Med nytt intranät river Trelleborg gränserna

Trelleborgs kommun har skapat en ny Omnia- och Microsoft 365-baserad gemensam digital arbetsplats. Plattformen suddar ut de tidigare strukturella och kommunikativa gränserna mellan kommunens förvaltningar och medarbetare. Den nya digitala arbetsplatsen leder bland annat till ökad effektivitet, flexibilitet och gemenskap samt bättre tillgänglighet och sökbarhet till information, dokument och andra resurser.

– Med vår nya digitala arbetsplats stärker vi internkommunikationen, samarbetet och gemenskapen över förvaltningsgränserna och till de kommunala bolagen. Omnias rika sökfunktionalitet gör det också betydligt lättare att hitta information, samarbetsytor, filer och kompetens.

Införandet av den nya plattformen har skapat bättre ordning och reda bland information, verktyg och processer, vilket gjort det enklare för användarna att hitta och navigera sig fram till rätt resurser. Plattformens mobilanpassade gränssnitt ger medarbetarna också möjlighet att arbeta mer flexibelt och att komma åt all information och alla verktyg ute på fältet, vilket leder till högre effektivitet och produktivitet. Det gör det också lättare att kunna nå ut med information till och engagera dem som saknar egen arbetsdator, säger Susanne Nilsson, Webbstrateg på Kommunikationsenheten på Trelleborgs kommun.

En kommun = ett intranät

Trelleborg är Sveriges sydligaste stad och kommun och en viktig hamnstad vid Östersjökusten som har många spännande stadsomvandlingsprojekt på gång under de närmaste åren. Kommunen sysselsätter drygt 4000 personer som arbetar i sju olika förvaltningar och i kommunala bolag, som till exempel Samhällsbyggnadsförvaltningen, Tekniska serviceförvaltningen, Kultur- och fritidsförvaltningen.

Tidigare bestod kommunens intranät av en Episerverlösning och flera av förvaltningarna hade byggt upp parallella intranät, vilket försvårade kommunikationen och samarbetet över förvaltningsgränserna. Även den SharePointbaserade dokumenthanteringen var decentraliserad och upp till respektive förvaltning hur dokumenten skapas, delas och uppdateras.

2020 togs initiativ till att förbättra den digitala arbetsplatsen och att konsolidera all information för att förbättra effektiviteten och gemenskapen samt underlätta kommunikation och samarbete. Kommunen ville också göra det lättare för medarbetarna att arbeta flexibelt och att hitta relevant information, resurser och varandra samt dela kunskap.

– Det var också hög tid att göra en systemuppgradering då Microsoftlicenserna behövde förnyas och intranätet var gammalt. I början på projektet Digital arbetsyta gick vi igenom hela informations-, dokument- och systemstrukturen, inklusive IT-säkerheten och masterdata, för att inventera och omstrukturera för bättre ordning och reda. När vi fått fram en bra struktur och kravspecifikation för den nya digitala arbetsplatsen började vi leta efter en lämplig intranätplattform. Omnias smidiga integration med Microsoft 365 och plattformens kraftfulla sökfunktionalitet och mobilitet avgjorde valet, framhåller Susanne.

Införandet av Omnia startade hösten 2021 och det nya intranätet, inklusive hela Microsoft 365-paketet, lanserades till hela organisationen den 28 mars 2022. Den nya arbets- och kommunikationsplattformen har tagits emot väl av användarna, även om mycket innehåll fortfarande saknas.

– Vi valde bort automatisk migrering för att istället återskapa allt innehåll på nytt. Det blir garanterat bättre resultat, även om det tar längre tid att få allt på plats. Dels ger det möjligt att städa ut gammalt material, dels blir det innehåll som publiceras aktuellt och mer relevant. Med visionen ”En kommun = ett intranät” har vi också involverat nyckelpersoner från alla delar av verksamheten för att få hjälp att skapa en ny gemensam och bättre anpassad ämnes- och informationsstruktur. Tidigare var mycket information isolerad i förvaltningsbaserade stuprör, vilket vi nu har konsoliderat och skapat en centraliserad struktur för, konstaterar Susanne och tillägger:

– Man får ha respekt för att det tar tid för förvaltningarna att flytta och skapa nytt innehåll till den nya plattformen och alla dokument som ska in i SharePoint Online och göras tillgängliga för hela organisationen.

Lättare att lösa gemensamma utmaningar

Det nya intranätet är integrerat både mot Microsoft 365 och Teams för att ge medarbetarna optimal tillgänglighet till verktyg, information och samarbetsytor. Teams används för onlinemöten, chat och alla typer av interna samarbeten och nya team skapas med hjälp av Teamsmallar via Omnia, vilket gör det väldigt enkelt att starta och driva projekt.

– Teams och Omnia kompletterar varandra väl. Det gäller bara att få in det nya arbetssättet i organisationen och lära medarbetarna var olika typer av diskussioner, samarbeten, information och dokument hör hemma. Vi har en förändringskommunikatör som både inför och efter lanseringen genomfört en mängd kommunikationsaktiviteter som marknadsfört och tydliggjort de nya arbetssätten. Vi har även ett sextiotal expertanvändare som fungerar som ambassadörer för den nya plattformen och som hjälper sina kollegor att lära sig de nya lösningarna, förklarar Susanne.

Ett av effektmålen med det nya intranätet är att göra den interna kompetensen mer transparent och sökbar så att medarbetarna lätt kan hitta varandra för att lösa gemensamma utmaningar och problem. Med Omnias inbyggda medarbetarprofiler och mångfacetterade sökfunktion kan användarna enkelt filtrera fram kollegor med rätt kompetens och/eller erfarenhet.

– Profilfunktionen har gjort det betydligt enklare att hitta intern kompetens och nya kontakter, men källinformationen är ganska tunn än så länge. Initialt har vi använt vårt befintliga personalsystem som masterdata för att fylla medarbetarprofilerna, så uppgifterna därifrån är begränsade. Vi behöver därför uppmuntra medarbetarna att lägga tid på att uppdatera sina profiler för att det ska ge god utväxling, poängterar Susanne.