Så skapar mindre företag ett framgångsrikt intranät
Att skapa ett intranät som kan förbättra internkommunikation, samarbete och kunskapsdelning kan vara en utmaning för alla typer av organisationer, men speciellt för mindre och mellanstora organisationer där budget och interna resurser kan vara begränsade. Men med Omnia Express finns nu en enkel och kostnadseffektiv väg till ett utmärkt intranät i Microsoft 365.
Omnia Express innebär att du prenumererar på ett välfungerande intranät som en tjänst och där projektet för att skapa lösningen kan genomföras på bara ett par veckor. I prenumerationen ingår den topprankade produkten Omnia som innehåller alla funktioner som kan komma att behövas, samt tjänster för att se till att ert intranät tickar och går vecka ut och vecka in. Och skulle ni stöta på utmaningar i Omnia eller Microsoft 365 så är vår support redo att hjälpa er.
In denna artikel hittar du ett antal exempel på vad som kan ingå i en typisk lösning baserad på Omnia Express.
Grundläggande funktioner för en utmärkt lösning
Med Omnia får ni tillgång till alla funktioner som behövs för att skapa ett riktigt bra intranät. Självklart är lösningen sömlöst integrerad med de mest populära Microsoft 365-applikationerna och den har era färger, er logga och ett namn som ni bestämt. Här nedan kan du se exempel på hur en startsida i ett Omnia Express-intranät kan se ut, samt hur lösningen också kan levereras i Microsoft Teams.
STARTSIDA
Startsidan är utformad för att göra det enkelt för användare att få koll på vad som händer inom organisationen, till exempel toppnyheter, kommande händelser, navigering till aktuella ämnen. Dessutom har den personaliserad navigering till samarbeten, dokument och applikationer för att användaren snabbt ska komma i gång med dagens arbete. Många organisationer använder också startsidan för att presentera nya anställda, uppmuntra användare att komplettera sin personprofil eller lägga ut ”veckans fråga”.
”Bild 1 - Start Page”: Ett exempel på startsidan med Omnia Express
TEAMS-INTEGRATION
Med Omnia är det enkelt att inte bara leverera intranätet via en webbläsare utan också som en integrerad del av Microsoft Teams. Vi hjälper dig att sätta upp lösningen så att startsida, navigation, sök och allt innehåll också blir tillgängligt i Teams – och även i mobilappen för Teams. Det här är funktionalitet som kommer att hjälpa er att nå högt användande av lösningen.
Bild 2 - Intranet in Teams: Intranätet levereras också i Microsoft Teams
Förbättra internkommunikation
Med Omnia får ni möjlighet att enkelt publicera nyheter, evenemang och information om organisationen och därmed förbättra internkommunikationen. Med stöd av informationspolicys i lösningen kan ni också se till att innehållet är relevant, uppdaterat och används i dagligt arbete.
NYHETER
Vi leverans av lösningen kommer den att ha ett nyhetscenter för att göra det enkelt att komma igång med att publicera nyheter. Klicka bara på ”skapa artikel” och använd de intuitiva verktygen för att skapa och förhandsgranska innehåll för att sedan göra innehållet tillgängligt för de anställda. Nyhetsartiklar skapas baserat med stöd av mobilanpassade mallar där ni kan lägga till bilder från både interna och externa källor. För att uppmuntra till dubbelriktad kommunikation kan användare ges möjlighet att gilla, kommentera och dela nyheter.
Användare blir notifierade när nyheter publiceras och kan enkelt ta del av innehållet via notifieringspanelen. Ni kan också märka artiklar som toppnyheter för att dessa ska publiceras på startsidan.
Bild 3 – News article: Exempel på nyhetsartikel i redaktörsläge
ORGANISATIONSKALENDER
Ert nya intranät kan innehålla en eller flera kalendrar för kommande aktiviteter, till exempel möten, kampanjer, utbildning eller lanseringar. Ni kan sedan välja att visa en sammanställd lista över kommande aktiviteter på lösningens startsida. Med Omnia Express blir det enkelt för användare att hänga med i vad som är planerat inom organisationen. På startsidan finns också möjlighet att visa kommande händelser i den inloggade användares Outlook-kalender.
