Så skapar ni förutsättningar för effektivt och nyttigt samarbete

En digital arbetsplats som Omnia och Microsoft 365 ger din organisation fantastiska möjligheter till samarbete på alla håll och kanter, inom teamet och över alla tänkbara organisationsgränser, med det mesta som händer under en arbetsdag. För att lyckas har vi listat några saker som ni bör tänka på.

Att lyckas med förändring är en utmaning för alla organisationer idag. Dels för att förändringstakten generell är hög i samhället generellt vilket gör att många förändringar pågår samtidigt men dels för att vi är vanemänniskor som alltid har ett visst motstånd till förändring. Det är så vi människor fungerar. Att ha en sund skepsis till förändring är förstås bra, vi behöver ifrågasätta varför vi gör saker och alltid sträva efter att utföra leverans av tjänster på ett så hållbart sätt som möjligt med nöjda kunder som resultat.

Det utförs regelbundna undersökningar som visar på att många organisationer inte lyckas med sina förändringar och skälen till detta flera men några av de främsta är:

Brister i kommunikationen

Att högsta ledningen inte kommunicerar tillräckligt om förändringen men också att de inte själva är förebilder. Ett vanligt talspråk är att "barn gör inte som föräldrar säger utan som föräldrar gör" och exakt samma sak gäller ute i näringslivet. Om ledarna i en organisation vill att samtliga medarbetare ska börja använda digitala verktyg i högre utsträckning i sin organisation måste de själva föregå med gott exempel och göra det själva. Mycket enkelt.

Det investeras inte tillräckligt med resurser

De flesta organisationer är nog idag väl medvetna om att det krävs resurser för att lyckas med förändringar, men det är ändå lite enklare att dra ner på den typen av uppgift än andra projektuppgifter.

Motstånd hos mellanchefer

Ofta är högsta ledningen delaktig och fattar beslut om större förändringar. De är därför oftast med på tåget men den övriga gruppen av chefer och även mellancheferna är vanlig en orsak till att förändring inte lyckas. Eftersom ledarna är förebilder behöver samtliga ledare vara med på förändringen oavsett nivå i organisationen. Mellanchefer är en grupp som utgör viktiga kommunikatörer mellan högsta ledningen medarbetarna och har man inte dem med sig försvåras förändringen avsevärt. Den ledare som har personalansvaret för en medarbetare har också alltid en mycket viktig roll i genomförande av förändringar eftersom det är hen som leder och fördelar arbetet helt enkelt.

Avsaknad av insikt om behovet av förändringsledning

Många projekt startas utan ta hänsyn till att det faktiskt finns behov av förändringsledning. Medvetenheten har dock ökat dramatiskt de senaste åren. Projektledaren får dock även ofta ansvar för förändringsledningen vilket i sin tur innebär att det uppstår en intressekonflikt mellan de två olika uppdragen. Att ha en roll i projektet som enbart fungerar som förändringsledare gör att högre fokus hålls på den mänskliga sidan av förändringen och detta leder förstås till ett bättre resultat i längden.

Motstånd hos medarbetarna

I samtliga förändringar utgörs den stora gruppen av personer som ska förändras medarbetarna. Och en av de vanliga orsakerna till misslyckade förändringar är just motståndet hos medarbetarna. De kanske inte har informerats tillräckligt, man förstår inte varför man ska förändras ("whats in it for me?") men även att det inte får några konsekvenser att inte förändras. Och det sistnämnda beror ju främst på svagt eller otydligt ledarskap.

Återigen bär ledarna stort ansvar för att förändringar genomförs. Man ska dock inte glömma att varje organisation har en del informella ledare och påverkare ("sk. influencers") som inte får ignoreras. Denna grupp blir viktigare och viktigare då den yngre generationen av medarbetare är kritiska och ifrågasättande samt har mycket mindre respekt för auktoriteter och förväntar sig feedback och bekräftelse varje dag. Det går inte att luras utan förändringen måste vara relevant och skapa värde annars ser de sig snabbt om efter ett nytt jobb.

Sju punkter för att lyckas

Frågan är då vad man gör att för att lyckas med förändring? Det handlar om att undvika misstagen och fallgroparna som gör att förändringar inte lyckas förstås. Kommunikation och utbildning är förstås mycket viktigt och kan aldrig göras för lite av men att faktiskt förstå varför utgör en av de absolut viktigaste sakerna att förmedla. Och det räcker inte med att förklara det en gång. Det är minst sex till åtta gånger som nyckelbudskap måste kommuniceras. Förklara, förklara och förklara. Men ibland handlar det också om att vara tydlig med att detta är ett krav vi faktiskt har på medarbetarna i vår organisation.

De sju viktigaste insatserna för att lyckas med förändring:

Aktivt och synligt ledarskap. Ledarna visar vägen och måste vara goda förbilder men inte minst måste vara ödmjuka och lyssna på och engagera medarbetarna.
Strukturerat angreppsätt. Att arbeta strukturerat och konsekvent med en förändring ger resultat.
Dedikerade resurser och budget. Att genomföra långsiktigt hållbara förändringar kräver insatser, det går aldrig att komma ifrån detta faktum.
Integrera förändringsledning och projektledning. Det är väldigt viktigt med timing kring förändringsledning och att projektet och förändringen håller jämn takt. Det gäller t.ex. att ha avsatt tid och resurser för att besvara frågor när förändringen lanseras. Utbildning får inte ske för lång före eller efter ett eventuellt systembyte etc.
Medarbetarengagemang och delaktighet. Underskatta aldrig medarbetarna. De har ofta kloka synpunkter och behöver därför både engageras och göras delaktiga. Det finns många metoder för detta och man kan skapa olika roller och uppgifter. Man kan t.ex. har särskilt utbildade superuses inom företaget som kan hjälpa och stötta. Det går även att ha särskilt utsedda förändringsledare som både håller i utbildningar och svarar på frågor och stöttar i massa olika forum. Här finns inga gränser för kreativitet och namn på roller; ambassadörer, powerusers eller experter är några exempel.
Frekvent och öppen kommunikation kring förändringen. Kommunicera, kommunicera och kommunicera. Repetition är kunskapens moder och det går i princip inte att kommunicera för mycket. Här gäller det att vara kreativ genom att använda många olika kanaler för information men också ha respekt för att människor har olika lärstilar. Vissa vill läsa fakta och rapporter och vissa föredrar att göra egna övningar. Vissa vill ha dialog i grupp, vissa i mindre grupper och en del föredrar att sitta hemma och läsa. En del vill bli inspirerade och en del ha bevis och sannolikhetskalkyler. Vi människor är olika och har olika preferenser. Det får heller inte glömmas bort att budskap alltid ska formuleras utifrån mottagarens perspektiv och att den viktigaste frågan att besvara är "varför?" = "dvs. what is in it for me?".
Engagera mellanchefer. Som beskrivits tidigare har ledarna alltid en nyckelroll i samtliga förändringar och inte minst då mellancheferna som är viktiga kommunikatörer.

Sammanfattningsvis finns många fallgropar och mycket att tänka på när vi genomför förändringar men med struktur, resurser och fokus är sannolikheten betydligt större för att lyckas!

Källa: Prosci's 2016 Best Practices in Change Management benchmarking report, Prosci Inc.