Jobba som på kontoret hemma

En arbetsdag hemma kan för många upplevas som en svår utmaning vad gäller produktivitet, motivation och arbetsro. Andra stimuleras av friheten och jobbar ännu bättre hemma än på kontoret. Med rätt struktur, verktyg och planering kan alla bli frälsta distansarbetare.

Om du känner dig avskuren från verksamheten och kollegorna under din hemarbetsperiod kan de här siffrorna skapa lite perspektiv på distansarbetet. Enligt Strategy Analytics kommer andelen distans- och hemarbetare att växa till 1,88 miljarder år 2023, motsvarande 43,3 % av världens totala arbetskraft. 2017 arbetade 1,52 miljarder människor på distans. Du är med andra ord inte ensam på hemmakontoret, även om det kan kännas så ibland.

När International Workplace Group, IWG, 2018 intervjuade 18000 arbetstagare och chefer på företag i 96 länder om distansarbete svarade 83 % att flexibelt arbete leder till bättre lönsamhet. 87 % ansåg att det gör verksamheten mer konkurrenskraftig och 80 % var övertygade att flexarbetet lockar till sig de bästa talangerna. IWG:s svarsresultat får stöd av många andra undersökningar. I en färsk rapport från Sveriges Nomader uppger 9 av 10 svenskar att det är viktigt att kunna arbeta på distans och 7 av 10 kan tänka sig att byta arbetsgivare för att få bestämma var och när de arbetar.

Det råder alltså ingen tvekan om vart vi är på väg. Distans- och hemarbete kommer att bli en hygienfaktor på de flesta arbetsplatser. Det gynnar både arbetsgivare och arbetstagare, men också miljön. Alla är dock inte övertygade och behöver hjälp att skapa rätt förutsättningar för tillfredsställande hemarbetsdagar. Här ger vi dig några tips på hur distansarbetet kan struktureras för optimal produktivitet och stimulans.

Planera för en dag på kontoret

Om du är ovan vid att jobba hemifrån kan det vara svårt att få arbetsdagen att fungera och leverera som den brukar. Du kanske har familj och barn hemma som kräver din uppmärksamhet. Det kan även vara svårt att ignorera disk och tvätt eller ett dammigt golv, vilket kan störa arbetsrytmen och disciplinen. När du inte behöver ta dig till kontoret eller annan plats på morgonen är det även lätt att förlänga skönhetssömnen.

De flesta som arbetat på distans ett tag vet att rutiner är A och O för att få till produktiva arbetsdagar. Se därför till att kliva upp som du brukar när du ska åka till kontoret. Skapa en rutin som markerar en skiljelinje mellan ditt privatliv och arbetet, så att det verkligen känns som om du klivit in på kontoret när du startar upp arbetet hemma. Många hemarbetare tar en promenad efter frukosten, vilket ger dem en känsla av att checka in på kontoret när de återvänder hem.

Det kan också hjälpa att skapa uppgiftslistor med saker som du behöver bocka av under dagen. Fundera därför igenom vad du vill eller måste hinna med innan dagen är slut, men sätt realistiska mål. Annars blir du bara besviken och känner dig improduktiv. Glöm inte att sätta ett klockslag för när arbetsdagen ska rundas av. Även om du inte behöver hämta barnen på dagis eller har en fritidsaktivitet att hinna till efter jobbet är det viktigt att ha en tid för arbetsdagens slut. Vi är alla benägna att prokrastinera när deadlines saknas. Du riskerar då att arbeta ända fram till sänggåendet för att bli klar med allt som du hade tänkt hinna med men skjutit framför dig hela dagen.