Bild 4 –Events calendar”: Exempel på organisationskalender på startsidan
INFORMATIONSSIDOR
Ni kan per omgående börja skapa och publicera mobilanpassade informationssidor om målsättningar, strategier, produkter, processer, handböcker eller andra ämnen som är av vikt för organisationen. Omnia har en lättanvänd redaktörsmiljö med möjlighet att lägga till bilder och video från både interna och externa källor. Det är också enkelt att uppdatera megameny och navigeringsstruktur efter hand som ni publicerar mer innehåll.
Vid leverans kan vi, om så önskas, lägga till testinnehåll för att göra det enklare att komma igång med lösningen.
Bild 5 – Information page: Exempel på informationssida
MEDIA OCH BILDER
När ni publicerar nyheter och informationssidor ger Omnia möjlighet att använda bilder och video från flera olika källor. Ni kan använda en intern bildbank som huvudsaklig källa, men också hämta bilder från externa tjänster som Pexels eller Bing Image Search. Det går också bra att publicera videor på webbsidor och då hämta media från Microsoft Stream eller YouTube.
Bild 6 - Media picker: Använd bilder från externa tjänster
Interagera och samarbeta
Ert nya intranät kommer att göra det enklare att hitta och kontakta kollegor och bidra till ökad interaktion på arbetsplatsen. Intranätet och Teams gör gemensam sak för att effektivisera samarbete och ni kan använda snabbfrågor för att samla in information från personalen. Ni kan också lyfta fram medarbetare på startsidan, till exempel kommande födelsedagar, månadens medarbetare eller nyanställda som i exemplet nedan.
Bild 7 - "Highlight people on the start page": Lyft fram medarbetare på startsidan
SAMARBETE
Med Omnia får ni stöd för att effektivisera samarbete genom att samordna resurser inom Microsoft 365 som Teams, SharePoint och Planner. Användare kan skapa nya samarbeten baserat på mallar i en enkel steg-för-steg-guide.
Medarbetarna kommer att ha en personaliserad navigering till senaste använda respektive följda samarbeten, samt bli notifierade om nya meddelanden, uppgifter och uppdaterade dokument i samarbeten.
SOCIALA FUNKTIONER
Det finns en rad sociala funktioner i Omnia som kan hjälpa till att skapa dialog inom verksamheten. Det är möjligt för användare att gilla, kommentera och dela innehåll som publicerats på intranätet. En vanligt använd funktion är diskussioner kring publicerade artiklar som i exemplet nedan.
Bild 8 – Diskussionstråd på en nyhetsartikel
Leverera en utmärkt användarupplevelse
En snygg och personaliserad startsida är en bra start – men vi vet att det krävs mer för att garantera en riktigt bra upplevelse för användare. Vid leverans kommer ert intranät att ha en effektiv sökupplevelse som kan startas från toppbannern och där användare kan nyttja filter för att smalna av sökresultatet.
Lösningen kommer också att ha effektiv navigering med stöd av megameny, aktuell navigering, brödsmula och personaliserad navigering.
Bild 9- Mega menu: Exempel på megameny
Med Omnia får ni ett intuitivt gränssnitt med funktioner för att ge stöd till dagliga arbetsuppgifter. En viktig del i det är notifieringspanelen som hjälper användaren att identifiera nya och uppdaterad information samt om det finns uppgifter som behöver utföras.
Bild10 – Notification Panel: Notifieringspanelen hjälper användaren hålla sig uppdaterad
Till sist är det också värt att nämna prestanda som en viktig del i användarens upplevelse. Ingen vill sitta och vänta på att information ska laddas – och med Omnia så slipper ni det. Omnia är nämligen världens snabbaste intranät och du kan förvänta dig att webbsidor laddas på klart under sekunden.
Vill du veta mer?
Tack för att du tog dig tid att läsa denna artikel. Vi hoppas att innehållet har väckt ditt intresse för Omnia Express. Om du vill veta mer om den enkla och kostnadseffektiva vägen till ett utmärkt intranät för mindre och mellanstora organisationer så kan vi tipsa om följande innehåll.
