Snabbguide för bättre sökfunktion på intranätet
Sökfunktionen på ett intranät är ofta en besvikelse. Och det är inte förvånande eftersom vi, med hjälp av sökmotorer som Google och Bing, är vana att hitta den information vi söker på några sekunder. Men så behöver det inte vara!
Den här artikeln innehåller 13 exempel på hur du kan skapa en bättre sökupplevelse på intranätet. Se även vårt 15-minuters webbinarium som är fullmatat med exempel på hur du kan förbättra intranätets sökfunktion: Improving Intranet Search.
1. Sökupplevelsen börjar med din informationsarkitektur
Här presenterar vi några allmänna råd om hur du kan förbättra sökningen på intranätet. Men först vill vi bara understryka att du måste planera din sökupplevelse utifrån lösningens informationsarkitektur. På så sätt hittar du relevanta områden när du skapar sökkategorier eller bestämmer dig för sökfilter.
2. Var ska sökrutan placeras?
Den första frågan du behöver ta ställning till är förmodligen var du ska placera sökrutan. Det vanligaste valet är att placera den i toppmenyn, antingen synlig eller med en sökikon. Ett alternativ är att placera den på startsidan. Men i så fall tycker vi att det är en god idé att även tillhandahålla en ikon i den toppmenyn för att se till att sökningen är tillgänglig från vilken sida som helst i lösningen.
3. "Sök medan du skriver" ger snabbare resultat.
Den första sökupplevelsen ger vanligtvis sökträffar i en rullgardinslista eller en sökpanel. Här kan du bestämma hur många träffar du vill visa och även göra inställningar för hur dessa ska presenteras. Vi tycker att det är ett bra mål att visa runt tio träffar, så att träffarna kan presenteras utan att du behöver scrolla. En annan rekommendation är att aktivera "sök medan du skriver" för att ge användaren förslag på resultat utan att behöva skriva in hela sökordet.
4. Fråga användarna "menade du"?
För en god sökupplevelse tycker vi också att du bör aktivera funktionen "menade du" för att hjälpa till när användare stavar fel i söktermerna.
5. Begränsa räckvidden med hjälp av sökkategorier
Om användaren inte hittar det den söker är nästa steg att gå till avancerad sökning. I det här scenariot behöver du förmodligen inte använda "sök medan du skriver", eftersom det finns andra verktyg för att hjälpa användarna att hitta innehåll. Vi rekommenderar att du skapar sökkategorier som ett sätt för användarna att begränsa sökningen till att endast söka efter exempalvis personer, samarbetsgrupper eller nyhetsartiklar.
6. Gör det möjligt att förfina sökresultatet
För varje sökkategori kan du också lägga till utvalda filter för att hjälpa användaren att begränsa sökningen. Precis som för sökkategorier bör filter baseras på termer som är relevanta för din organisation, t.ex. dokumenttyper, produktgrupper eller platser. Antalet filter varierar mellan sökkategorierna och beror på vilka innehållstyper/egenskaper som finns tillgängliga. Att ha två eller tre filter inom en kategori är en vanlig inställning, men för vissa scenarier kanske du vill använda fler än så.
7. Lägg till möjligheten att lämna feedback
Du behöver löpande förbättra sökupplevelsen, så vi rekommenderar att du utser en ansvarig sökadministratör. Att lägga till möjligheten för slutanvändare att lämna feedback om sökningar kan vara ett bra sätt att ge administratören förbättringsförslag. Förutom att kommentera sökresultat bör användaren också kunna inkludera en skärmbild av sökresultatet som ges för en viss fras
8. Använd sponsrade sökresultat
Ett sätt att förbättra sökupplevelsen utifrån feedback är att tillåta sponsrade sökresultat. Detta innebär att visst innehåll alltid visas högst upp i träfflistan, till exempel att sidan om företagets försäljningsprocess alltid visas för sökordet "försäljning".
9. Övervaka sökstatistik
Ett effektivt sätt att övervaka och förbättra sökupplevelsen är att studera sökstatistik. Se till att övervaka vanliga sökfraser för att förstå vad användarna letar efter för närvarande. Men du måste också veta vilka sökningar som överges och vilka sökfraser som inte ger några träffar. Alla dessa exempel kan hjälpa administratören att förbättra sökfunktionen.
10. Förberedda söktillämpningar
Vi rekommenderar att du gör sökupplevelsen på intranätet mer omfattande genom att inrätta sökområden som är tillgängliga som fristående söktillämpningar. Detta bör användas för områden som är viktiga för din organisation och några vanliga exempel är "hitta kollega", "hitta affärsdokument" eller "hitta produkt".
11. Säkerställ sökupplevelsen på alla klienter och enheter
Du behöver kunna erbjuda en bra sökupplevelse även på andra enheter än webbläsare. Vi rekommenderar att du prioriterar att konfigurera sökning i Microsoft Teams och på mobiltelefoner (och särskilt i intranätets mobilapp).
12. Inkludera affärssystem i sökningen
Du kanske vill lägga till möjligheten att även söka i affärssystem eller databaser. Baserat på alternativen i Microsoft 365 kan du inkludera ytterligare datakällor i din sökning på intranätet och utan ytterligare licenskostnader kan du lägga till fildelning, SQL, Azure SQL, Salesforce, ServiceNow och flera andra vanliga källor. Att erbjuda samlade sökningar kan vara värdefullt för användarna, men det är sällan en del av den första versionen av intranätets sökfunktion.
13. Ta hand om ditt innehåll
Glöm inte att ta hand om ditt innehåll på bästa sätt. Se till att använda tydliga titlar på sidorna och att sidans sammanfattning (som ofta visas på sökresultatsidan) får användarna att förstå innehåll och syfte med den aktuella sidan.
Slutligen
Vi hoppas att de 13 exemplen ovan ger dig relevanta förslag till hur du kan förbättra sökningen på intranätet. Om du vill se några exempel på hur du kan förbättra sökningen på intranätet kan du ta del av den här 15-minuters videon: Improving Intranet Search.