Skapa en stimulerande arbetsplats

Sätt dig inte i soffan framför TV:n med datorn i knät och tro att du kan hålla fokus och motivation genom hela arbetsdagen. Det ska vara bekvämt, men inte för bekvämt. Dessutom förstör du platsen som du normalt använder för att koppla av. Hjärnan fungerar så och kan få svårt att separera arbete från fritid vid en plats som du använder till bägge ändamålen. Det bästa är om du kan skapa en särskild plats i hemmet som bara används för arbete och som erbjuder lite avskildhet. Om andra familjemedlemmar är hemma samtidigt kan det vara klokt att skapa regler som ger dig arbetsro. Till exempel kan du informera dem när du ska arbeta och när du tar rast, så att du inte avbruten titt som tätt. Detta är särskilt viktigt när du ska ha onlinemöten. Om du har ett arbetsrum kan du sätta en lapp på dörren som informerar om att du inte får bli störd.

Tänk också på att skapa en arbetsplats med god ergonomi som erbjuder tillräckligt med ljus, stöd för ryggen och en avlastande sittställning. Det är lätt att man förbiser detta i hemmet, men belastningsskador vid felaktig ergonomi uppstår lika lätt hemma som på ett kontor. Ljusförhållandena påverkar också hur snabbt du blir trött och tappar koncentrationen.

Bota lappsjuka med en virtuell fika

En del känner sig ensamma och isolerade vid distans- och hemarbete, vilket påverkar deras prestation och engagemang. Det är dock inte en särskilt stor andel, men behöver adresseras av ledningen och närmaste chefer för att motverka att medarbetare tappar gnistan. Enligt en studie gjord av Buffer framkom att 21 % av 1900 intervjuade distansarbetare världen över kände sig ensamma emellanåt.

Om du är chef eller gruppledare, tänk på att ensamhet och isolering är två olika saker. En medarbetare kan känna sig ensam på ett kontor fullt av människor, medan isolering är ett strukturellt problem. Man kan känna sig isolerad om det är svårt att få tillgång till information, verktyg och möjligheten att samarbeta effektivt eller om man upplever sig vara osynlig för kollegor och ledning.

Det finns flera sätt att hantera dessa problem och känslor. Genom att förbättra medarbetarnas tillgång till information och resurser, exempelvis med onlinebaserade kommunikations- och samarbetslösningar som Teams och Yammer, kan du bryta isoleringen. Med en transparent och tydlig informationsdelnings- och feedbackstruktur kan du synliggöra alla medarbetares insatser och kunskap på ett organiserat sätt.

Du kan till exempel skapa forum på intranätet för olika projekt, diskussionsämnen och samarbetsgrupper som du sedan knyter medarbetarna till. Genom att utse ansvariga moderatorer till forumen och sätta upp en stringent feedbackrutin kan du säkerställa att alla som bidrar med idéer och information synliggörs, hörsammas och känner sig delaktiga. I en modern intranätplattform som Omnia finns det inbäddade lösningar för detta. Annars kan du skapa diskussionsforum med till exempel Yammer, Facebook Workplace, Salesforce Chatter, Slack och liknande sociala medieapplikationer för företag och organisationer. Dessa kan också smidigt integreras i Omnia.

Att boka in regelbundna eller dagliga grupp- och enskilda online- och videomöten är ytterligare ett sätt att minska känslan av ensamhet och isolering. Viktigt att komma ihåg är att vi är alla olika, med varierande behov av social interaktion. Vissa behöver ha tät kontakt med kollegor och ledning för att känna sig stimulerade. Andra känner ett starkt engagemang när deras prestationer uppmärksammas. Som chef eller gruppledare är det viktigt att ta reda på och tillgodose de individuella behoven.

Oavsett personlighet behöver de flesta se sina arbetskamrater med jämna mellanrum för att känna samhörighet och sporras av att de skapar något tillsammans. Om det inte kan ske naturligt genom projektrelaterade onlinemöten, kan man arrangera virtuella kaffepauser med sina kollegor. Varför inte starta arbetsdagen med en morgonfika där ni pratar om allt mellan himmel och jord i Teams eller Yammer? Och glöm inte eftermiddagsfikat, som du kan bjuda in andra kollegor till! Överhuvudtaget får du påminna dig själv att pausa ofta när du sitter hemma. Det sker mer naturligt på kontoret när du växlar mellan olika möten och går ut för att äta lunch.

Dessa bloggposter kanske också kan vara intressanta för dig