för oss. Sedan lanseringen av det nya intranätet har avståndet mellan våra olika verksamheter och kontor krympt avsevärt, konstaterar Nicolai.

I samband med konsolideringen av intranätet implementerade Coor också ett nytt kvalitetsledningssystem baserat på Omnia QMS. Verksamheten är miljö-, arbetsmiljö- och kvalitetscertifierad enligt bland annat ISO 9001-, 14001- och 45001-standarderna. Coor har också utvecklat en standardiserad serviceleveransprocess för professionell, anpassningsbar och kvalitetssäker serviceleverans. Alla processer, styrdokument, mallar och verktyg för Coors certifieringar och serviceleverans är tillgängliga via intranätet i ledningssystemet.

– Ledningssystemets genomtänkta struktur gör det enkelt att revidera och uppdatera processer och dokument. Det ger oss också bra stöd i vårt kontinuerliga förbättringsarbete, understryker Nicolai.

Plattform för ökad digitalisering och effektivisering

Intranätet har döpts till CoorNet och med undantag för landsanpassade nyhetsflöden har nätet samma innehåll, verktyg och struktur i de olika länderna. Än så länge finns inte alla process-, administrations- och arbetsverktyg på intranätet, men målsättningen är att integrera och konsolidera så mycket som möjligt.

– Vi ser intranätet som en plattform för ökad digitalisering och effektivisering. Tanken är att CoorNet ska vara det första du möter på morgonen när du startar din dator och att du ska komma åt de viktigaste arbetsverktygen och samarbetslösningarna här. Allt fler processer digitaliseras och integreras med intranätet för att göra det enklare för medarbetarna att hitta information och kompetens, driva projekt och samarbeta internt, poängterar Nicolai.

Även om Coor har kommit långt på vägen mot ökad digitalisering och bättre internkommunikation, så har de en bit kvar.

– Medarbetarnas engagemang och delaktighet i det som kommuniceras via intranätet har ökat kraftigt sedan lanseringen av det koncerngemensamma intranätet. Det ser vi bland annat på kommentarsfälten, gillandet och delandet av inlägg och annan information. Men vi behöver göra mer för att ytterligare stärka engagemanget och få fler att regelbundet använda intranätet, påpekar Nicolai och tillägger:

– För att öka intranätets attraktionskraft renodlas startsidan med mer användaranpassad och relevant information. Även sökfunktionen trimmas så att det ska bli enklare att hitta information och resurser. Med tanke på att närmare 70 % av våra medarbetare har rörliga arbeten hos kunder och ute på fältet är mobilen helt central för att kunna nå dem effektivt. Omnias responsiva gränssnitt gör det betydligt enklare att göra dem till aktiva och engagerade användare av intranätet.